Hallitse työnkulkuja IMS-prosesseilla

Työnkulut eivät hallitse itseään. Jotta voit vastata asiakkaiden tarpeisiin, sinun täytyy hallita liiketoimintaprosesseja.

IMS-ohjelmisto on Arterin kehittämän ohjelmistotyökalu, jolla voit luoda järjestelmän prosessien- ja laadunhallintaan laajemminkin. Sen avulla luot selkeän kuvan teidän asiakkaillenne tarjottavista palveluista sekä siitä, miten nykyiset prosessit tukevat näitä palveluita. IMS-ohjelmisto ja sen piirtoeditori Blueprint mahdollistavat prosessien kuvaamisen, hallinnoinnin ja julkaisun koko organisaation käyttöön.

Ensimmäinen vaihe työnkulun hallintaan on määritellä prosessien nykyinen tila. Jotta voit parantaa prosessejasi, sinun pitää ymmärtää missä kohtaa niissä on parannettavaa. Kuvattujen prosessien avulla voit analysoida toimintasi tämänhetkistä tehokkuutta ja määrittää selkeitä toimintaa parantavia toimenpiteitä.

Prosessien kuvaaminen IMS-ohjelmistossa

Prosessit kuvataan IMS-ohjelmistossa ylhäältä alaspäin karkeammasta tiedosta kohti tarkempaa työnkulkua. Tyypillisesti ensimmäisenä kuvataan koko organisaation tasoinen prosessikartta, josta jatketaan tarkemman prosessien jaottelun kautta kohti varsinaisia prosessikuvauksia vaiheineen (Kuva 1).

Kuvattavasta prosessista tunnistetaan tämän jälkeen esimerkiksi prosessin omistaja, asiakas ja muut toimijat, keskeiset resurssit, tavoitteet, mittarit ja kehittämismenettely sekä prosessiin mahdollisesti liittyvät riskit.

Prosessin työvaiheet kuvataan myös tarkemmin auki IMSiin. Näihin liitetään tarvittaessa työtä ohjaavaa tietoa, joka voi olla muodoltaan vaikkapa työohjeita, lomakkeita tai linkkejä muihin järjestelmiin. Ideana on saada kaikki prosessiin liittyvä tieto yhteen kuvaan ilman että tämä prosessikuvaus täyttyy itsessään valtavasta määrästä dataa ja ohjeita.

IMS-ohjelmistolla kuvattujen prosessit antavat selkeän kokonaiskuvan organisaation johdolle, mutta myös tukevat prosesseissa työskenteleviä henkilöitä.