IMS-koulutukset

Dokumenttien tehokas hallinta ja tarkoituksenmukainen käsikirja

Ilmoittaudu koulutukseen

Hyödynnä toimintajärjestelmän mahdollisuudet tiedonhallinnassa

Dokumenttien tehokas hallinta vaatii toimintajärjestelmän mahdollisuuksien tuntemista, toimintaa tukevien rakenteiden ja määrittelyjen toteuttamista sekä käyttöä tukevan ohjeistuksen laadintaa. Tehokkaan dokumenttien hallinnan ytimessä ovat:

  • hyvin laadittu dokumenttipuu,
  • yhdessä sovittu nimeämiskäytäntö,
  • verkkodokumenttien hyödyntäminen,
  • kattavien metatietojen asettaminen,
  • dokumenttien käyttöoikeuksin määrittely,
  • dokumentin elinkaaren hallinta
  • ja monet muut tärkeät määrittelyt.

Monipuolisten hakutoimintojen käyttäminen ja suosikkidokumenttien määrittely nopeuttavat dokumenttien nopeaa löytymistä.

Käsikirja on edelleen toimintajärjestelmän ”punainen lanka”. Käsikirjaa voidaan pitää viestinnän välineenä ja sillä voidaan korostaa asiakasvaatimusten täyttämisen tärkeyttä, kirkastaa organisaation perustehtävää ja toimintaa ohjaavia periaatteita, jakaa tietoa strategisista valinnoista ja toimenpiteistä sekä saavutetuista tuloksista. Käsikirjan laatimisessa oleellista on:

  • toimivan sisällysluettelon laatiminen,
  • käyttöön soveltuvan tarkoituksenmukaisen sisällön tuottaminen
  • sekä linkkien hyödyntäminen.

Oppimismenetelmä

Koulutus on yksipäiväinen etäkoulutus ja koostuu alustuksesta dokumentteihin ja käsikirjoihin, käytännön esimerkeistä ja organisaatiokohtaisesta tekemisestä IMS:iin. Koulutusta edeltää kouluttajan laatima orientoiva ennakkotehtävä, joka pohjustaa koulutuspäivän antia. Päivän aikana käytäntöjä luodaan organisaatioiden omiin järjestelmiin dokumenttien ja käsikirjojen näkökulmista. Koulutuksen päätteeksi kouluttaja osoittaa, miten organisaatiokohtaista työtä voidaan jatkaa. Osallistujat saavat tuhdin tietopaketin organisaatiokohtaisen kehittämisen tueksi.

Ilmoittautumalla hyväksyt, että henkilötietosi tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Miksi osallistua?

  • Tutustut dokumenttien hallinnan rakentamisen vaiheisiin
  • Saat vinkkejä dokumenttien hallinnan rakenteiden ja määrittelyjen toteuttamiseen
  • Opit hyödyntämään IMS-ohjelmiston mahdollisuuksia dokumenttien hallinnassa
  • Saat vinkkejä käsikirjan nykyaikaistamiseen
  • Opit määrittelemään ja vakioimaan oma tavan laatia käsikirja
  • Opit laatimaan käsikirjoja tehokkaasti IMS-ohjelmistolla

Näin Arterin etäkoulutukset toimivat käytännössä:

  • Koulutus tapahtuu videoyhteyden kautta. Näin kouluttaja ja opiskelijat pääsevät olemaan aidossa vuorovaikutuksessa keskenään pidemmänkin matkan päästä.
  • Kaikille osallistujille lähetetään lähempänä koulutusajankohtaa linkki, jonka kautta he pääsevät mukaan koulutukseen. Tämä ei vaadi erillisten ohjelmien asentamista tietokoneelle.
  • Opetus tapahtuu klo 9-16 välillä. Koulutuksesta pidetään joitakin noin 10 min taukoja ja lisäksi tunnin mittainen lounastauko.

Kenelle?

