Blogi

Henkilöstö mukaan kehittämiseen haastattelujen ja jatkotyöstön avulla

Lean-kulttuuriin kuuluva voimakas henkilöstön mukaan ottaminen, henkilöstön ideoiden huomioon ottaminen, henkilöstön näkemysten arvostaminen ja kunnioittaminen on yllättävän vaikeaa suomalaisessa työelämässä. Organisaatioiden arvoissa kyllä julistetaan henkilöstön tärkeyttä, mutta todellinen kuuleminen, innostaminen, ajatusten aktiivinen esille saanti on kuitenkin haasteellista. Aika usein oletusarvona on, että jossain nurkassa yksinään nököttävä aloitelaatikko riittää ideoiden, aloitteiden ym. ajatusten esille saantiin. Jos sitten joku esittääkin ajatuksen kehittämistarpeesta, hän saa sen helposti syliinsä hoidettavaksi. Aloitteita yritetään kampanjatyyppisesti innostaa tekemään, mutta hyvin nopeasti kampanjan jälkeen ideoiden määrä romahtaa. Monissa organisaatioissa ideoita kyllä viljellään keskusteluissa, kokouksissa jne. mutta ideat jäävät ilmaan kellumaan, kopin ottajaa ei löydy. Jos taasen kopin ottaja löytyy, niin sitten jämäkkä toteutus jää tekemättä. Aloitetoimintaa rasittaa liian usein hyvin pitkät vasteajat, aloitteen tekijä saa odottaa ja odottaa ja itse olla aktiivinen saadakseen selville miten idean kanssa kävikään.

Lean on nyt kovin lämmin ”ismi”, mutta aikamoinen riski on edelleen siinä, että asiassa mennään työkalusetti edellä eikä tehdä sitä valmistelutyötä ja kulttuurin, johtamisnäkemyksen ja ihmisten osallistamisen pohjustusta, jota Leanin ”henkiin jääminen” edellyttäisi. Mikä sitten avuksi edes jossain mittakaavassa? Edistyksellisesti eteenpäin ajattelevissa organisaatioissa on otettu henkilöstön kuuntelu huomioon ns. haastattelukierrosten, siltä pohjalta laadittujen yhteenvetojen jatkokäsittelyjen, yhdessä laadittujen kehittämissuunnitelmien ja tulosten arvioinnin muodossa. Joissain organisaatioissa asiaa on laajennettu myös niin, että on haastateltu tilaaja-toimittajaorganisaatioiden eri rooleissa toimivia ja sitten yhdessä heidän edustajiensa kanssa työstetty yhteenvetohavaintojen pohjalta jatkotoimenpiteitä.

Henkilöstöhaastattelut

Hyviä kokemuksia on saatu siitä, kun kehitystä janoavan organisaation edustajien kanssa on yhdessä pohdittu kehittämiseen liittyviä kysymyksiä ja teemoja, sovittu millaisella otoksella eri henkilöstöryhmiä (johto, päälliköt, ydintoimintojen suorittajat, tukipalvelujen suorittajat) haastatellaan ja sitten ko. henkilöstöryhmiä on haastateltu niin, että kukin ryhmä on itsenäisesti kuultavana ulkoisten haastattelijoiden toimesta (kokeneita arvioijia). Haastatteluista laaditaan tiivis yhteenveto pääaiheittain.

Jatkojalostus

Yhteenveto käydään organisaation johdon kanssa läpi ja nostetaan jatkotyöstöön organisaation strategian kannalta keskeiset niin ulkoiset kuin sisäiset haasteet, 3…5 kpl. Organisaation kanssa sovitaan työpajapäivä, jossa edellä mainitut henkilöstöryhmät (3..5 edustajaa per ryhmä) kiertävät ns. rasteja, joissa on kussakin yksi valituista kehityshaasteista. Ryhmät kiertävät rastit näkemättä toistensa kirjauksia ja pohtivat mitä he omalta osaltaan voivat asiassa tehdä tai parantaa ja vaatiiko kehityshaaste heidän mielestään myös muilta tahoilta toimenpiteitä. Kukin ryhmä kirjaa muutaman selkeän karhean toimenpiteen. Ohjaajat laittavat sopivan suuressa tilassa ryhmien eri haasteteemoista kirjaamat kehitystoimenpiteet seinälle, sitten kukin ryhmä esittelee omat kirjauksensa, niiden tekstejä tarvittaessa täydennetään. Eri ryhmien samanmuotoiset kehitystoimenpiteet yhdistetään. Lopuksi ryhmät pisteyttävät eri haasteteemojen alle kootut kehitystoimenpiteet sovitulla pisteytystekniikalla.

