Blogi

HSEQ-standardien muutokset ja niiden auditointi

HSEQ-standardit asettavat vaatimuksia organisaatioiden laadun-, ympäristön- ja turvallisuuden hallinnalle. Ne ovat kokoelmia hyviksi ja toimiviksi osoitetuista käytännöistä, joita organisaatioiden tulisi soveltaa.

Standardien tarkoitus

Standardit harmonisoivat ja helpottavat monin tavoin elämäämme. Pistotulppa sopii kaikissa Euroopan maissa pistorasiaan, mutta Amerikan matkalle on otettava mukaan adapterihäkkyrä. Paitsi ihmisten arjessa, standardointi on aivan välttämätöntä yritysten välisessä toiminnassa ja vaihdannassa.

Kun voidaan luottaa tuotteen tai palvelun vaatimusten mukaisuuteen, kehittäminen voidaan kohdistaa toiminnan tehostamiseen ja yhteistyöhön.

HSEQ-standardit asettavat vaatimuksia organisaatioiden laadun-, ympäristön- ja turvallisuuden hallinnalle. Standardit ovat kokoelmia hyviksi ja toimiviksi osoitetuista käytännöistä, joita organisaatioiden tulisi soveltaa. Standardien muutokset eivät ole useinkaan mitään uusia käytäntöjä vaan niitä on jo ollut aiemmin menossa organisaatioissa. Esimerkiksi riskienhallinta, joka on tunnettu liikkeenjohdossa jo vuosikymmeniä, on nyt kypsynyt standardoiduksi vaatimukseksi – kova juttu.

Edistykselliset yritykset ovat standardoinnin pioneereja. Nämä määrittävät suunnan myöhemmin määriteltäville normeille. Standardien tarkoituksena ei ole kuitenkaan yhdenmukaistaa organisaatioiden toimintaa vaan innoittaa organisaatioita soveltamaan niitä omalla innovatiivisella tavalla ja löytämään omat kilpailukykytekijänsä.

Auditointien merkitys

Auditoinnilla todennetaan, että asetetut vaatimukset toteutuvat organisaation arjessa ja toiminnassa. Samalla auditoinnit vakauttavat ja varmentavat toimintaa, kun niiden kautta kontrolloidaan, että esimerkiksi vaaditut tarkastukset ja kirjaukset on tehty ja vaaditut käytännöt ovat olemassa. Toisaalta auditointien tarkoitus on kehittää sekä selvittää ongelmien syitä ja löytää ratkaisuja. Auditoinneilla todennetaan siis vaatimusten mukaisuus, tunnistetaan kehityskohteita ja opitaan yhdessä. Se tarjoaa myös mainion tavan tutustua syvällisesti auditoitavaan kohteeseen ja toimintaan.

Auditoinneille on nyt tarvetta, kun ISO 9001:2015 päivitysprosessit alkavat olla loppusuoralla. Auditointeja voi toteuttaa organisaation itsensä, asiakkaan tai riippumattoman tahon toimesta.

Johtamisjärjestelmästandardien yhtenäinen rakenne (ISO 9001, 14001 ja 45001)

Uudistuneiden standardien lopputuloksena standardeissa on yhtenäinen ISO 9001:2015 perustuva rakenne. Merkittävimmät muutokset ovat:

  • toimintaympäristön määrittely, sidosryhmien odotusten tunnistaminen ja järjestelmän rajaukset,
  • johtajuuden ja sitoutumisen osoittaminen,
  • riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen, arviointi ja vaadittavat toi-menpiteet,
  • tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien asettaminen ja seuranta,
  • muutosten hallinta organisaatiotasolla sekä tuotteeseen, palveluun ja prosessiin liittyen,
  • organisaation hiljaisen tiedon eli tietämyksen hallinta,
  • henkilöstön tietoisuus ja vaikuttamismahdollisuus,
  • sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu,
  • dokumentoidun tiedon hallinta,
  • ulkoisesti tuotettujen tuotteiden ja palvelujen arviointi, valinta ja seu-ranta sekä
  • suorituskyvyn seuranta, mittaus ja tulosten käsittely.

