Lean on aina asiakaslähtöistä

Lean yhdistetään tänä päivänä moneen asiaan. Vaikka Lean on syntyisin valmistavasta teollisuudesta, sitä sovelletaan yhtä hyvin julkishallinnossa, yksityisellä sektorilla, terveyden hoidossa, kolmannella sektorilla kuin myös yksittäisessä toiminnossa kuten tuotekehityksessä. Perimmiltään kyse on liiketoiminnan toteuttamisesta kannattavasti.

Leanin ydinajatus on virtauksen maksimointi ja hukan poistaminen. Virtausta seurataan läpimenoajalla. Läpimenoaika riippuu käytettävistä resurssista ja tehtävän työn määrästä (käyttöaste). Tunnettua on, että käyttöasteen nosto ilman resurssien uudelleen arviointia pidentää läpimenoaikaa ja laskee asiakaspalvelutasoa. Tätä kirjoitettaessa Helsingin käräjäoikeuden juttujen käsittelyaika on tunnetusti liian pitkä. Syynä tähän on, että varatut resurssit suhteessa juttujen määrään eivät ole tasapainossa. Käytännössä tapahtuu niin, että jutut kasautuvat valmistelijoiden, esittelijöiden ja tuomareiden pöydille keskeneräisten töiden varastoksi.

Kuka joustaa – oikeuslaitoksen prosessiin joutunut tai hakeutunut kansalainen tai yritys?

Miten virtaus vaikuttaa?

Jokaisella prosessilla tai järjestelmällä on erityinen pullonkaula eli este, joka määrää läpimenoajan. Läpimenoajan pidentyessä tässä pisteessä aikaa alkaa kulumaan johonkin muuhun, kuin arvon tuottamiseen asiakkaalle. Yrityksen tulee löytää tämä läpimenoa rajoittava piste ja resursoida se uudelleen. Toimenpiteiden jälkeen merkittävin pullonkaula kyllä siirtyy seuraavaan jo väljempään kohtaan, mutta virtaus on kuitenkin noussut ja läpimenoaika lyhentynyt. Resurssien oikea mitoitus ja kohdentaminen on Leanin ensimmäinen perusajatus. Kun suunnittelija suunnittelee uutta tietä, niin hän ei tee sitä keskimääräisen liikennekapasiteetin, vaan kestävän kapasiteetin mukaan.

Ylikuormitus (alimitoitetut resurssit) lisäävät keskeneräistä työtä ja aiheuttavat välivarastoja. Ylikuormitus aiheuttaa laatuongelmia. Ihmisille ylikuormitus aiheuttaa mm. stressiä, väsymystä, tapaturmia sekä työkyvyn ja hyvinvoinnin alentumista.

Miten vaihtelu vaikuttaa?

Leanin toinen perusajatus on vaihtelun vähentäminen. Mikäli vaihtelu kyetään poistamaan, niin prosessin suorituskyky on huipussaan. Reaalitaloudessa vaihtelua ei pystytä kuitenkaan kokonaan poistamaan, mutta sitä voidaan kyllä vähentää. Vaihtelun seurauksena syntyy hukkaa, joka syö suorituskykyä. Vaihtelua tulee järjestelmän ulkopuolelta ja sitä syntyy järjestelmän sisäpuolella.

Vaihtelu aiheuttaa hukkaa, joka ilmenee monin tavoin:

