Kaikki ovat kuulleet keksinnöistä, jotka ovat syntyneet täysin vahingossa tai muuten jalostuneet täysin toisenlaiseen käyttötarkoitukseen alkuperäisestä ideasta. Kuuluisia esimerkkejä vahingossa syntyneistä keksinnöistä ovat mm. lasten muovailuvaha, mikroaaltouuni tai jopa tikkumehujäätelö. Internetinkin syntyhistoria on mitä kirjavin. Arterin kehittämä IMS-ohjelmisto ei toki syntynyt vahingossa, mutta erilaisia mielenkiintoisia käyttötapoja asiakkaat ovat ideoineet sillä toteuttavaksi vuosien varrella.
IMS-ohjelmiston synty
Ohjelmiston kehitystyö aloitettiin, kun huomattiin kasvava tarve ohjelmistolle, jolla voidaan rakentaa organisaatiolle selkeä ja helppokäyttöinen toimintajärjestelmä. Toimintajärjestelmän kehitysalustaksi rakennetun IMS-ohjelmiston raaka-aineina ovat toimineet pääasiassa ymmärrys vankasta asiakastarpeesta sekä HSEQ-standardit muutoksineen ja sovelluksineen. Järjestelmällä voi nykyisin kuvata prosesseja, laatia käsikirjoja, hallita dokumentteja, rakentaa mittariston, luoda raporttipohjia, kirjata tehtäviä ja riskejä. Useat organisaatiot ovat hienosti osanneet hyödyntää järjestelmän kattavuutta ja luoneet itselleen työkaluja erilaisten asioiden hoitamiseksi.
”Thinking outside the box”
Osa organisaatioista ei ole tyytynyt piirtelemään perus prosessikaavioita vaan he ovat luoneet prosessiosioon myös mm. vuosikelloja, strategiakarttoja ja erilasia linkkikokoelmia. Verkkodokumenteille on luotu kuvalinkkejä niin prosesseihin kuin mittareihin, jolloin on saatu yhdistettyä eri asiakokonaisuuksia hyvin yhteen. Yksittäisen mittarin tuloskortin saa hyvin aikaan, kun yhdistää verkkodokumentin ja mittarikuvaajan. IMS-ohjelmiston raporttiosioon liittyy varmasti eniten asiakaskohtaisia käyttötapoja.
Raporttiosiota on käytetty tietohallinnollisena työkaluna, jolloin erilaisia tukipyyntöjä on hoidettu raporttiosion avulla, eli käytetty eräänlaisena tiketti-järjestelmänä. Henkilöstöhallinnollisissa asioissa raporttiosiota on käytetty poissaolojen ja lomien ilmoittamiseen sekä erilaisten koulutuspäivien raportointiin. Olen törmännyt myös esimerkkiin missä pikkujouluideoita varten oli luotu raportti tiedon keruuta varten. Tehtäväosiota on käytetty mm. organisaation kunnossapitopäällikön tehtävälistana liittyen erilaisiin kiinteistön korjaustarpeisiin.
Järjestelmän toiminnallisuuksiin kannattaa syventyä ja miettiä mitä kaikkea järjestelmällä voi tehdä. Me Arterilla autamme myös mielellämme uudenlaisten käyttötarkoitusten ideoimisessa!
Älä vie asioita väärään suuntaan!
Kun päätät käyttää ohjelmiston toiminnallisuuksia ei niille suunniteltuihin käyttötapoihin, niin muista olla tarkka. Ratkaisun toteutus voi välillä tuntua liian helpolta. Itse tehtyä ratkaisua kannattaa huolella testata ja myös miettiä, mitä ratkaisun ylläpito vaatii. Lopulta kaikkein tärkeintä on miettiä, että kenelle ratkaisu on tehty ja palveleeko ratkaisu sen käyttäjiä parhaalla mahdollisella tavalla. Pyri kehittämään omaa toimintaa, älä tee siitä vaikeampaa!