  • Dokumenttien hallinnan ja käsikirjojen ylläpitämisestä, kehittämisestä ja hyödyntämisestä vastaaville
  • Toimintajärjestelmän pääkäyttäjille
  • Laatu-, ympäristö-, turvallisuus- ja kehitysasioista vastaaville
  • Dokumenttien hallinnasta ja käsikirjoista kiinnostuneille

Aikataulu

09:00
Koulutuksen aloitus
  • Esittäytyminen
  • Ohjelma ja tavoitteet
09:20
Dokumenttien hallinta
  • Dokumenttien hallinnan rakentamisen vaiheet
  • Dokumenttien hallintapaikkojen määrittely kansioille
  • Dokumenttipuun muodostaminen ja käyttöoikeuksien määrittely kansioille
  • Eri dokumenttityyppien käyttäminen → tiedostot, verkkodokumentti ja dokumenttilinkit
  • Harjoitellaan prosessikartan ja erityyppisten prosessipuiden rakentamista
  • Dokumenttien elinkaaren määrittely ja dokumenttipohjien räätälöinti
  • Dokumenttien nimeämiskäytäntö, metatiedot ja tunnisteet
  • Dokumenttien haku ja suosikkidokumentit
  • Dokumenttien hallinnan ohjeistus
  • Toimintajärjestelmän asetusten muuttaminen
  • Tehtävät
    • Harjoitellaan dokumenttipuun rakentamista, käyttöoikeuksien määrittelyä, eri dokumenttityyppien hyödyntämistä, elinkaaren määrittelyä, toimintajärjestelmän asetusten muuttamista, metatietojen ja tunnisteiden käyttöä, dokumenttien hakemista, suosikeiksi määrittelyä, dokumenttien päivittämistä, linkittämistä ja poistamista, sekä muita dokumentit-osion toiminnallisuuksia
12:00
Lounas
13:00
Dokumenttien hallinta jatkuu
14:00
Käsikirja
  • Toimintajärjestelmän dokumentointi ja käsikirjan tarkoitus
  • Käsikirjan päivittämisen vaiheet
  • Viitekehysten hyödyntäminen käsikirjan sisällysluettelon määrittelyssä
  • Käsikirjan sisällön luominen ja kuvaustaso
  • Toimintajärjestelmän asetusten muuttaminen
  • Tehtävät
    • Harjoitellaan käsikirjojen luontia, sisällysluettelon laatimista, sisällön luontia, linkkien ja kuvien lisäämistä sekä mutia käsikirjat-osion toiminnallisuuksia
15:30
Päivän yhteenveto ja keskustelua
  • Opit ja oivallukset
  • Miten jatkaa tästä?
16:00
Koulutuspäivä päättyy

Opettajat

Tomi Saarinen toimii konsulttina Arterilla. Hänen osaamisensa painottuu toimintajärjestelmien rakentamiseen, laadunhallintaan ja prosessien kehittämiseen organisaatioissa. Tomilla on aiempaa kokemusta verkko-opetuksesta sekä start-up maailmasta, joissa nopea oppiminen ja etenkin erilaisten oppimistekniikoiden hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Asiakkaiden tarpeiden ja oppimistapojen ymmärtäminen ovat Tomille erittäin tärkeitä asioita koulutuksen menestymisen kannalta. Kun nämä asiat huomioidaan, ovat koulutukset selkeitä ja ennen kaikkea mukavia seurata.

Hinta

Osallistumismaksu on 400 € + alv/henkilö. Hinta sisältää päivän aineistot, yhden päivän koulutusta, sekä ohjausta ja vertaistukea ryhmässä.

Ilmoittautuminen on sitova. Peruutuksista tulee ilmoittaa 8 päivää ennen koulutuksen alkua. Myöhemmin tehdyistä veloitamme 50% koulutuksen hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitamme koko hinnan.

Mikäli koulutukseen ei ilmoittaudu riittävästi osallistujia, pidätämme oikeuden koulutuksen peruuttamiseen.

Ilmoittaudu

TI 14.09.2021 09:00 - 16:00 Online

Dokumenttien tehokas hallinta ja tarkoituksenmukainen käsikirja

Online 400 € + ALV

TO 18.02.2021 09:00 - 16:00 Online

Dokumenttien tehokas hallinta ja tarkoituksenmukainen käsikirja

Online 400 € + ALV

Kysy lisää


Liisamari Seppälä toimii Arterin asiakasvastaavana. Hän koordinoi IMS-koulutuksia ja auttaa organisaatioita kehittämään osaamistaan ohjelmistomme parissa. Liisamarin tehtävänä on löytää ne tavat, joilla voimme parhaiten tukea teitä eteenpäin toimintajärjestelmätyössä IMSin käyttöönoton jälkeen.