Ympäristö- ja turvallisuusjohtamisessa samat asiat käsitellään eri näkökulmasta. Ympäristöjärjestelmässä on lisäksi vaatimuksena ympäristönäkökohtien ja merkittävien vaikutusten tunnistaminen, arviointi ja toimenpiteet sekä toiminta hätätilanteissa. Turvallisuusjärjestelmässä vaatimuksena on lisäksi työntekijöiden kuuleminen ja osallistaminen sekä vaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi.

Vinkkejä auditoinnin hyviksi käytännöiksi

Auditointikohteet valitsisin toiminnoittain, prosesseittain tai asiakokonaisuuksittain kuten esimerkiksi asiakkuudenhallinta, viestintä tai CRM-järjestelmän käyttöönotto. Näiden kohteiden alla arvioisin sitten mm. johtajuutta, henkilöstöä, tiedonhallintaa tai palautekäytäntöjä. Auditointikohteen tulisi olla riittävän laaja ja asiaa auditoitava monesta eri näkökulmasta.

Sisäiset auditoinnit voidaan toteuttaa laaditun toimintajärjestelmän näkökulmasta.

Sisäiset auditoinnit voidaan toteuttaa laaditun toimintajärjestelmän näkökulmasta. Tämän hyvänä puolena voidaan pitää kattavuutta. Toisaalta se johtaa todentavaan auditointiin eikä nosta tehokkaasti kehittämiskohteita. Kipupistearvioinnissa keskitytään jo tiedossa oleviin ongelmiin tai puutteisiin kuten viestintä, toimitusten ennakointi, toimitusaika, toimitusvarmuus, käyttöaste tai tilausmuutokset. Ei siis keskitytä siihen, jonka tiedetään jo toimivan, vaan puutteellisesti hoidettuihin asioihin. Prosessiarvioinnissa käydään lävitse työnkulkuja ja keskitytään erityisesti rajapintoihin kuten tuotekehityksen, myynnin ja tuotannon välillä. Tuote- ja palveluarvioinnissa syväluodataan tuotteita, palveluja, ratkaisuja, lisäarvoa ja vaikuttavuutta otosperiaatteella.

Hyvänä ohjenuorana auditoijan olisi hyvä tunnistaa auditointikohteelle kohdistuvat vaatimukset. Mitä asiakkaat, johto, henkilöstö tai viranomaiset odottavat? Keskittymällä odotuksia edistäviin ja jarruttaviin tekijöihin auditoija pitää keskustelun olennaisissa ja tärkeissä asioissa. Lisänä voidaan kussakin auditointikohteessa nostaa kysymyksiä liittyen esimerkiksi johtamiseen, henkilöstöön, palautteisiin ja riskeihin.

Standardien uudistusten vaikutukset auditointeihin

Tavoitteiden asettaminen ja tuloksellisuus on yksi muuttuneiden standardien auditoitava asia. Enää ei riitä, että on toimittu ohjeistetulla ja sovitulla tavalla vaan toiminnan tulisi tuottaa lisäarvoa, tyytyväisyyttä ja tuloksia.

Auditoijan tulee selvittää, mitä auditointikohteessa mitataan, millä tasolla ollaan sekä miten tulokset käsitellään ja hyödynnetään?

Johdolta edellytetään johtajuutta ja sitoutumista. Tätä voidaan arvioida mm. seuraavilla kysymyksillä.

  • Miten johto asettaa organisaatiolle suunnan ja tavoitteet?
  • Miten edellinen viedään käytäntöön ja resurssit varataan?
  • Miten toiminta on organisoitu ja hallitaan?
  • Miten johto hoitaa asiakassuhteita?
  • Miten henkilöstön osaamisesta, tietoisuudesta ja tyytyväisyydestä huo-lehditaan?
  • Miten johto seuraa ja valvoo edistymistä ja toimintaa?

