Toimintajärjestelmän käyttöönoton kompastuskivet | Arter Oy blogi

5 haastetta toimintajärjestelmän käyttöönotossa

Jaa myös muille

Toimintajärjestelmä on organisaation yhteinen näkemys siitä, miten organisaation tuotteet ja palvelut saadaan aikaiseksi ja miten omaa toimintaa arvioidaan ja kehitetään. Parhaimmillaan toimintajärjestelmä avustaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa, joten toimivan toimintajärjestelmän käyttöönotto on tavoiteltava tilanne. Toimintajärjestelmän käyttöönotto on kuitenkin vaativa projekti ja matkan varrelle osuukin usein erilaisia haasteita tai kompastuskiviä. Tyypillisiä toimintajärjestelmän käyttöönoton haasteita ovat:

1) Johdon sitoutuminen

Johdon sitoutumisen merkitystä ei voi tarpeeksi painottaa. Kiireisessä työelämässä kaikki joutuvat priorisoimaan ja työntekijät huomaavat hyvin nopeasti sen mikä on johdon prioriteettilistalla kärjessä ja mikä ei. Ja jos johto ei ole sitoutunut toimintajärjestelmän käyttöönottoon, niin ei ole koko organisaatiokaan.

2) Koko organisaatio mukaan 

Toimintajärjestelmän rakentaminen on yhdessä tekemistä. Esimerkiksi prosessien kuvaamiseen tulee saada mukaan niitä henkilöitä, jotka juuri siinä prosessissa työskentelevät. Ilman heitä prosessikuvauksista tulee irrallisia kuvauksia, jotka eivät kuvaa oikeaa tekemistä. Lisäksi hukataan valtaisa kehittämispotentiaali, sillä ihmiset ovat hyvin halukkaita kehittämään omaa työtään, kunhan heille annetaan siihen todellinen mahdollisuus.

3) Käyttöönoton resursointi

Toimintajärjestelmän voi rakentaa monella eri tapaa. Yksi näistä on hyödyntää varta vasten tähän tarkoitettua ohjelmistoa. Pitää kuitenkin muistaa, että ohjelmisto on vain työkalu eikä toimintajärjestelmä rakennu itsestään vain ohjelmiston tilaamalla. Vaikka olisi kuinka hienot työkalut hankittuna, niin niitä pitää myös käyttää.

Käyttöönottoon pitää siis varata ihmisten aikaa. Ihmisillä pitää olla myös tietoa, kokemusta ja osaamista, jotta he osaavat rakentaa toimivan toimintajärjestelmän. Projektoi käyttöönotto ja valjasta siihen osaavia ihmisiä. Varaa heille aikaa ja anna heille mahdollisuus ottaa koko henkilöstö mukaan.

4) Tiedottaminen

Toimintajärjestelmän käyttöönotto vaatii jatkuvaa tiedottamista henkilöstölle. Henkilöstön on hyvä tietää koko toimintajärjestelmän rakentamisprojektin ajan mitä ollaan tekemässä ja miksi. Kun henkilöstöllä on alusta saakka tieto tulevasta, on toimintajärjestelmän jalkauttaminen sujuvampaa. Ilman toimivaa tiedottamista huhut ottavat helposti valtansa ja henkilöstön keskuudessa saattaa alkaa turha vastarinta toimintajärjestelmää kohtaan.

5) Kenelle toimintajärjestelmää rakennetaan

Toimintajärjestelmä voidaan rakentaa käyttäen erilaisia sitä ohjaavia viitekehyksiä (esimerkiksi ISO 9001). Toimintajärjestelmä pitää kuitenkin muistaa rakentaa aina organisaation omiin tarpeisiin. Jos tavoitteena on sertifioitu järjestelmä, tulee sen vaatimukset huomioida, mutta ei antaa määrittää organisaation tarpeita. Valitettavan usein törmää tilanteeseen, jossa toimintajärjestelmää rakennetaan vain ulkoista auditoijaa varten, jolloin jotain organisaatiolle itselleen hyödyllistä saatetaan jättää kuvaamatta koska standardi ei sitä vaadi.

Opi lisää toimintajärjestelmän rakentamisesta

Lataa ilmainen pikaopas_Toimintakäsikirjan rakentaminen
[rns_reactions]
Tagged , , , .

Aki Kärnä on laatujohtamisen asiantuntija, jolla on vuosien työkokemus julkiselta sektorilta. Aki nostaa toiminnan kehittämisessä aina asiakkaan keskiöön ja tunnistaa asiakkaita sekä heidän tarpeitaan. Prossien kehittäminen ja toiminnan mittaaminen ovat Akin vahvuuksia ja hän etsiikin aina kokonaisuuden kannalta syy ja seuraus- suhteita. Aki on toiminut IMS-toimintajärjestelmän pääkäyttäjänä ja sen käyttöönottajana. Akilta löytyy myös Lean Six Sigma Green Belt sertifikaatti.