Kuinka sitouttaa henkilöstöä uusiin toimintatapoihin? Case: Kymsote & Finla Työterveys Oy

Uusiin toimintatapoihin sitoutuminen saattaa aiheutaa haasteita yrityksissä. Miten sitouttaa henkilöstöä toimimaan uusien toimintamallien tai ohjelmistojen kanssa? Kokosimme tähän blogitekstiin asiakkaidemme, Kymsoten ja Finla Työtrerveys Oy:n, kokemuksia henkilökunnan sitouttamisessa. Tekstin alaosasta löydät konkreettiset vinkit sitouttamisen tueksi IMS-ohjelmiston näkökulmasta.

Case: Kymsote

Vuoden 2019 alusta toimintansa aloittanut kuuden kunnan kuntayhtymän tavoitteena on toiminnan tasalaatuistaminen, prosessien, vaikuttavuuden ja asiakastyytyväisyyden kehittäminen. Kuntayhtymän vastuulla on tarjota yhdenvertaiset sosiaali- ja terveyspalvelut jokaiselle asiakkaalle.

Ennen kuntayhtymän toiminnan aloittamista osalla kunnista oli IMS-ohjelmisto käytössään jo entuudestaan.

Toimintatavat ja toiminnan kuvaaminen samalle tasolle

Prosessien kuvaukset ja dokumentointi ei kuitenkaan ollut samalla tasolla kaikkein kuntien välillä, joten yhtenäiset toimintatavat, prosessien kuvaustavat sekä dokumentointi täytyi saada yksiköiden välillä samalle tasolle.

Kymsoten laatupäällikkönä ja IMSin pääkäyttäjänä toimiva Tarja Hyvönen kertoo organisaation tavoitteista:

Tavoitteenamme on kehittää palveluitamme yhä laadukkaammiksi, hyvinvointia edistäviksi sekä tarveperäisiksi strategiamme mukaisesti. Pyrimme samalla myös kustannustehokkuuden kehittämiseen.”

IMS-toimintajärjestelmän avulla organisaatiossa luodaan edellytykset toiminnan tasalaatuistamiselle ja strategian jalkautukseen. Jatkuva laadun parantaminen mahdollistuu prosessien ollessa luonnollinen osa työntekoa.

Henkilöstön osallistaminen prosessien kuvaamiseen

Kymsotessa IMS-ohjelmistolla on lähdetty kuvaamaan asiakkaamme tarjoamien palveluiden prosessit. Prosessien kuvaaminen aloitettiin palveluittain prosesseista vastaavien ja henkilöstön kanssa. Aikataulujen ja tavoitteiden asettaminen kokonaisuudessa on tuonut varmistusta ison kokonaisuuden etenemisen suhteen.

Myös Arterin asiantuntijan vetämän työpajapäivät ovat auttaneet viemään kokonaisuutta käytännön tasolla eteenpäin.

Olen ollut mukana kouluttamassa Kymsoten esimiehiä sekä prosessien vastuuhenkilöitä IMSin käyttöön ja prosessien kuvaustapaan, tavoitteena Kymsoten yhtenäiset toimintatavat. Ohjelmiston jalkauttaminen ja käytön ylläpitäminen yksikköjen arjessa on tärkeää kokonaisuuden kannalta ja sen parissa on töitä vielä riittää”, Tarja painottaa.

Tarja kertookin vastuun jakamisen ja prosessiomistajuuden olevan tärkeä osa organisaation laadun- ja prosessien hallintaa. Kymsotella on oma IMS-työryhmä, joka on kokoontunut useamman kerran vuodessa kokonaisuuden edistämisen tiimoilta.

Laadunhallinta vaatii johtajuutta sekä prosessiosaamista”, Tarja Hyvönen mainitsee.

Case: Finla Työterveys Oy

Finla on suomalainen 1973 perustettu asiakasyritystensä omistama työterveyden asiantuntija organisaatio. Finlan toiminta keskittyy työterveyshuoltoon, mikä mahdollistaa panostamisen laadukkaaseen, asiantuntevaan palveluun sekä kehitykseen. Organisaatiolla on 17 toimipistettä ja 150 työntekijää Suomessa.

Finla on hyödyntänyt toiminnassaan jo vuodesta 2006 lähtien IMS-toimintajärjestelmän alustaa. 2016 loppupuolella organisaatiossa siirrettiin yhtiön verkkolevyltä kaikki yhteiset ohjeistukset ja dokumentaatio IMSin puolelle, kun ohjelmisto sai pääkäyttäjäkseen Finlan Sanna Heiskasen. Sanna toimii Finlassa johdon asistenttina sekä viestintäkoordinaattorina.

IMSiä käytetään organisaation dokumenttipankkina, eli kaikki yhteiset ohjeistukset, pohjat, lomakkeet ja dokumentaatio on siirretty kokonaisuudessaan IMSiin. Ohjelmistossa on hyvin rajatulla määrällä henkilöillä päivitysoikeudet, jotta kokonaisuus pysyy hyvin hanskassa.

