Selkeä prosessiarkkitehtuuri on laadunhallinnan kivijalka

Onnistunut laadunhallinta vaatii kivijalakseen selkeän prosessiarkkitehtuurin

Prosessi ilman omistajaa on kuin spagetti ilman kastiketta: melko mitäänsanomaton.

Miksi selkeä prosessiarkkitehtuuri on tärkeää organisaation laadukkaalle toiminnalle? Ei ole sattumaa, että ISO 9000 -standardi, EFQM Excellence -malli, Common Assessment Framework, JHS179 -suositus ja TOGAF-malli viittaavat kaikki enemmän tai vähemmän prosesseihin tärkeänä osana toiminnan suunnittelua ja dokumentointia.

Tulokulmat toki ovat hieman erilaisia:

• ISO 9000 -standardin yksi laadunhallinnan periaatteista on ”Prosessimainen toiminta”.
• EFQM Excellence -mallin yksi erinomaisuuden tunnuspiirteistä on ”Ketteryys (prosessien) johtamisessa”.
• Common Assessment Framework yksi erinomaisen suorituskyvyn tunnusmerkeistä on ”Tosiasioihin perustuva prosessijohtaminen”.
• JHS 179-suositus kehottaa kuvaamaan toiminta-arkkitehtuurin osana prosessikartan, prosessien välisen vuorovaikutuksen sekä prosessit itsessään.
• TOGAF-mallin arkkitehtuurin kehitysmallin yksi osa-alueista on ”Business Architecture”.

Näiden standardien ja mallien suunnitteluun on tehty melkoinen määrä tutkimus- ja kehitystyötä, eikä niiden kyseenalaistaminen ainakaan ihan kevyin perustein onnistu. On siis uskottavaa, että selkeä prosessiarkkitehtuuri luo lisäarvoa organisaation toiminnalle.

Mutta on prosessiarkkitehtuurista hyötyä ihmisillekin. Hyvin suunniteltu prosessiarkkitehtuuri esimerkiksi lisää ymmärrystä organisaation toiminnasta, selkeyttää rajapintoja, luo omistajuutta toiminnoille, liittää tavoitteet ja mittarit osaksi jokapäiväistä tekemistä, sekä helpottaa uusien ihmisten perehdyttämistä.

Prosessiarkkitehtuuri kehittyy vähitellen

Alla olevassa kuvassa on esitetty tyypillinen prosessiarkkitehtuurin kehityspolku.

Alussa ei ole arkkitehtuuria, jolloin prosessit elävät villeinä ja vapaina. Prosessit ovat jo olemassa, mutta koska niitä ei ole säädelty tai suunniteltu mitenkään, on ihmisillä hyvin erilaiset käsitykset niiden sisällöstä.

Seuraavassa vaiheessa prosesseja on jo tunnistettu. Tiedetään, että organisaatiossa on esimerkiksi rekrytointiprosessi tai ohjelmistonkehitysprosessi. Prosesseista saattaa olla jo alustavaa listaakin. Niiden suhteet toisiinsa eivät kuitenkaan ole tiedossa, jolloin kokonaisuus jää epämääräiseksi. Yksittäiset prosessit voivat toimia tehokkaasti, mutta todennäköisesti kyseessä on osaoptimointi.

Kolmannessa vaiheessa prosessit asettuvat hierarkiaan. Tämä alkaa yleensä prosessikartan kautta, jossa ydinprosessit, tukiprosessit ja johtamisen prosessit asettuvat hierarkian ylimmälle tasolle. Tämä on tarkoituksenmukainen tapa aloittaa prosessihierarkian rakentaminen, sillä se on huomattavasti helpompi tehdä ylhäältä alaspäin. Näin sopiva ”syvyys” prosessien kuvaamiselle löytyy myös samalla huomattavasti helpommin kuin alhaalta ylös tehdessä.

Hyvän prosessihierarkian tunnistaa siitä, että se voidaan esittää helposti listana, josta näkee ensisilmäyksellä prosessien välisen suhteen ja mikä kuuluu mihinkin. Tarkoitan esimerkiksi seuraavanlaista listaa:

• Ydinprosessi 1
  • Osaprosessi 1.1
    • Prosessi 1.1.1
    • Prosessi 1.1.2
  • Osaprosessi 1.2
    • Prosessi 1.2.1
  • Osaprosessi 1.3
    • Prosessi 1.3.1
    • Prosessi 1.3.2
    • Prosessi 1.3.3
    • Prosessi 1.3.4
  • Ydinprosessi 2
    • Osaprosessi 2.1
      • Prosessi 2.1.1
      • Prosessi 2.1.2
    • Osaprosessi 2.2
      • Prosessi 2.2.1
      • Prosessi 2.2.2
      • Jne…

Listaus on myös hyvä tapa hahmotella prosessihierarkian ajoa ennen prosessikartan tekemistä. Hierarkiassa ylhäältä alas siirryttäessä tapahtuu muutos käsitteellisestä ja abstraktista konkreettiseen jokapäiväiseen työhön, kuten alla oleva kuva havainnollistaa.

