Blogi

CIO, vältä erokriisi – Miten onnistua järjestelmän hankinnassa?

Tietojärjestelmän hankinta tietohallinnolle on vähän kuin elinkumppanin valitseminen sinkulle.

Ensin mietitään omia tarpeita ja tehdään listaa kumppanin ominaisuuksista. Sen jälkeen silmäillään ympärilleen ja kartoitetaan, mitä kivaa markkinoilla olisi tarjolla. Tarkastellaan nettisivuja ja tutkitaan potentiaalisia vaihtoehtoja ja jatketaan keskusteluja kiinnostavampien ehdokkaiden kanssa.

Ensitreffien jälkeen alkaa tarjouksia sadella ja kirjeenvaihto etenee. Jännitys on käsin kosketeltavaa, kun aloitellaan sopimusneuvotteluja. Ensimmäinen vaihtoehto lupaa kuut ja tähdet taivaalta. Toinen kandidaatti ei paljon turhia puhu, mutta kollega antoi vahvat suositukset. Kolmas ratkaisu on kovassa kansainvälisessä nosteessa ja muutenkin mielenkiintoinen pakkaus. Tietohallintojohtaja, miten varmistat, että yhteiselämä jatkuu alkuihastuksen jälkeenkin molempia osapuolia tyydyttävänä kumppanuutena?
Oletko käynyt läpi ne asiat, joita sinun tulisi miettiä vakavasti ennen kumppanuuden sopimista järjestelmätoimittajan kanssa?

Roolit ja tarpeet

Olethan jo keskustellut liiketoiminnan ihmisten kanssa heidän tarpeistaan ja toiveistaan? Itse asiassa tietojärjestelmäpalveluiden kehitystarpeiden tulisi aina tulla liiketoiminnalta. Tämä siis siinä tapauksessa, jos kyseessä ei ole puhtaasti tietohallinnon käyttöön tuleva järjestelmä. Mitkä tulevat olemaan käyttäjien roolit? Ovatko he tiedostaneet ongelmat ja varmasti haluavat apua?

Aikataulutus ja käyttöönotto

Ovatko käyttäjät sitoutuneet käyttöönoton suunnitteluun? Onko heille varattu riittävästi aikaa käyttöönoton onnistuneeseen toteuttamiseen? Ihmisten sitoutumisella käyttöönottoon on merkittävä vaikutus järjestelmän jalkautukseen. Varmista, että käyttöönottosuunnitelma on käyttäjien toiveiden mukainen, realistinen ja tarpeeksi kattava.

Päällekkäisyydet

Olet myös kartoittanut liiketoiminnan nykyiset järjestelmät ja niiden ominaisuudet. Onko siellä jo olemassa olevia järjestelmiä, jotka tukevat toiminnan tarpeita? Tai onko järjestelmiin saatavilla lisäosia, joilla nämä toiminnallisuudet saadaan toteutettua? Mitä vähemmän järjestelmiä, sitä vähemmän ylläpidettävää tietoa ja sitä vähemmän integraatioita. Lopputuloksena selkeämpi tietojärjestelmäarkkitehtuuri.

Kyvykkyydet

Järjestelmällä ei ole mitään virkaa, jos sitä ei käytä kukaan. Korkea käyttöaste ja hyöty saavutetaan, kun käyttäjät hallitsevat järjestelmän. Onko järjestelmän tulevilla käyttäjillä kyvykkyyksiä käyttää ja hyödyntää järjestelmää? Miten kyvykkyyksiä lisätään? Millä aikataululla ja resursseilla kyvykkyyksien nostaminen toteutetaan? Integraatiot Mitä tietoa tuleva tietojärjestelmä hyödyntää? Pitääkö tieto syöttää käsin vai tukeeko se integraatioita joihinkin toisiin järjestelmiin? Määritä selkeästi missä masterdata sijaitsee ja kuka sitä ylläpitää. Avoimet ja standardisoidut rajapinnat mahdollistavat integraatiot järjestelmien välillä hyvinkin
kevyesti ja nopeasti.