• Kuljetukset kuluttavat resursseja, mutta eivät nosta tuotteen arvoa, joten asiakas ei halua maksaa niistä. Lisäksi kuljetuksissa tapahtuu hävikkiä, tietoja katoaa ja niiden kohdistaminen aiheuttaa lisätyötä.
• Varastot sitovat rahaa, vaativat tilaa ja varastossa tuote voi vanhentua.
• Tarpeeton liikkuminen aiheuttaa hukkaa. Kun työssä tarvittavat tiedot, laitteet tai materiaalit eivät ole työpisteessä saatavilla niin työntekijän on koottava tai noudettava niitä eri paikoista. Potilasta joudutaan kuljettamaan rakennuksesta tai osastolta toiselle hoitoketjun aikana. Asiakas joutuu käymään monessa virastossa hoitaessaan asiaa.
• Odottaminen on tuottamatonta aikaa ja resurssien tyhjäkäynnistä maksetaan samaa hintaa kuin niiden käytöstä. Odotetaan tietoa, materiaaleja, ihmisiä, laitteita tai toimittajan toimituksia. Aloitus voi edellyttää joitakin papereita, tietoa, päätöstä, hyväksyntää tai vastausta. Huonosti suunniteltu prosessi aiheuttaa pullonkauloja ja odottamista. Palaverin aloitukset siirtyvät, kun myöhästyneitä joudutaan odottamaan. Järjestelmiin kirjautuminen vie aikaa.
• Ylituotannossa tuotetaan enemmän kuin seuraava työvaihe tarvitsee tai enemmän kun asiakas ostaa. Ylituotanto kasvattaa varastoja ja lisää näin hukkaa.
• Yliprosessointi on tehtäviä, toimintoja ja materiaaleja, jotka eivät tuo asiakkaalle lisäarvoa. Tuotetaan enemmän tietoa kuin vastaanottaja tai asiakas tarvitsee tai haluaa. Esimerkkeinä kirjoitetaan muistioita ja raportteja, joita kukaan ei tarvitse tai viitsi lukea. Sama tieto syötetään ja ylläpidetään monessa eri järjestelmässä. Päätöksenteko on nostettu liian ylös – kumileimasimet. Vaaditaan liian monet katselmukset ja hyväksynnät. Papereiden ja päätösten kierrätys viivyttää prosessia. Laaditaan ylipitkiä ja kaiken kattavia sopimuksia, kun tarjolla olisi valmiita ja selkeitä malleja.
• Vaatimuksista poikkeavat palvelut ja virheelliset tuotteet tulee korjata tai hylätä.  Molemmat tapaukset kuluttavat resursseja, joista asiakas ei maksa. Virheet aiheuttavat lisätyötä ja -kustannuksia. Virheiden korjaus syö tuotantokapasiteettia, liikevaihtoa ja kannattavuutta sekä laskee asiakastyytyväisyyttä ja uudelleen ostoaikeita. Väärinperustein tehdyt viranomaispäätökset johtavat pitkään ja usein vaikeaan valitusprosessiin.

Kysynnän vaihtelut kurittavat toimitusketjua, rajoittavat mahdollisuuksia standardoida prosesseja, vaikuttavat läpimenoaikoihin sekä vaikeuttavat toimitusaikalupausten antamista. Kestävän kapasiteetin sijasta resurssit joudutaan mitoittamaan usein korkeimman tuotantotason mukaan. Hukka on seuraus erilaisista häiriöistä, jotka vaihtelu aiheuttaa. Kun vähennät vaihtelua, niin se pienentää hukkaa.

Mitä Lean on isossa kuvassa?

Lean ajattelu tarjoaa useita työkaluja kuten Kaizen, Visuaalinen ohjaus, 7 hukkaa, 5 S, imuohjaus ja arvovirtakuvaukset. Työkalut auttavat ymmärtämään tilannetta ja tekemään sille jotakin. Mutta aivan kuten rakennuksella, pelkät työkalut kuten vasara, saha ja vesivaaka eivät riitä, vaan tarvitaan piirustuksia, lupia ja rakennuttajan asettamia tavoitteita. Samoin Lean-ajattelussa tarvitaan päämäärä sille, mitä tavoitellaan; reunaehdot, joissa tulee pysyä sekä liiketoimintakonseptit, joilla menestytään. Ei keskitytä pelkkiin työkaluihin, vaan kokonaisuuden optimointiin. Tavoitteena on tuottaa asiakkaalle parasta mahdollista arvoa tuottajan tarpeet huomioiden.

”Missä on tahtoa, siinä on tie?” – suomalainen sananlasku

Lean tiellä tulee asettaa haaste – Minne halutaan päästä? Löytää esteet, jotka estävät meitä toteuttamasta haasteen. Päättää toimenpiteet – mitkä ovat askeleet.