Esihenkilöt vastaavat ohjelmiston sisältöpuun mukaisista sisällöistä, eli jokaisella esihenkilöllä on oma selkeä vastuualueensa. Esihenkilöt tarkastavat dokumenttien oikeellisuuden sovitulla syklillä, jotta jokainen dokumentti on ajan tasalla.

Selkeys ja yhtenäinen linja läpi organisaation edesauttaa sitoutumista

Henkilöstö on sitoutunut ohjelmiston käyttöön, koska IMSistä löytyy kaikki yhteiset ja ajantasaiset ohjeistukset ja dokumentatio. Finlassa työskentelevät tulevat myös tutuiksi IMSin kanssa heti perehdytyksestä lähtien, jolloin uusi työntekijä perehdytetään työhönsä ohjelmistosta löytyvän suunnitelman mukaisesti. Perehdytyksessä käydään läpi IMSissä olevia prosesseja ja ohjeistetaan jokaista ammattiryhmää niihin dokumentteihin, jotka heillä ovat käytössään.

2016 loppupuolella Finlassa aloitettiin IMSin siivousprojekti, jossa toimintajärjestelmässä olemassa olevat sisällöt siirrettiin arkistoon ja verkkolevyltä tuotiin ajankohtaiset ohjeistukset ja dokumentaatio IMSiin.

Siivousprojekti vietiin alusta loppuun 3 kuukauden aikana. Projekti aloitettiin jakamalla vastuualueet esihenkilöiden kesken. He kävivät manuaalisesti läpi verkkolevylle tallennetut dokumentit; päättivät mitä siirretään IMSiin, mitä arkistoidaan ja mitä poistetaan.

Esihenkilöt sitoutuivat alusta alkaen projektiin ja muun muassa prosessikuvaukset piirrettiin yhdessä IMSin pääkäyttäjän Sannan kanssa. Organisaatiossa vierähti useampi tunti ja kerta prosessikuvauksien ja prosessipuun tekemisessä.

Yhteinen päätös vie kohti asetettuja tavoitteita

Koko organisaatiota koskeva yhteinen päätös siitä, että jatkossa kaikki dokumentit ja ohjeistukset löytyvät vain IMSistä, vei siivousprojektia eteenpäin.

IMS on yksi konkreettinen keino siihen, että toimintaa toteutetaan 17 toimipisteessämme samalla tavalla. Ohjelmistosta löytyy kaikki yhteiset ohjeistukset, esimerkiksi lomakkeet, henkilöstöopas ja toimintaohjeet. Työntekijämme ovat antaneet positiivista palautetta siitä, kuinka helposti tarvittavat ohjeistukset ja dokumentaatio löytyy IMSistä ohjelmiston hakutoiminnon avulla”, Sanna painottaa.

Sanna vinkkaa ohjelmiston käytöstä seuraavaa:

IMS tarjoaa ohjelmistona paljon mahdollisuuksia, mutta kaikkia ominaisuuksia ei tarvitse ottaa heti käyttöön. Ohjelmistoa kannattaa lähteä pureskelemaan omaan toimintaan peilaten osio kerrallaan.”

Vinkkimme IMS-ohjelmiston sitouttamiseen:

✔️ Osallista kuvauksien tekemiseen henkilöt, jotka ovat osa prosessia. Yhdessä tehty kuvaus tai ohjeistus tulee todennäköisemmin käyttöön.

✔️ Kasvata organisaationne tietoutta ja taitoja prosessityöskentelyssä ja prosessijohtamisessa koulutuksien tai tukihenkilöiden avulla.

✔️ Kiinnitä huomiota ohjeistuksien helppoon saatavilla oloon.

✔️ Sopikaa pelisäännöt ohjeistuksien ja dokumenttien tallentamiselle ja ylläpidolle. Yhtenäiset ja selkeät ohjeistukset edesauttavat käytäntöihin sitoutumisessa.

✔️ Tuo IMS osaksi arkea perehdytyksen, yhteisten dokumenttien ja ohjeistuksien tallennuspaikkana. Kun ohjelmisto on mukana arjen toiminnoissa, on sen käyttö luonnollisempaa.

✔️ Luo linkityksiä muiden sisäisten kanavien ja IMSin välille, esimerkiksi organisaation sisäisessä intrassa sekä tiedotteissa.

✔️ Vältä liian ison palan haukkaamista – ota yksi osio kerrallaan käyttöön IMS-ohjelmistosta organisaatiossanne.

Suosittelemme:

👉 Kymsote ja IMS-ohjelmiston käyttö | referenssi
👉 Dokumentaatio ja ohjeistukset haltuun – Finla Työterveys Oy ja IMS-ohjelmisto | referenssi
👉 Tavoitteena parempaa laatu- ja johtoryhmätyötä – Otaverkko ja IMS-ohjelmisto | referenssi