Careeria oppilaitos
Tavoitteena oman toiminta-arkkitehtuurin luominen
Careeria on oppilaitos, jolla on yhteensä 10 toimipistettä Askolassa, Helsingissä, Porvoossa ja Vantaalla. Oppilaitoksella on toimialueenaan koko itäinen Uusimaa ja pääkaupunkiseutu. Careeria muodostui Edupolin ja Point Collagen yhdistymisen myötä ja Careeria osakeyhtiö aloitti toimintansa 1.1.2019. Opiskelijoita toimipisteissä on yhteensä noin 11 000 ja henkilöstöä yli 400.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Careerian toiminnan taustalla kaksi fuusiota ja tavoitteena oman toiminta-arkkitehtuurin luominen.
- RATKAISU: Kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen työkalun ARCin avulla muodostetaan kokonaiskuva liiketoiminnasta ja sen muutosvaikutuksista.
- TULOKSET: Kyvykkyydet organisaatiossa ovat kasvaneet ARC-ohjelmiston käyttöönoton myötä. Tietojärjestelmien parempi hallinta ja ymmärrys kokonaisuudesta on tuonut helpotusta organisaation IT-osaston arkeen. Myös suunniteltuihin sertifikaattien hakuun valmistaudutaan ARC-ohjelmiston avulla.
Lähtötilanne
Careerian toiminnan taustalla oli kaksi fuusiota:
- Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän aikuis- ja nuorisopuolen yhdistyminen 2018, sekä
- Edupolin ja Point Collegen yhdistyminen 2019.
Careerialla tietoarkkitehtina toimivan Tomi Valanteen mukaan oppilaitosten yhdistymisen myötä monimutkainen kokonaisuus piti saada hallinnoitua ja toimintaa kehitettyä eteenpäin. Samalla toiminnasta piti saada tuotettua dokumentaatiota, tietojärjestelmien yhteensovittaminen ja kokonaisuuden ymmärtäminen kehittämistyön pohjaksi olivat asioita, joihin tarvittiin tukea.
Careeria otti oppilaitoksena ARC-ohjelmiston käyttöönsä syksyllä 2019. Käyttöönottoa tuettiin asiakkaan tarpeisiin räätälöidyllä käyttöönoton konsultoinnilla, jossa asiakas saa Arterin asiantuntijan kokemuksen ja ammattitaidon hyödynnettäväkseen ohjelmiston käyttöönotossa ja kokonaisarkkitehtuurin rakentamisen aloituksessa.
Oppilaitoksessa tavoitellaan toimipisteiden toimintojen ja kokonaisarkkitehtuurin yhtenäistämistä – oman toiminta-arkkitehtuurin luomista. Laadunhallinta ja siihen kuuluvien prosessien kuvaaminen sekä kuvaamistapojen jalkauttaminen organisaatiossa olivat tärkeitä elementtejä asiakkaallemme.
Ratkaisu
Careerian tarpeisiin vastasi Arterin selainpohjainen kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalu ARC. Ohjelmiston avulla muodostettavan kokonaiskuvan avulla liiketoiminnan muutosvaikutuksia voidaan arvioida ja ennakoida.
Myös toiminnan kehittäminen organisaatiossa helpottuu, kun ohjelmiston avulla rakennettu kokonaisarkkitehtuurikuvaukset helpottavat päätöksen tekoa. ARC kehittyy ja muovautuu yrityksen tai organisaation toimintaan ja kehitykseen.
ARC-ohjelmisto otettiin käyttöön pääasiassa toiminnan kehittämisen näkökulmasta sekä prosessien jalkautustyöhön. Suunnitelmanamme on myös hakea ISO-sertifiointeja toiminnallemme, ISO 9001, ISO 45001 ja ISO 14001. Ohjelmistoa hyödynnetään myös tiedon hallinnassa sekä tiedonhallintalain edellyttämien kuvausten tekemisessä”, Tomi Valanne kertoo.
Yhteistyö alkoi kesäkuussa 2019 ja syksyllä aloitettiin yhteensä 5 työpajan kokonaisuus, viimeinen työpaja pidettiin 25. marraskuuta.
Careerialle tehtiin raamit kokonaisarkkitehtuurin mallintamista varten, jotta asiakkaan on mahdollista itse viedä kokonaisuus loppuun asti. Tavoitteenamme on se, että asiakas osaa käyttää itse ohjelmistoa ja kuvata heidän toimintaansa sopivalla tavalla prosessejaan.
Tulokset
Kokonaisarkkitehtuurityö on Careerialla keväällä 2020 siinä vaiheessa, että prosessien omistajien kanssa hanketta on viety eteenpäin ja prosesseja on saatu kuvattua. Hallintamalleja on luotu ja monta keskustelua on käyty toiminnasta.
Oma osaaminen kokonaisarkkitehtuurissa ja kyvykkyydet organisaatiossamme ovat kasvaneet ARC-ohjelmiston käyttöönoton myötä. Myös fuusioiden myötä levällään olleet tietojärjestelmät ovat nyt paremmassa kunnossa, mikä on tuonut helpotusta IT-osastomme toimintaan”, Tomi summaa.
Tomi kertoo seuraavaksi vuorossa olevan toimintamallien julkaisun ja käytäntöön vieminen. Suunnitelmissa oleviin sertifiointeihin on myös tarkoitus valmistautua.
Yhteyskaavio on oma suosikkini ARC-ohjelmistossa. Sen avulla ymmärrän toimintamme kokonaisuutta”, Tomi painottaa.
