Palautteet ja tehtävien hallinta kehittämisen tukena

Organisaation kannattaa kerätä monipuolisesti palautetietoa asiakkailta, henkilöstöltä, toimittajilta, yhteistyökumppaneilta ja muilta sidosryhmiltä. Kerättävää palautetietoa syntyy esimerkiksi aloitetoiminnasta, poikkeamista, reklamaatioista, vaaratilanteista, auditoinneista ja katselmuksista. Hyvään palautteiden hallinnan prosessiin liittyy tietojen keräämisen lisäksi mm. niiden analysointia, mahdollisten juurisyiden selvittämistä, sekä tehtävien ja toimenpiteiden määrittelyä. Onnistunut palautteiden hallinta lähtee liikkeelle palauteprosessien ja toimintamallien määrittelyllä, ja koostuu lisäksi raporttipohjien suunnittelusta, rakentamisesta ja niiden toimivuuden testaamisesta, palautteisiin liittyvien mittareiden laatimisesta sekä raporttipohjien käyttöönotosta.

Asiat menevät eteenpäin sovittuja tehtäviä ja toimenpiteitä tekemällä. Tehtävät dokumentoidaan usein pöytäkirjoihin, muistioihin, raportteihin, sähköposteihin, muistikirjoihin ja kalentereihin. Haasteena on saada kokonaiskuva tehtävien tilanteesta ja niiden seuranta on vaikeaa. Tehtävien hallinnan tehostamisella ja systematisoimisella voidaan päästä nopeammin ja varmemmin asetettuihin tavoitteisiin.

Oppimismenetelmä

Koulutus on yksipäiväinen ja koostuu alustuksesta palautteiden ja tehtävien hallintaan, käytännön esimerkeistä ja organisaatiokohtaisesta tekemisestä IMSiin. Koulutusta edeltää kouluttajan laatima orientoiva ennakkotehtävä, joka pohjustaa koulutuspäivän antia. Päivän aikana asiasisältöä käsitellään ja käytäntöjä luodaan organisaatioiden omiin järjestelmiin IMSin raporttiosion ja tehtävien hallinnan näkökulmista. Koulutuksen päätteeksi kouluttaja osoittaa, miten organisaatiokohtaista työtä voidaan jatkaa. Osallistujat saavat tuhdin tietopaketin organisaatiokohtaisen kehittämisen tueksi.