Kokonaisarkkitehtuuria käytännönläheisesti – 5 stepillä liikkeelle

Kokonaisarkkitehtuuria ei tarvitse kuvata yhtään sen hankalammin, kuin mitä organisaation tarve vaatii.  

JHS179-kokonaisarkkitehtuurin viitekehyksen mukaan kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne.  Se on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. Jos tämän kokonaisuuden haukkaa kerralla ja ottaa tavoitteeksi saada kaiken valmiiksi, vaikka ennen lomia, ei ennen lomia todennäköisesti mitään muuta teekään. Ja tietokoneen ja ARC-ohjelmiston salasanan saa pakata vielä lomareissullekin mukaan. Ennen lomia pääsee kuitenkin hyvin alkuun kokonaisarkkitehtuurin pikastartilla!  

Ideana pikastartissa on, että kuvaamisessa lähdetään liikkeelle organisaation keskeisimmistä elementeistä. Kuvaaminen aloitetaan yrityksen operaatioista (palvelut ja prosessit) ja tietojärjestelmistä, jotka pikastartissa kuvataan keskeisimpien toimintojen osalta. Jo näiden elementtien hahmottamisella olemme lähempänä kokonaisarkkitehtuurin, eli yrityksen tai organisaation kaikkien elementtien ja näiden välisten yhteyksien, kuvaamista.

5 toimenpidettä, joilla pääset kokonaisuuden kuvaamisessa hyvään alkuun:

 1) Opiskele kokonaisarkkitehtuuria

Perusteet kokonaiskuvasta ja kaikesta mahdollisesta kuvattavasta on hyvä ymmärtää, jotta osaa rajata itselleen sopivan paketin elementeistä. Esim. TOGAF tai julkishallinnon JHS179 ovat hyviä malleja, joista lähteä liikkeelle kokonaisuuden ymmärtämisessä. Voit toki myös ladata Arterin kokonaisarkkitehtuurin pikaoppaan tästä.  

2) Mallinna palveluiden nykytila 

Pohdi mitä kaikkia palveluita yrityksessänne tuotetaan ja kirjaa ne palvelusalkkuun.  Palvelusalkku on käytännössä taulukko, josta palveluiden luonne ja tarkoitus käy ilmi. Muista myös, että palvelut voivat olla paitsi asiakkaille tuotettavia ulkoisia palveluita, myös sisäisiä palveluita kuten vaikka HR.

Palvelusalkun jälkeen on hyvä kuvata visuaalinen palvelukartta. Se auttaa havainnollistamaan minkälaisen kokonaisuuden organisaation palvelut muodostavat.

3) Ota niskalenkki prosessikuvauksista 

Kuten palveluiden kanssa, myös prosessien hahmottamisessa voidaan lähteä liikkeelle salkun ja kartan kanssa. Piirrä ensin ydintoiminnan ylätason prosessikartta ja kuvaa siihen toiminnan keskeisimmät prosessit. Ylätasolla riittää kuvaukseksi prosessien nimet, sillä prosessit kuvataan tarkemmin alemmilla tasoilla. Tästä saat helposti johdettua prosessisalkun, jota hyödynnetään, kun lähdetään kuvaamaan sitä, missä prosesseissa tuotetaan mitäkin palveluita.

4) Kartalle tietojärjestelmistä  

Kun yleissuunnitelma yrityksen operaatioista on kuvattu, päästään hahmottelemaan kuvaksia tietojärjestelmistä, joissa näihin liittyvä tieto pyörii. Järjestelmäsalkkuun nimetään kaikki organisaation käyttämät tietojärjestelmät sekä se miksi ja mihin tarkoitukseen mikäkin järjestelmä on hankittu. Järjestelmät päästään suoraan yhdistämään ydinprosesseihin ja -palveluihin. Myös järjestelmät kannattaa ensin hahmotella visuaaliselle järjestelmäkartalle, jonka avulla ne voidaan kuvata esim. toimialoittain käyttötarkoituksen mukaan.

5) Arkkitehtuurin kerrosnäkymä

Kun olet kuvannut edelliset, voit hahmotella ydinpalveluista arkkitehtuurin kerrosnäkymiä, joissa näkyy palveluiden yhteydet prosesseihin ja tietojärjestelmiin.  Kerrosnäkymät ovat myös oivallisia apuvälineitä ongelmatilanteiden hahmotteluun. Onko meillä palveluita, joiden toteutusprosessit ovat kuvaamatta ja/tai hämäriä? Onko meillä tietojärjestelmiä, jotka toteuttavat prosesseissa päällekkäisiä toimintoja? Alustavat kuvaukset kerrosnäkymistä voidaan toki tehdä jo heti teorian opettelun jälkeen, mutta nämä täydentyvät, kun keskeisimmät elementit on kuvattu.