Arterin IMS-klinikalla ratkotaan yhdessä ongelmia

”Tervetuloa IMS-klinikalle. Millaisia oireyhtymiä ratkaisemme tänään?”

Tällä kysymyksellä alkaa yleensä päivä Arterin klinikalla. Kirjaamme ongelmat tai ratkaistavat tilanteet ylös ja alamme ohjatusti ratkaista asiaa. Jotkut ongelmat ratkeavat jo klinikalla, jotkut jäävät kotitehtäväksi kouluttajalle tai osallistujille.

IMS-klinikka on Arterin palvelu, jota ohjelmisto-asiakkaamme ovat olleet yhdessä kehittämässä kanssamme. Halusimme ratkaista ajankäyttöön ja jaksamiseen liittyvän ongelman. Ison ryhmän koulutuksessa istumat tunnit ovat usein kalliimpia kuin kustannukset kouluttajasta. Yhteiset päivät isommilla ryhmillä soveltuvat ohjelmiston alkuvaiheen käyttöönottoon, mutta kun ohjelmiston perusteet on opittu olisi tarvetta saada oman oppimisen ja edistymisen tukevaa koulutusta. Asiakkaidemme mielestä näissä tilanteissa yhteiset koulutuspäivät eivät olleet toimivin ratkaisu, vaan kaivattiin henkilökohtaisempaa otetta.

Mitä klinikkapäivässä tehdään?

Klinikkapäivänä konsultti on asiakasorganisaation käytettävissä klo 9.00 -15.30 ja päivän sisältö riippuu hyvin pitkälti asiakkaan omista tarpeista. Klinikalta voi tilata yksityis- tai pienryhmäajan, joka on 15 – 45 minuuttia tarpeen mukaan. Päivään laaditaan tarkka aikataulu ja osallistujat lähettävät kouluttajalle ennakkoon klinikalla ratkaistavien asioiden aiheet. Osallistujat siis tulevat ja menevät, mutta kouluttaja ja organisaation yhteyshenkilö pysyvät. Kenenkään ei tarvitse käyttää omaa aikaansa istumassa koulutusta, joka ei koske hänen omia tarpeitaan ja ohjelmiston käyttökohteitaan.

Mitä hyötyä klinikalla käymisestä on?

Ajankäytön tehokkuus ja täsmäapu ovat olleet merkittävin hyöty organisaatioille. Yhteyshenkilöt puolestaan ovat kokeneet hyödyllisenä sen, että ovat olleet mukana kuulemassa eri prosessien tai yksiköiden tarpeita ohjelmiston käyttöön liittyen. Näin he ovat voineet päivän aikana vahvistaa jo sovittuja toimintatapoja tai antaa esimerkkejä hyvistä käytännöistä. Pidemmälle ehtineet käyttäjät ovat päässeet ratkomaan vaikkapa ylläpidon tai raporttien haasteita siinä missä uudelle työntekijälle on voitu neuvoa perusteita piirtoeditorin käytöstä. Klinikoita on yhteen päivään sisällytetty tarpeen mukaan kolmestä kymmeneen. Klinikkapäiviä voi puolestaan tilata yhden tai useamman. Jos klinikkapäiviä sovitaan vaikkapa kolme ja ne pidetään viikon välein, voivat apua tarvitsevat käyttäjät valita päivän, joka heille sopii parhaiten. Vähän samaan tapaan kuin lääkäriaikaa varaisi.

Päivän lopuksi teemme vielä yhteenvedon klinikoiden aikana ratkaistuista ongelmista ja niistä oivalluksista, joita klinikoilla on saatu.

Asiakkaamme kommentit klinikkapäivistä:

Merja Jarva, Nuorten Ystävät ry (NY)

Klinikkapäivien anti on laatuprosessin edetessä muuttunut. Alussa päivien aikana opeteltiin IMS:n rakenteita ja prosessikuvauksia ja silloin työskentelyn parasta antia oli live-tuki. Kuukausittain toistuvat päivät toivat prosessiin jämäkkyyttä, kun seuraavaan tapaamiseen mennessä piti saada tietyt asiat tehtyä. Prosessin edetessä olemme päässeet syvemmälle IMSin saloihin ja nyt käsittelyssä ovat prosesseihin liittyvät riskit, mittarit ja poikkeamien käsittelyt, joihin NYn pitää organisaationa miettiä yhteisiä käytäntöjä.

Klinikkapäiviin liittyy olennaisena asiana osallistujien vertaistuki ja asioiden pohtiminen yhdessä; olemme kaikki yhdessä laatujärjestelmän rakentajia. NY on monimuotoinen organisaatio ja eri toimintojen sovittaminen yhdenmukaiseen malliin vaatii keskustelua ja monien eri näkökulmien huomioimista. Siinä klinikkapäivät ovat olleet apuna.

Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista.

👉 Tutustu Tietopankkiin tästä: TIETOPANKKI