Blogi

Korvatunturin lahjojen hallinnan digitalisaatio

Julkaistu 10.12.2019 kirjoittaja Noora Lehtinen

Kurkista hetkeksi Korvatunturille tiedonhallintatonttujen arkeen seuraamaan, kun viime vuodelta tuttu tarinamme Korvatunturin leanit prosessit saa jatkoa.

Korvatunturi Oy Ab:n lahjojen hallinta tulee nyt digitalisoida! Miten tämä tapahtuu käytännössä? Kuinka tiedonhallinta järjestetään kaikki olennainen tieto huomioiden? Miten lahjatoiveiden eri tietolähteet kannattaa kuvata? Entä kaatuuko digitalisointihanke rajapintoihin?

Ota vierelle kuppi kuumaa glögiä ja katso, miten kaikkialta maailmasta saapuvat lahjatoiveet ja lahjojen toimitus digitalisoidaan ja visualisoidaan ARC-ohjelmiston avulla!

Miten liikkeelle kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessissa?

Korvatunturin uusi tiedonhallintayksikkö on saanut tehtäväkseen lahjaprosessin digitalisoinnin. Lahjojen hallinta tulee päivittää 2020-luvulle, sillä on epäilty, että nykytilanne ei ole enää ajan tasalla. Nykyinen lahjojenhallintajärjestelmä kun on päivitetty viimeksi 1960-luvulla.

Suunnittelutyössä lähdettiin liikkeelle JHS 179 -suosituksen kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessia kuvaavasta visuaalista, jossa organisaation strategia määrää miten arkkitehtuuria pitäisi suunnitella ja valmistella. Kuviossa mainittu arkkitehtuurivision määrittely on webinaarin tilanteessa Korvatunturin digitalisaatioprosessi, mutta yleensä se voi olla myös jokin dokumentti.

Tämän jälkeen strategiasta ja arkkitehtuurivisiosta johdetaan se kulma, josta toimintaa lähdetään kuvaamaan. Määritellään, mikä on tärkeää ja mitä pitää ainakin tehdä, että nykytila saadaan kuvattua riittävälle tasolle, ja tätä kautta esitettyä mahdollinen muutostarve.

On tärkeä muistaa, että ensin kuvataan aina nykytila, jonka jälkeen mallinnetaan tavoitetila. Tämän jälkeen viimeinen ja tärkein vaihe on tunnistaa se, mitä näiden väliin jää, eli toteuttaa GAP-analyysi. Näin arvioidaan nykytilan ja tavoitetilan eroavaisuutta, sekä tarpeellisia toimeenpanon askelia, joilla päästään tavoitteeseen.

Prosessi on luonteeltaan syklinen, eli kun suunnitelman kautta ollaan päästy tavoitteeseen, voidaan seuraavaksi miettiä, lähdetäänkö kuvaan nykytilaa uudelleen seuraavalla kierroksella. Joskus eteen saattaa myös tulla tilanne, jossa strategia, alkuperäinen visio tai molemmat ovat muuttuneet niin merkittävästi, että suunnittelutyössä on tarpeen palata kuvion yläosaan. Tällöin uutta suunnittelua ja valmistelua tehdään uusien tavoitteiden pohjalta.