Kuinka leanata kesäloma?

Työpaikalla ja työtehtävien parissa ketterät toimintamenetelmät lienevät arkipäivää yhä useammalle. Lomalla opit saattavat jäädä hyödyntämättä, vaikka yhtälailla leaneilla toimintamenetelmillä voi sujuvoittaa arkea. Ota leaneista kesälomavinkeistä osuvimmat talteen ja sovella niitä omassa arjessasi.

Laita loppu multitaskaamiselle ja välttele turhaa työtä

1️⃣ Vältä häsläämistä

Ketteryys ei tarkoita sokkona juoksentelemista. Ennen kuin toimit, suunnittele.

2️⃣ Tee kerralla valmiiksi

Tee asiat kerralla valmiiksi alusta loppuun. Vähennä keskeneräisten tehtävien määrää. Kun aloitat vähemmän, lopetat nopeammin. Myös tekemisen mielekkyys lisääntyy, kun koet useammin aikaansaamisen tunnetta.

3️⃣ Opi virheistä

Virheet ovat oppimisen kannalta välttämättömiä. Voit arvioida ja kehittää toimintaasi jatkuvasti. 

4️⃣ Välttele turhaa työtä 

Arterin konkarikonsultin Jussi Moision sanoin: Lean Management on laiskuusperiaatteen noudattamista. Toisin sanoen kaikki, mikä on järkevää tehdä, tehdään mahdollisimman pienellä energialla ja kerralla oikein. Silloin ei tarvitse ottaa ylimääräisiä askeleita eikä tarvitse korjata toisten tekemiä tai itse tehtyjä virheitä.

Mieti siis, mitkä ovat niitä asioita, jotka tuottavat sinulle ja läheisillesi arvoa tai hyötyä. Keskity niihin. Vältä turhaa työtä. Älä tuhlaa arvokasta aikaasi vaan ole laiska siellä, missä kuuluukin.

Töistä lomille lähtö

Tee lomalle jäämisestä mukavaa ja valmistaudu tulevaan rentoutumisen ajanjaksoon huolella. Ennakoi lomalta paluu ja varaa kalenteristasi aikaa sähköpostin läpikäymiseen ja muihin aikaa vieviin tehtäviin ennen kuin kollegat varaavat ensimäisiltä lomalta paluupäiviltä ajat yhteisille palavereille.

Voit myös kirjata ylös kriittisimmät asiat esimerkiksi lomadokumentin muotoon, työkavereiden avuksi niille, jotka ovat töissä lomasi aikana. Dokumenttiin voit kirjata esimerkiksi prosesseja, tärkeimpien yhteistyökumppaneiden yhteystiedot ja pikaohjeet jonkin ohjelman käyttöön. Tiedon puuttuminen, sen epäselvyys tai vanhentunut tieto on myös eräänlainen pullonkaula ja hidaste prosessissa.

Visualisoi hoidettavat tehtävät Kanban-taulun tekniikkaa hyödyntämällä

Valkotaulua ei kannata kiikuttaa töistä kotiin, mutta jääkaapin oveen voi järjestää sarakkeet tehtäville asioille: mitä pitää tehdä, mitkä asiat on työnalla ja mitä on jo tehtynä.

Mökille lähtöön ja sitä ennen hoidettavat tehtävät voi visualisoida vaikkapa Post-it -lappujen avulla. Myös tehtävien jakaminen tasaisesti esimerkiksi perheenjäsenten kesken on läpinäkyvää, kun tehtävät ja vastuuhenkilöt ovat kaikkien näkyvillä.

Tavaroiden ja erilaisten välineiden etsimiseen käytettävä aika

Järjestä varastot, mökki ja koti, jotta tarvittavien välineiden löytämiseen käytettävä aika on mahdollisimman pieni. Turhautumisen riski on myös suuri, jos lasten uima-allas ei löydy tai naapurilta vieläkin lainassa oleva saha lojuu varastossa tuhannen muun työkalun keskellä.

Hyödynnä paikkojen järjestelyssä leanista tuttua 5 S tekniikkaa – sort, set in order, shine, standardize & sustain. Kas näin hoituu keittiön, vaatekaapin tai varaston järjestely!

Ethän hamstraa 

Älä laita tavaroita jemmaan tulevaa ajatellen, jos jotain ei ole tarvinnut viimeiseen 6-12 kuukauteen, mieti tarvitsetko sitä tulevaisuudessa todella. Hyviin tarjouksiin tarttumista kannattaa myös punnita tarkkaan, 10 kuutiota multaa tietää monta työtuntia, palautumisaikaa sekä reippaasti varastointitilaa.

