Blogi

Kolme sivua, jotka mullistivat prosessijohtamisen

Työ ei suju ilman yhteisiä pelisääntöjä

Hyvin toimivan organisaation yksi ominaisuus on se, että asiat ovat dokumentoituina siten, että ne ovat kerta toisensa jälkeen toistettavissa vaatimusten ja sovittujen tavoitteiden sekä laatuvaatimusten mukaisesti. Toinen ominaisuus puolestaan on se, että kuvattuja työketjuja voidaan huomattavasti helpommin kehittää ja niissä toimivia ihmisiä perehdyttää toimimaan riittävän oikein ja turvallisesti. Aina on helpompaa, jos voidaan tarkistaa mitä on sovittu tai mitä on tarkoitettu tehtäväksi. 

Ohjelmistopohjaiset tavat kuvata prosesseja alkoivat kehittyä 1990-luvun lopussa. Siihen saakka oli hyvin pärjätty voimapaperilla ja tarralapuilla. Prosessien kulku piirrettiin lähes poikkeuksetta uimaratoina ja työohjeet kirjoitettiin word-dokumentteina. Niinpä myös prosessien kuvaamiseen kehitetyt ohjelmistot noudattivat pitkälle juuri tätä logiikkaa. Koska kuvauslogiikka oli aavistuksen verran liian yksinkertainen, kuvauksista tuppasi tulla nuolihässäköitä ja ohjeistusten päivitetyt versiot tallentua tekijän omalle koneelle. 

Aikaansa edellä ollutta ajattelua

Samaan aikaan toisaalla, eli kahden suomalaisen auditoijan keskusteluissa, heräsi idea kehittää koko prosessinkuvaamisen logiikkaa. Nostaa prosessin keskeisimmät tekijät yhteenvetona paremmin esiin, kuvata kaaviot selkeinä ja yksinkertaisina sekä mahdollistaa muun keskeisen tiedon linkitys ja tallentaminen kokonaan omalle välilehdelleen. Näin prosessien vaiheiden nimeämisessä ei tarvitsisi tunkea kaikkea informaatiota kuvaan. Sekään ei heille riittänyt. Prosessikarttaa, eli prosessien kokonaisuutta, pitäisi voida tarkastella hierarkkisesti, jotta prosessien vuorovaikutus saataisiin paremmin näkyviin. Idea lähti JHS 152 ohjeistuksesta ja johti 3-sivutekniikkaan, jonka itsekin joskus luulin olevan peruja jostain Demingin, Juranin tai muun laatugurun kirjasta. Sitä se ei kuitenkaan ole, vaan 3-sivutekniikka on Jussi Moision ja Ossi Ritolan kehittämä innovaatio. IMS-ohjelmisto puolestaan alkoi rakentua sekä tuon oivalluksen että laadunhallinnan kehittyvien vaatimusten myötä.

3-sivutekniikka muuttaa prosessikulttuuria edelleen

Ajassa, jossa tärkein mantra on uudistua ja keksiä uutta, on hieno nähdä myös 3-sivutekniikan  kaltaisia pitkäkestoisia työvälineitä, jotka ovat pysyneet ajassa kiinni. Vaikka IMS-ei enää dokumentinhallinnan osalta vastaa kaikkein kirkkaimpiin vaatimuksiin, on sen prosessiosuutta vaikea taklata millään muulla ohjelmistolla. Sen olen päässyt todistamaan monen monta kertaa asiakasprojekteissa jo ennen Arterille tuloani. Useat organisaatiot käyttävät 3-sivutekniikkaa prosessiensa kuvaamiseen tai prosessikoulutustensa tukena myös ilman ohjelmistoa, koska se on menetelmänä käytännönläheinen ja rakenteeltaan kaikkien prosessien kuvaamiseen soveltuva.

Älä yritä tunkea sitä siihen kuvaan, tuohan on paljon helpompi laittaa sinne vaiheiden kuvauksen välilehdelle.

Tämä virke asiakkaan suusta kuultuna saa minut kerta toisensa jälkeen iloiseksi. Tiedän, että asiakkaani ovat saaneet ajattelusta kiinni ja pärjäävät kyllä prosessin kuin prosessin kanssa logiikalla, jonka 3-sivutekniikka opettaa.

Olen päässyt todistamaan asiakkaiden suusta myös tällaisia kommentteja kolmisivutekniikan ympäriltä:

Ei meinattu päästä yhteisymmärrykseen näistä mittareista, mutta sitten palattiin kerta toisensa jälkeen sinne yhteenvetovälilehdelle miettimään, että olemmeko määritelleet prosessin tavoitetta oikein.

Olemme päässeet niistä nuolihässäköistä eroon ja löytäneet yhteistä kieltä näiden prosessien osalta.

Auditoijat ovat kiittäneet, että prosessikuvauksemme ovat erinomaisen selkeää luettavaa, koska ne on kuvattu 3-sivutekniikalla ja dokumentit on linkitetty vaiheiden kuvauksiin.

Jos haluat, että ”prosessipaketti” pysyy kasassa, kysy apua Arterilta tai tilaa ilmainen demo:

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Arterin vanhempi konsultti KM Elina Mäkinen on toiminut liiketoiminnan ja laadun kehittämistehtävissä yli 20 vuotta. Hän on EFQM:n akkreditoima arvioijakouluttaja ja EFQM -pääarvioija, ISO9001 Lead Auditor sekä EFQM Sustainability Assessor.

Elinalla on erittäin laaja tietämys erilaisten prosessi-, laatu-, arviointi-, riskienhallinta- ja innovointityökaluista. Hän omaa vahvaa osaamista myös kokonaisarkkitehtuurissa ja palvelumuotoilussa sekä IMS- ja ARC -ohjelmistojen hyödyntämisessä kehittämisen ja johtamisen välineinä. Käytännön kokemusta kokonaisvaltaiseen toiminnan kehittämiseen on kertynyt yli 200:n asiakasorganisaation kanssa työskentelystä. Ominaista Elinan vetämille työpajoille on se, että niissä ei junnata teorioissa, vaan tehdään yhdessä asioita eteenpäin.

Liittyvät materiaalit