HSEQ-standardien muutokset ja niiden auditointi

Standardien tarkoitus

Standardit harmonisoivat ja helpottavat monin tavoin elämäämme. Pistotulppa sopii kaikissa Euroopan maissa pistorasiaan, mutta Amerikan matkalle on otettava mukaan adapterihäkkyrä. Paitsi ihmisten arjessa, standardointi on aivan välttämätöntä yritysten välisessä toiminnassa ja vaihdannassa.

Kun voidaan luottaa tuotteen tai palvelun vaatimustenmukaisuuteen, kehittäminen voidaan kohdistaa toiminnan tehostamiseen ja yhteistyöhön.

HSEQ-standardit asettavat vaatimuksia organisaatioiden laadun-, ympäristön- ja turvallisuuden hallinnalle. Standardit ovat kokoelmia hyviksi ja toimiviksi osoitetuista käytännöistä, joita organisaatioiden tulisi soveltaa.

Standardien muutokset eivät ole useinkaan mitään uusia käytäntöjä vaan niitä on jo ollut aiemmin menossa organisaatioissa. Esimerkiksi riskienhallinta, joka on tunnettu liikkeenjohdossa jo vuosikymmeniä, on nyt kypsynyt standardoiduksi vaatimukseksi – kova juttu.

Edistykselliset yritykset ovat standardoinnin pioneereja. Nämä määrittävät suunnan myöhemmin määriteltäville normeille. Standardien tarkoituksena ei ole kuitenkaan yhdenmukaistaa organisaatioiden toimintaa vaan innoittaa organisaatioita soveltamaan niitä omalla innovatiivisella tavalla ja löytämään omat kilpailukykytekijänsä.

Auditointien merkitys

Auditoinnilla todennetaan, että asetetut vaatimukset toteutuvat organisaation arjessa ja toiminnassa. Samalla auditoinnit vakauttavat ja varmentavat toimintaa, kun niiden kautta kontrolloidaan, että esimerkiksi vaaditut tarkastukset ja kirjaukset on tehty ja vaaditut käytännöt ovat olemassa. Toisaalta auditointien tarkoitus on kehittää sekä selvittää ongelmien syitä ja löytää ratkaisuja. Auditoinneilla todennetaan siis vaatimusten mukaisuus, tunnistetaan kehityskohteita ja opitaan yhdessä. Se tarjoaa myös mainion tavan tutustua syvällisesti auditoitavaan kohteeseen ja toimintaan.

Auditointeja voi toteuttaa organisaation itsensä, asiakkaan tai riippumattoman tahon toimesta.

Johtamisjärjestelmästandardien yhtenäinen rakenne (ISO 9001, 14001 ja 45001)

Uudistuneiden standardien lopputuloksena standardeissa on yhtenäinen ISO 9001:2015 perustuva rakenne.

Merkittävimmät muutokset ovat:

• toimintaympäristön määrittely, sidosryhmien odotusten tunnistaminen ja järjestelmän rajaukset,
• johtajuuden ja sitoutumisen osoittaminen,
• riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen, arviointi ja vaadittavat toi-menpiteet,
• tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien asettaminen ja seuranta,
• muutosten hallinta organisaatiotasolla sekä tuotteeseen, palveluun ja prosessiin liittyen,
• organisaation hiljaisen tiedon eli tietämyksen hallinta,
• henkilöstön tietoisuus ja vaikuttamismahdollisuus,
• sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu,
• dokumentoidun tiedon hallinta,
• ulkoisesti tuotettujen tuotteiden ja palvelujen arviointi, valinta ja seu-ranta sekä
• suorituskyvyn seuranta, mittaus ja tulosten käsittely.

Ympäristö- ja turvallisuusjohtamisessa samat asiat käsitellään eri näkökulmasta:

• Ympäristöjärjestelmässä on lisäksi vaatimuksena ympäristönäkökohtien ja merkittävien vaikutusten tunnistaminen, arviointi ja toimenpiteet sekä toiminta hätätilanteissa.
• Turvallisuusjärjestelmässä vaatimuksena on lisäksi työntekijöiden kuuleminen ja osallistaminen sekä vaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi.

Vinkkejä auditoinnin hyviksi käytännöiksi

Auditointikohteet valitsisin toiminnoittain, prosesseittain tai asiakokonaisuuksittain kuten esimerkiksi asiakkuudenhallinta, viestintä tai CRM-järjestelmän käyttöönotto. Näiden kohteiden alla arvioisin sitten mm. johtajuutta, henkilöstöä, tiedonhallintaa tai palautekäytäntöjä. Auditointikohteen tulisi olla riittävän laaja ja asiaa auditoitava monesta eri näkökulmasta.

Sisäiset auditoinnit voidaan toteuttaa laaditun toimintajärjestelmän näkökulmasta. Tämän hyvänä puolena voidaan pitää kattavuutta. Toisaalta se johtaa todentavaan auditointiin eikä nosta tehokkaasti kehittämiskohteita.

• Kipupistearvioinnissa keskitytään jo tiedossa oleviin ongelmiin tai puutteisiin kuten viestintä, toimitusten ennakointi, toimitusaika, toimitusvarmuus, käyttöaste tai tilausmuutokset. Ei siis keskitytä siihen, jonka tiedetään jo toimivan, vaan puutteellisesti hoidettuihin asioihin.
• Prosessiarvioinnissa käydään lävitse työnkulkuja ja keskitytään erityisesti rajapintoihin kuten tuotekehityksen, myynnin ja tuotannon välillä.
• Tuote- ja palveluarvioinnissa syväluodataan tuotteita, palveluja, ratkaisuja, lisäarvoa ja vaikuttavuutta otosperiaatteella.

Hyvänä ohjenuorana auditoijan olisi hyvä tunnistaa auditointikohteelle kohdistuvat vaatimukset. Mitä asiakkaat, johto, henkilöstö tai viranomaiset odottavat? Keskittymällä odotuksia edistäviin ja jarruttaviin tekijöihin auditoija pitää keskustelun olennaisissa ja tärkeissä asioissa. Lisänä voidaan kussakin auditointikohteessa nostaa kysymyksiä liittyen esimerkiksi johtamiseen, henkilöstöön, palautteisiin ja riskeihin.