Riskienhallinnan auditointi lähtee niiden tunnistamisesta, priorisoinnista ja toimenpidepäätöksistä. Ei ole syytä lokeroida riskejä pelkästään laadunhallintaan kuuluviksi vaan katsoa asiaa koko liiketoiminnan kannalta. Riskit ja mahdollisuudet voivat liittyä mm. toimintaedellytyksiin, henkilöihin, omaisuuteen ja keskeytyksiin, talouteen, toiminnan organisointiin tai sidosryhmiin. Myös muutosten hallinta on yksi muuttuneiden standardien auditointikohde. Auditoijan on hyvä olla tietoinen, että muutostarpeita voi syntyä esimerkiksi asetetuista tavoitteista, priorisoiduista riskeistä ja lakisääteisistä vaatimuksista. Miten johto analysoi toimintaympäristön ulkoisia ja sisäisiä muutoksia niin laadun, ympäristön kuin TTT:n suhteen? Miten johto arvioi näihin muutoksiin liittyviä riskejä ja mahdollisuuksia?

Muutosten hallittu toteutus edellyttää toimintasuunnitelmaa: Mitä tehdään? Mitä resursseja tarvitaan? Kuka tai ketkä ovat vastuussa? Millaisella aikataululla tehtävät tehdään? Kuinka tuloksia arvioidaan?

Hankintojen ja ulkopuolella tuotettavien tuotteiden ja palvelujen hallinta korostuu standardien uudistuessa. Näille tulee asettaa vaatimukset ja seurata niiden toteutumista kuin omassa tuotannossa. Ensimmäinen kysymys liittyy toimittajan valmiuksiin, toinen prosesseihin ja kolmas tuloksiin. Millaiset ovat toimittajan kyky suunnitella ja kehittää asiakkaan tarvitsemia tuotteita ja palveluja? Ovatko toimittajan prosessit suunniteltu asiakkaan vaatimusten mukaan? Ovatko asiakkaan tulostavoitteet saavutettu?

Viestintä saa usein heikot arviot henkilöstömittauksissa. Nyt siihen liittyvät vaatimukset ovat standardoitu. Sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä tulisi löytyä viestintäsuunnitelma. Karkeasti suunnitelman tulisi sisältää: Mitä, kuka, kenelle, miten ja milloin viestitään?

Auditointien sähköinen raportointi

IMS-ohjelmisto on toimintajärjestelmän kehitys-, ylläpito- ja jakelualusta. Asiakas voi mallintaa sillä prosessit, hallinnoida dokumentit, mitata suoriutumista, käsitellä palautteet ja hallita riskit. Ohjelmiston palautteet-osio on suunniteltu havaintojen kuten sisäisten auditointien kehityskohteiden ja poikkeamien kirjaamiseen, toimenpiteiden suorittamiseen ja valmiiksi kuittaukseen verkossa.

IMS toimii SaaS-palveluna ja on koko organisaation käytössä. Näin se on oiva työkalu tehokkaiden sisäisten auditointien raportointiin.

Katso myös aiheen webinaaritallenne

Täytä tietosi ja lataa webinaaritallenne

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Ossi vastaa toimitusjohtajana Arterin liiketoiminnasta kokonaisuutena. Ossi on Arter Oy perustaja ja toiminut yli 20 vuotta yrittäjänä. Työuransa aikana hän on toiminut myös työpäällikön, konsultin ja pääarvioijan tehtävissä. Tärkeänä hän pitää tulosvetoista kehittämistä, yrityksen kasvua ja toiminnan tehostamista. Vapaa aika kuluu Ossilla omakotitalon nikkaroinnissa ja perheen kanssa matkustellessa. Mielenkiinnon kohteina hänellä ovat rakentaminen, metsätyöt ja sijoittaminen laatuosakkeisiin.

Liittyvät materiaalit