Toimintasuunnitelma

Eo. vaiheessa eniten pisteitä saaneille kehitystoimenpiteille laaditaan vielä lyhyessä työpajassa tarkennetut toimenpiteet, vastuut, resurssit ja seurantakeinot. Organisaation kanssa sovitaan muutaman kuukauden päähän seuranta, jossa edellä olleet henkilöstön edustajat ovat mukana. Seurannassa käydään läpi sovitut toimenpiteet, tulokset ja ongelmat ja laaditaan yhteenveto missä ja miksi onnistuttiin ja missä ja miksi ei päästy sovittuun maaliin.

Kokemuksia

Henkilöstön aktivointi haastattelemalla heitä luottamuksellisesti, ottaminen mukaan jatkotyöstöön ja avoimen keskusteluilmapiirin luominen käsittelytilanteissa, joissa on mukana kaikki haastatellut ryhmät on kokemustemme mukaan avannut silmiä ja murtanut jäätä ryhmien välillä. Mikä on ollut hienointa on se, että haastattelijoiden iloksi mukana olijat ovat suorastaan innostuneet tuomaan kokemuksiaan ja kehitystarveideoitaan esille. Myös vastuunotto sovituista kehitystoimenpiteistä on ollut selvästi sitoutuneempaa kuin perinteisissä kehityshankkeissa, joissa aika pieni ryhmä on miettinyt mitä pitää kehittää ja sitten ”nakittanut” vastuita muillekin. Eli toivoa on, kyllä suomalaisessakin organisaatiossa muutkin osaavat ajatella kuin ylemmät esimiehet!

Vastaavasti hyviä kokemuksia on saatu tilaaja-avaintoimittajasuhteiden vastaavan tyyppisissä haastatteluissa ja jatkokehittämisessä. Niissä rakenne on ollut kuulla niin johdon strategiatason kuin operatiivitason toimijoita (henkilöstöryhmien asiaan liittyviä toimijoita) molemmissa organisaatioissa, kuulla miten operatiivitoiminta sujuu molemmilta puolilta kuultuna, mitä ylin johto molemmin puolin kokee ja odottaa osapuoliltaan. Yhteenvetoja on sitten käsitelty yhteisissä jatkotyöpajoissa ja saatu ”puhemiehen” roolin avulla ko. organisaatiot virittämään yhteistyötään entistä syvempään suuntaan, jopa kohti kumppanuuden kehittämistä.

Qualitas Fennica -koulutuksissa käydään läpi vastaavia aihealueita, ota yhteyttä ja katsotaan teille sopivin koulutus!

Haluatko kuulla lisää QF-koulutuksista?

Haluaisitko saada lisätietoa tai jättää tarjouspyynnön Qualitas Fennica -koulutuksista? Ota yhteyttä ja kerromme mielellämme lisää!

Markus Meurman

Asiantuntijapalveluiden päällikkö

markus.meurman@arter.fi +358 50 568 7719

Kirjoittaja

Jussi Moisio on toinen Arterin perustajajäsenistä ja vanhempi konsultti. Hänellä on vuosikymmenten kokemus laadunhallinnan, ympäristö- ja turvallisuusasioiden, riskien hallinnan, jatkuvan parantamisen, prosessiajattelun ja prosessien mittaamisen sekä erilaisten arviointien ja auditointien parista.

Jussi on menestyksellisesti ohjannut kymmeniä toimintajärjestelmän rakennus- ja jatkokehitysprojekteja ja toimii myös Inspecta Oy:n pääarvioijana. Jussi on tehnyt laajoja yksityisen alan kuin julkisen alan prosessien arviointeja, taustaselvityksiä ja haastatteluja sekä priorisoinut niiden perustalta kehittämiskohteet niin Suomessa kuin kansainvälisesti.

Liittyvät materiaalit