Dokumenttien tehokas hallinta ja tarkoituksenmukainen käsikirja

IMS dokumentit

Dokumenttien tehokas hallinta ja tarkoituksenmukainen käsikirja

Dokumenttien tehokas hallinta vaatii toimintajärjestelmän mahdollisuuksien tuntemista, toimintaa tukevien rakenteiden ja määrittelyjen toteuttamista sekä käyttöä tukevan ohjeistuksen laadintaa. Hyvin laadittu dokumenttipuu, yhdessä sovittu nimeämiskäytäntö, verkkodokumenttien hyödyntäminen, kattavien metatietojen asettaminen, dokumenttien käyttöoikeuksin määrittely, dokumentin elinkaaren hallinta ja monet muut tärkeät määrittelyt ovat avain tehokkaaseen dokumenttien hallintaan. Monipuolisten hakutoimintojen käyttäminen ja suosikkidokumenttien määrittely nopeuttavat dokumenttien nopeaa löytymistä.

Käsikirja on edelleen toimintajärjestelmän ”punainen lanka”. Käsikirjaa voidaan pitää viestinnän välineenä ja sillä voidaan korostaa asiakasvaatimusten täyttämisen tärkeyttä, kirkastaa organisaation perustehtävää ja toimintaa ohjaavia periaatteita, jakaa tietoa strategisista valinnoista ja toimenpiteistä sekä saavutetuista tuloksista. Käsikirjan laatimisessa oleellista on toimivan sisällysluettelon laatiminen, käyttöön soveltuvan tarkoituksenmukaisen sisällön tuottaminen sekä linkkien hyödyntäminen.

Oppimismenetelmä

Koulutus on yksipäiväinen (1 pv) ja koostuu alustuksesta dokumentteihin ja käsikirjoihin, käytännön esimerkeistä ja organisaatiokohtaisesta tekemisestä IMS:iin. Koulutusta edeltää kouluttajan laatima orientoiva ennakkotehtävä, joka pohjustaa koulutuspäivän antia. Päivän aikana käytäntöjä luodaan organisaatioiden omiin järjestelmiin dokumenttien ja käsikirjojen näkökulmista. Koulutuksen päätteeksi kouluttaja osoittaa, miten organisaatiokohtaista työtä voidaan jatkaa. Osallistujat saavat tuhdin tietopaketin organisaatiokohtaisen kehittämisen tueksi. Päivän aikana tehdään harjoituksia osallistujien omilla kannettavilla tietokoneilla.

Miksi osallistua?

  • Tutustut dokumenttien hallinnan rakentamisen vaiheisiin
  • Saat vinkkejä dokumenttien hallinnan rakenteiden ja määrittelyjen toteuttamiseen
  • Opit hyödyntämään IMS-ohjelmiston mahdollisuuksia dokumenttien hallinnassa
  • Saat vinkkejä käsikirjan nykyaikaistamiseen
  • Opit määrittelemään ja vakioimaan oma tavan laatia käsikirja
  • Opit laatimaan käsikirjoja tehokkaasti IMS-ohjelmistolla

Kenelle?

  • Dokumenttien hallinnan ja käsikirjojen ylläpitämisestä, kehittämisestä ja hyödyntämisestä vastaaville
  • Toimintajärjestelmän pääkäyttäjille
  • Laatu-, ympäristö-, turvallisuus- ja kehitysasioista vastaaville
  • Dokumenttien hallinnasta ja käsikirjoista kiinnostuneille

Dokumenttien tehokas hallinta ja tarkoituksenmukainen käsikirja

TULEVAT TOTEUTUKSET

KOULUTUSPÄIVÄN OHJELMA

08:30 Aamukahvit ja ilmoittautuminen

09:00 Päivän avaus

* Esittäytyminen

* Ohjelma ja tavoitteet

09:20 Dokumenttien hallinta

* Dokumenttien hallinnan rakentamisen vaiheet

* Dokumenttien hallintapaikkojen määrittely kansioille

* Dokumenttipuun muodostaminen ja käyttöoikeuksien määrittely kansioille

* Eri dokumenttityyppien käyttäminen → tiedostot, verkkodokumentti ja dokumenttilinkit

* Harjoitellaan prosessikartan ja erityyppisten prosessipuiden rakentamista

* Dokumenttien elinkaaren määrittely ja dokumenttipohjien räätälöinti

* Dokumenttien nimeämiskäytäntö, metatiedot ja tunnisteet

* Dokumenttien haku ja suosikkidokumentit

* Dokumenttien hallinnan ohjeistus

* Toimintajärjestelmän asetusten muuttaminen

* Tehtävät

* Harjoitellaan dokumenttipuun rakentamista, käyttöoikeuksien määrittelyä, eri dokumenttityyppien hyödyntämistä, elinkaaren määrittelyä, toimintajärjestelmän asetusten muuttamista, metatietojen ja tunnisteiden käyttöä, dokumenttien hakemista, suosikeiksi määrittelyä, dokumenttien päivittämistä, linkittämistä ja poistamista, sekä muita dokumentit-osion toiminnallisuuksia

12:00 Lounas

13:00 Dokumenttien hallinta jatkuu

14:00 Käsikirja

* Toimintajärjestelmän dokumentointi ja käsikirjan tarkoitus

* Käsikirjan päivittämisen vaiheet

* Viitekehysten hyödyntäminen käsikirjan sisällysluettelon määrittelyssä

* Käsikirjan sisällön luominen ja kuvaustaso

* Toimintajärjestelmän asetusten muuttaminen

* Tehtävät

o Harjoitellaan käsikirjojen luontia, sisällysluettelon laatimista, sisällön luontia, linkkien ja kuvien lisäämistä sekä mutia käsikirjat-osion toiminnallisuuksia

15:30 Päivän yhteenveto ja keskustelua

* Opit ja oivallukset

* Miten jatkaa tästä?

16:00 Koulutuspäivä päättyy

caret-down caret-up caret-left caret-right

Jari Saali

Kouluttaja, Vanhempi konsultti
Arter

Kouluttaja Jari Saalilla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus kansainvälisessä pörssiyhtiössä mm. laatu-, ympäristö- ja turvallisuusjohtajana, pääauditoijana sekä valmistuksen johtoryhmän jäsenenä. Jari on menestyksellisesti johtanut kymmeniä toiminnankehittämisen, riskienhallinnan ja turvallisuuden sekä jatkuvan parantamisen projekteja Suomessa ja ulkomailla.

Hinta

Osallistumismaksu on 350 € + alv/henkilö. Hinta sisältää päivän aineistot, yhden päivän koulutusta, ohjausta ja vertaistukea ryhmässä sekä aamu- ja iltapäiväkahvit ja lounaan.

Ilmoittautuminen on sitova. Peruutuksista tulee ilmoittaa 8 päivää ennen koulutuksen alkua. Myöhemmin tehdyistä veloitamme 50% koulutuksen hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitamme koko hinnan.

Kysy lisää

Lisätietoja koulutuksesta antaa Arterin asiakaspalvelu numerossa 09 8683 3630 tai asiakaspalvelu@arter.fi.

Mikäli koulutukseen ei ilmoittaudu riittävästi osallistujia, pidätämme oikeuden koulutuksen peruuttamiseen.