Blogi

Kuntamarkkinat 2020 – tietoisku tiedonhallintamallista

Kuntamarkkinat 2020 – Tietoisku: Miten toteuttaa tiedonhallintamalli?

Kerromme Kuntamarkkinoiden aikaan keskiviikkona 9.9.2020 julkaistussa tietoiskussa, miten tiedonhallintamallin voi toteuttaa arkkitehtuurityökalu ARCin avulla. Tietoiskussa vastaamme alla oleviin kysymyksiin ja kerromme käytännön vinkkejä tiedonhallintamallin rakentamiseen, mukana myös tiedonhallintamallin checklist. Katso tietoiskuvideo alta. 

  • Millaisia hyötyjä ohjelmistoratkaisusta voi saada tiedonhallintamallin pohjatiedon luomiseen?
  • Miten tiedonhallintamallin pohjakuvauksesta luodaan erilaisiin tarkoituksiin näkökulmia tai näkymiä?
  • Miten ohjelmistoratkaisu tukee muutosvaikutusten arviointia ja sisällön päivittämistä tiedonhallintamallissa?

Tietoisku: Miten toteuttaa tiedonhallintamalli?

Kiinnostuitko tiedonhallintamallin rakentamisesta ARC-ohjelmistolla? Tilaa tästä ARC-ohjelmiston demo veloituksetta ja ota selvää, miten ohjelmisto sopisi tarpeisiinne. 

Mikä tiedonhallintamalli on?

Tiedonhallintamalli on organisaation tiedonhallintayksiköllä oleva selkeä kuvaus toimintaympäristön tiedonhallinnasta eli tavoista, joilla tietoaineistot muodostuvat organisaation tietovarantoihin. Tiedonhallintamallin taustalla on tiedonhallintalaki, jonka tarkoituksena on:

  • Varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely, jotta julkisuusperiaate toteutuu.
  • Mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen tuloksellisesti ja laadukkaasti.
  • Edistää julkishallinnon tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta.

Tiedonhallintamalli voidaan jaotella neljään osaan:

  • toiminnan kuvaukset,
  • tiedon kuvaukset,
  • tietojärjestelmien kuvaukset,
  • riskit ja tietoturvallisuustoimenpiteet.
Tutustu tarkemmin tiedonhallintalakiin liittyviin aineistoihimme tästä!

Miten rakentaa tiedonhallintamalli?

Tiedonhallintamallin rakentamisesta ARC-ohjelmistolla on haluttu tehdä mahdollisimman sujuvaa. Olemme keränneet palautetta tiedonhallintamallista asiakkailtamme, huomioineet Valtiovarainministeriön Tiedonhallintalautakunnan suosituksen tiedonhallintamallista sekä olemme hyödyntäneet meidän omaa organisaation kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen Arter Framework -viitekehystä.

Valmis pohja ohjaa tekemistä ja auttaa dokumentaation keräämisessä

ARC-ohjelmistoon on luotu valmis etusivukaavio, joka kokoaa yhteen tiedonhallintamallin sisällöt. Kaavioon on sisällytetty kokonaisuudet, jotka tiedonhallintalaki velvoittaa kuvaamaan sekä kokonaisuudet, joiden kuvaaminen tuottaa hyötyjä organisaatiolle. Tästä esimerkkinä prosessikartta.

Tiedonhallintamallin rakentamisessa huomioidaan jo olemassa olevia kuvauksia toiminnasta, sillä tiedonhallintamallissa ei varsinaisesti ole kyse uuden asian dokumentoinnissa.

Tiedonhallintamallin valmiisen pohjaan kuuluvat osiot:

  • Toiminta,
  • tieto,
  • tietojärjestelmä,
  • mallin hyödyntäminen ja kehittäminen
  • sekä tukimateriaali.

Osiot vastaavat mallin neljään jaotteluun: toiminnan kuvauksiin, tiedon kuvauksiin, tietojärjestelmien kuvauksiin sekä riskeihin että tietoturvallisuustoimenpiteisiin.

Kunkin osion alta löytyy valmiit taulukoinnit, johon kyseistä tietoa organisaatiossa voidaan tuottaa.

Millaisia hyötyjä ohjelmistoratkaisusta voi saada tiedonhallintamallin pohjatiedon luomiseen?

Rakennepuoli ja kaaviot nopeuttavat tiedonhallintamallin toteutusta – ARC-ohjelmistoon voi tuoda suoraan malleja, joiden mukaan vaikkapa prosessikuvaukset tulee olla toteutettuina tiedonhallintamallissa.

Miten tiedonhallintamallin pohjakuvauksesta luodaan erilaisiin tarkoituksiin näkökulmia tai näkymiä?

ARC-ohjelmistoon voidaan rakentaa pohjakuvauksia esimerkiksi organisaation toiminnoista tai käytössä olevista järjestelmistä. Pohjakuvaukset ovat eräänlaisia perustietoja kuvattavasta kohteesta, kuten vaikkapa tietojärjestelmistä tai prosesseista.

Kun tiedot ovat kertaalleen tallennettu ARCiin esimerkiksi tietojärjestelmistä, voidaan erilaisia näkymiä koota vaikkapa tietosuojan tai asiakirjajulkisuuskuvauksen velvoitteen mukaisesti.

Miten ohjelmistoratkaisu tukee muutosvaikutusten arviointia ja sisällön päivittämistä tiedonhallintamallissa?

ARCin avulla esimerkiksi erilaisten johdannaisvaikutuksien löytäminen helpottuu. Esimerkiksi miten vaikkapa jokin ohjelmistomuutos vaikuttaa organisaation toimintoihin tai tietoturvallisuuteen. Tai millaisia riskejä liittyy oppilastietojen käsittelyyn.

Yhteyskaavion avulla organisaatiossa voidaan tutkia ja ennakoida mahdollisia riskejä, joita liittyy oppilastiedon käsittelyyn. Kuten mistä kyseistä tietoa löytyy, mitkä ohjelmistot hyödyntävät kyseistä tietoa, missä prosesseissa tietoa hyödynnetään ja ketkä tietoa käsittelevät työhön liittyen.

Lue lisää:

Kokeile itse ARC-ohjelmistoa ja tilaa demotunnukset veloituksetta!

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile ARC-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Toni Vehmaanperä toimii Arterilla tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin konsulttina. Tonilla on vahva osaaminen ARC-ohjelmistosta ja sen hyödyntämisestä organisaatioiden toiminnan visuaalisessa mallintamisessa. Hän tuntee myös julkishallinnon tiedonhallintalain sekä GDPR-asetuksen vaatimukset.

Liittyvät materiaalit