Tunnista prosesseihin syntyvät pullonkaulat

Pullonkaula voi olla esimerkiksi se hetki, kun odotat seuraavaa työvaihetta tai päätöstä asian hoitamiseksi. Lean-termein pullonkaulalla tarkoitetaan sitä prosessin vaihetta, joka hidastaa koko prosessia.

Osallista puoliso tai ystävä projektisuunnitelman tekemiseen, näin pystyt hyödyntämään erilaisia näkökulmia suunnitteluvaiheessa huomioon ja todennäiköisesti projektin toteutus sujuu näppärästi, sillä hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Pullonkauloja voit välttää tekemällä päätökset itse ja suosimalla projektien viemistä loppuun asti yhdellä kertaa. Työhön ryhtyminen tuppaa olemaan yleensä se haastavin ja aikaavievin hetki, joten yksi asia kerrallaan valmiiksi -mentaliteetti tuottanee tulosta arjessakin.

Vältä ylituotantoa – tee vain tarpeeseen

Kasvata marjoja, perunaa, pinaattia tai omenoita vain tarpeeseen. Keitä mehua ja valmista hilloa vain mikäli kysyntää on oikeasti. Raaka-aineiden tai valmiin tuotteen ylijäämä tarkoittaa yleensä hävikkiä.

Lean-termein vain tarpeeseen vastaavaa toimintaa tai tuotteen valmistusta kutsutaan imuohjaukseksi.

Osaamisen maksimaalinen hyödyntäminen

Löytyykö perheestä prosessiosaamista, insinööri tai kenties luova persoona? Nakita sopivat tehtävät osaamisen ja mielekkään tekemisen perusteella. Insinöörille kukkien asettelu tai maisemointi voi olla epämieluisaa, kun taas luovalle persoonalle homma voi olla kovin mieleinen.

Mökkihommien ja kuntoilun yhdistäminen

Hoida kaksi asiaa kerralla! Halkojen hakkaaminen on fyysistä puuhaa, ruohon leikkuu ilman moottorilla toimivaa leikkuria vaatii kestävyyttä erityisesti isoilla piha-alueilla. Ripeasti tehty siivous on myös oiva sykkeen kohottaja. Ja jos tarjouksesta lähti mukaan 10 kuutiota multaa, on sen levittäminen yhdenlainen urheilusuoritus.

Virtaustehokkuus

Hyödynnä virtaustehokkuuteen tähtääviä periaatteita myös loman aikana.

Esimerkiksi marjojen pakastaminen sujuu näppärästi, kun valmistelet linjaston hommaa varten. Yksi puhdistaa marjat, toinen pakkaa marjan ja kolmas varastoi. Muista myös työnjohto, hänen tarkoitus on paikata prosessin solmukohtia ja seurata virtaustehokkuuden edellytyksiä.

Ethän unohda Gemba-kävelyitä: linjaston läpi käveleminen tuotannon ollessa käynnissä helpottaa sinua tunnistamaan prosessista pullonkauloja.

Tahtiaika

Mitä olisikaan loma ilman rakennusprojektia?

Jaa projekti pienempiin osiin, vaikkapa 30 minuutin aikaväleihin ja suunnittele hankkeesi alusta loppuun sen mukaisesti. Esimerkiksi montako 30 minuutin aika-ikkunaa tarvitset perustuksien tekemiseen, paljonko aikaa kuluu valmistelevaan työhön entä hankintojen tekemiseen?

Mikä työvaihe vaatii eniten aikaa, missä työvaiheissa olisi kannattavaa hyödyntää ulkoista apua, entä mitkä tehtävät vievät vain lyhyen aikaa, jolloin työvoiman hyödyntäminen muissakin tehtävissä olisi kannattavaa luppoajan välttämiseksi.

Muista jättää aikaa myös mahdollisten haasteiden tai poikkeamien selättämiseen. Joustovara aikataulun loppupäässä maksaa itsensä takaisin, joko aikataulussa pysymisen tai hyvänmielen muodossa.

Tahtiajan idea piilee siinä, että pystyt tunnistamaan suunnittelu- ja toteutusvaiheessa hankkeesi pullonkauloja ja reagoimaan niihin oikea-aikaisesti ja suunnitellusti. Projekti ei odota valmistumistaan vielä vuoden päästä, kun hoidat rakennusprojektin tahtiajan avulla budjetissa ja aikataulussa valmiiksi.

Rentouttavaa kesälomaa! 

Lue lisää:

• 5 vinkkiä etätyöpäivien leanaamiseen | blogi
• Leanin avulla kirkkautta kaaokseen | blogi
• Leanin arvovirtakuvauksen visuaalinen mallintaminen | blogi