Hierarkian rakentamisen jälkeen alkaa usein raaka kuvaustyö. Hierarkiassa tunnistetut prosessit kuvataan. Tässä vaiheessa on syytä huomioida, ettei kaikkia prosesseja välttämättä kuvata, eikä kaikkea toimintaa tarvitse välttämättä mieltää prosessina. Moni organisaatio tappaa prosessi-innostuksensa sillä, että se yrittää kuvata ihan kaiken. Kannattaa aloittaa niistä asioista, jotka täytyy kuvata. Muita asioita voi sitten kuvata tarpeeseen. Vanhan prosessiviisauden sanoin, ”kuvaa niin paljon kuin tarvitsee, mutta niin vähän kuin kehtaat”.

Lopulta prosesseille tulisi nimetä omistajat sekä määritellä, mitä omistajuus konkreettisesti tarkoittaa. Prosessi ilman omistajaa on kuin spagetti ilman kastiketta: melko mitäänsanomaton.

Omistajuus voidaan määritellä muussakin vaiheessa kehitystyötä, mutta tässä esimerkissä jätin sen viimeiseksi. Vaikka omistajat voidaan joskus nimetä nopeastikin ja omistajuus määritellä pikaisesti, kestää siinä silti merkittävästi aikaa, että nimetyt henkilöt oikeasti ottavat omistajuuden prosesseistaan. Se vaatii prosessikulttuurin kehittymistä niin omistajien keskuudessa kuin muuallakin organisaatiossa.

Lähde 6 askeleella kevyesti liikkeelle prosessiarkkitehtuurin kanssa:

1. Tunnista prosessit
Tunnista ydinprosessit, tukiprosessit ja johtamisen prosessit. Käytä tässä esimerkiksi SIPOC-menetelmää. Jos tunnistat kokonaisuutena reilusti yli 10 prosessia, olet todennäköisesti mennyt liian tarkalle tasolle.

2. Piirrä prosessikartta
Mikäli haluatte graafisen prosessikartan, piirrä sellainen. Katso, että se sisältää ensimmäisessä vaiheessa tunnistamasi prosessit (tavalla tai toisella). Prosessikartta voi olla vain kasa tylsiä laatikoita, mutta sen kanssa voi myös irrotella. Kuvia, elementtejä ja värejä kannattaa hyödyntää.

3. Tunnista osaprosessit ja prosessit
”Mene syvemmälle” aikaisemmin tunnistamiisi ylätason prosesseihin. Kirjoita prosessihierarkia listana, jolloin saat paremman kuvan kokonaisuudesta. Muista, ettei listan tarvitse sisältää jokaista organisaatiossa tapahtuvaa asiaa. Etkä ole varma, onko osaamisen kehittäminen teillä prosessi? Jätä se tässä vaiheessa pois. Sen voi aina lisätä myöhemmin.

4. Nimeä prosesseille omistajat
tai ainakin mieti keitä nämä henkilöt voisivat olla. Määrittele myös alustavasti, mitä omistajuus teidän organisaatiossanne tarkoittaa. Tyypillisesti kyse on kuvaus- ja kehitysvastuusta, mutta omistajuus voi sisältää muitakin tehtäviä.

5. Päätä, mitä prosesseja aiotte ensin kuvata
Valitse jokin ydinprosesseista, jossa arvo asiakkaalle syntyy. Älä yritä kuvata kaikkia prosesseja kerralla. Tee ensin yksi prosessikuvaus hyvin.

6. Viimeisenä kuvaa valitsemasi prosessit
Ota kuvaustyöhön mukaan prosessit hyvin tuntevia ihmisiä, mutta älä tee liian isolla ryhmällä. Ensimmäinen versio prosessikuvasta (jossa lähdetään tyhjältä pöydältä) on hyvin haastavaa synnyttää ison ryhmän avulla. 3-4 avainhenkilöä riittää hyvin alkuun ja muut voivat osallistua kommentoimalla ensimmäistä piirutusta.

Lisätehoa prosessityöhön Arterin ohjelmistoista

Yllä luetellut temput onnistuvat kyllä myös kynällä ja paperilla, mutta huomattavan paljon helpommalla pääsee, kun ottaa avuksi Arterin IMS– tai ARC-ohjelmiston. Molemmat ohjelmistot tukevat prosessiarkkitehtuurin luomista tarpeesta riippuen: IMS-ohjelmistomme tukee toimintajärjestelmän kuvaamista ja ARC-ohjelmisto on erinomainen työkalu kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen.

Tämän blogitekstin on kirjoittanut Markus Meurman.