Asiakkaamme kertovat: ARC-ohjelmiston parhaat ominaisuudet

Haastattelin hiljattain joukkoa asiakkaitamme kokonaisarkkitehtuurista sekä ARC-ohjelmistosta. Haastateltavat edustivat erilaisten organisaatioiden eri tasoja sekä eri näkökulmia ja lähestymistapaa kokonaisarkkitehtuuriin: siinä, missä yksi loi sisältöä ja kuvauksia, toinen käytti niitä perehdyttämiseen ja kolmas oman työn vaikuttavuuden ymmärtämiseen.

Kaikkia haastateltavia yhdisti kuitenkin ajatus, että ARC-ohjelmisto on joustava, monipuolinen sekä helposti lähestyttävä työkalu kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen.  Ohjelmiston parhaaksi koetut ominaisuudet ja hyödyt ovat jaettavissa viiteen teemaan:

• yhteyksien kuvaaminen
• kokonaisuuden hahmottaminen
• helppokäyttöisyys
• tiedonhallinta
• kehittämisen hallinnan työkalu

”Olen ihan hurahtanut tapaan, jolla ARC:issa voi kuvata asioita ja yhteyksiä ”

Ehdottomasti yhtenä suosituimpana ominaisuutena ARC-ohjelmistossa pidetään sen tapaa näyttää ja visualisoida yksinkertaisesti eri asioiden välisiä yhteyksiä. Etuna muihin kokonaisarkkitehtuurin työkaluihin ja ohjelmistoihin verrattuna ei pidetty ainoastaan yhteyksien kuvaamista, vaan erityisesti sitä, että ne syntyvät ARC:in avulla automaattisesti. Tällaiset yhteydet auttavat asiakkaiden mukaan ymmärtämään esimerkiksi oman työn vaikuttavuutta, luomaan erilaisia näkökulmia sekä välittämään tietoa.

”Se motivoi, kun saa annettua muille paremman ymmärryksen koko kuvasta”

Jokaisessa asiakashaastattelussa mainittiin kokonaiskuvan hahmottamisen hyödyt. Kun ohjelmiston avulla luodaan yhtä isoa kuvaa, edistää se yhteisen kulttuurin, näkymän ja käsitteiden syntyä. Kokonaiskuvan tarkastelu eri näkökulmista auttaa myös ymmärtämään, että rakenteellisesti kaikki liittyy lopulta toisiinsa. Tämän oivalluksen myötä organisaatiossa opitaan näkemään siilojen yli, jolloin yhteistyö mahdollistuu ja lisääntyy: ”Kehittämiseen tulee merkityksellisyyden tunnetta, että asiat etenevät ja kehittyvät isolla rintamalla, kun tehdään yhdessä.”

Ensimmäinen ARC-kokemus oli tajunnanräjäyttävä: tällähän voi näyttää ja selittää asioita ja yhteyksiä sekä tehdä näkyväksi työtä ja asioita, jotka muuten olisivat liian kaukaisia tai abstrakteja ymmärtää jostain muualta katsottuna.

Yleisesti siis ARC:in tapa visualisoida organisaation toimintaa on hyvin pidetty ominaisuus. Se, että kaaviot ja taulukot saa myös helposti ohjelmistosta ulos tiedostomuodossa, edesauttaa tiedon jakamista organisaatiossa.

”ARC on peruskäyttöön helppo työkalu”

Haastateltavien mielestä on tärkeää, että ARC-ohjelmistossa on ihmisläheinen lähestymistapa, ja että se on helppo työkalu peruskäyttöön. Helppokäyttöisyyttä tukee se, että ARC:issa on säilynyt vapaus mallintaa, mitä itse haluaa. Ohjelmiston rakenteet eivät ole sidottuna mihinkään tiettyyn kaavaan tai viitekehykseen. Asiakkaat kokivat, että valmiiksi ohjelmistoon rakennetut rungot helpottavat kuvaamista ja liikkeelle lähtöä, mutta pidempiaikaisen käytettävyyden kannalta joustavuus on tärkeässä roolissa:

”Pohjia ja rakennetta voi muokata ja asioita mallintaa juuri niin kuin itse haluaa.”

”ARC tarjoaa tietoa ja oivalluksia”

Haastatteluiden perusteella ARC nähdään monikäyttöisenä työkaluna, joka ennen kaikkea helpottaa tiedonhakua ja -hallintaa. Tämä koetaan erityisen hyödylliseksi esimerkiksi perehdyttämisen yhteydessä, kun perehdyttäjä voi esitellä kuvauksia ja perehdytettävä osaa kysellä enemmän ja monipuolisemmin toiminnasta. Oivaltavat organisaatiot ovat luoneet läpinäkyvyyttä ja ymmärrystä visualisoimalla toimintaohjeita helpommin ymmärrettävään muotoon prosesseiksi.

Tiedonhallintaa edesauttaa se, että tieto saadaan yhteen paikkaan kaikkien nähtäville:

”Ennen tiedot olivat hukassa, levällään, vaikeasti löydettävissä ja tiedon ajantasaisuudesta ei ollut varmuutta. Nyt ARC:in avulla saamme kaiken tarvittavan kaikkien saataville.” ARC:in hyödyntäminen dokumenttien ja tiedon säilytyspaikkana on kokemusten mukaan myös helpottanut käyttöönottoa ja ylläpitoa.

”ARC tuo hallittavuutta kehittämiseen”

Asiakkaiden mukaan ARC tuo hallittavuutta projekteihin sekä hankkeisiin eli kehittämiseen. Läpinäkyvyyden mahdollistavan roadmap-osion käytön nähdään luovan selkeää lisäarvoa hankkeiden seurantaan. Sen avulla jokaisella on mahdollisuus seurata mitä tehdään, miten työ etenee ja minkälaisia tuloksia on odotettavissa. Seuraamalla muilta saa myös ideoita omaan kehittämistyöhön.

ARC-ohjelmistoon voi luoda monipuolisia työtä helpottavia malleja, pohjia ja kaavioita kehittämisen eri vaiheisiin. Asiakkaidemme projektien ja hankkeiden hallinnassa työkalujen avulla voidaan tehdä muun muassa vaikutusanalyysejä, tarkistuslistoja projektipäälliköille ja valmiita näkymiä. Edistyneemmissä organisaatioissa maininnan saa ARC:in joustavuus toimia myös organisaation strategisena ohjausvälineenä.

ARC:in avulla saa nähdä konkreettisesti, miten kyvykkyydet vaikuttavat kehittämiseen ja toisin päin.