Luo edellytykset palvelujen digitalisaatiolle ja organisaation muutoskyvykkyydelle tiedonhallintamallin avulla

Tiedonhallintalaki on julkisen hallinnon tiedonhallintaa koskeva yleislaki, jossa säädetään siitä, miten tietoja tulisi käsitellä ja kuvata virkamiesorganisaatioissa. Laki koskee julkishallinnon toimijoita ja se astui voimaan 1.1.2020. Vaikka laki velvoittaa julkishallintoisia toimijoita, on siitä hyötyä myös muille organisaatioille.

Laki velvoittaa julkishallintoiset organisaatiot toteuttamaan tiedonhallintamallin toiminnastaan ja tässä tekstissä käydään läpi, mitä hyötyä tiedonhallintamalli voi tuottaa organisaatiolle ylipäätään riippumatta siitä, onko organisaatio julkishallintoinen vai ei.

Tiedonhallintalaki määrittää ja asettaa velvoitteita:

• Tiedonhallinnan järjestämiselle,
• tiedonhallintakokonaisuudelle,
• tiedonhallintaan kohdistuvien muutosten vaikutusten arviointiin,
• tietovarantojen yhteentoimivuudelle,
• tietoturvallisuusvelvoitteille,
• tietoaineistojen keräämiselle, säilyttämiselle ja luovuttamiselle.
• sekä tietoaineistojen yksilöintiin ja rekisteröintiin.

Tiedonhallintalain tavoitteena on poistaa turhaa sekä päällekkäistä työtä ja rakentaa suoraviivaisempia palvelupolkuja.

Lue lisää tiedonhallintalaista ja -mallista täältä. 

Aineeton pääoma tuottaa yritykselle kilpailuetua – kuvaa tiedon elinkaari tiedonhallintamallin avulla

Aineettomalla pääomalla tuotat asiakkaillesi arvoa. Aineettomissa pääomissa pääomaluokat voidaan jaotella seuraavanlaisesti:

• rakennepääoma eli dokumentoitu tieto,
• inhimillinen pääoma eli organisaation hiljainen tieto; työntekijöiden asenne, osaaminen ja koulutustausta,
• suhdepääoma eli organisaation sidosryhmäsuhteet, organisaation sisäiset suhteet, brändi, maine sekä yhteistyösopimukset.

Kun aineettoman pääoman elinkaari ja kulku organisaatiossa on kuvattu, voidaan sen tuottamaa arvoa kehittää ja samalla kartoittaa prosesseihin liittyviä mahdollisia riskejä. Riskien tunnistamisen avulla, prossesseja voidaan parantaa tietoturvan ja kyberturvallisuuden kantilta.

Tiedonhallintamalli antaa hyvän viitekehyksen aineettoman pääoman ja hiljaisen tiedon kuvaamiselle muillekin organisaatioille kuin vain julkishallintoisille toimijoille.

Arterin tiedonhallintamalli-palvelu koostuu seuraavista kokonaisuuksista

Tiedonhallintamallin palvelukokonaisuudessa Arterin ARC-ohjelmistoon mallinnetaan asiakkaan tiedonhallintamalliin:

• Toimintaprosessit
• Tietovarannot/rekisterit
• Tietoaineistot
• Tietojärjestelmät
• Optiona: tietotilinpäätös
• Optiona: tietoturvallisuustoimenpiteet

Kokonaisuuden toteuttamiseen menee yleisesti 10 työpajapäivää ja mahdolliset optiot päivien päälle lisättynä. Kymmenen työpajan lisäksi päivien välissä organisaatio kerää ja tuottaa tarvittavaa tietoa itse osakokonaisuuksiin. Mahdolliset ennakkotehtävät ovat myös mahdollisia ennen työpajapäivien aloittamista.

Palvelukokonaisuus suunnitellaan aina asiakkaan kanssa, jolloin kokonaisuudesta tulee sellainen, joka palvelee organisaation todellisia tarpeita. Tässä tiedonhallintaan liittyvässä palvelussa luodaan konsultin avulla rakenteita ja aloitetaan arkkitehtuurikuvaukset tiedon elinkaaren eri vaiheista.

Dokumentaatioalustana toimii Arterin ARC-ohjelmisto, joka helpottaa tietojen päivittämistä ja ylläpitoa jatkossakin. Tutustu tarkemmin ARC-ohjelmistoomme täällä. 

Näin hyödyt tiedonhallintamalli-palvelustamme

• Palvelukokonaisuuden aikana tuotatte ja keräätte arkkitehtuurikuvaukset tiedonhallinnan kannalta keskeisistä osa-alueista ARC-ohjelmistoon.
• Tiedonhallintamalli muodostaa kuvauskannan yhdessä muun tiedonhallinnan dokumentaation kanssa ja on käytettävissä monipuolisesti moneen eri käyttötarkoituksiin kuten riskienhallintaan, muutosten ohjattuun läpivientiin ja prosessien ja järjestelmien päällekkäisyyksien tunnistamiseen.
• Yksittäisten elementtien suhdetta organisaation toiminnan kokonaisuuteen ja niiden yhteyksiä muihin elementteihin voidaan tarkastella tiedonhallinnan kokonaismallissa.
• Jalostamme kerätyn tiedon sellaiseen muotoon, jonka voi viedä julkaistavaan muotoon, jotta tuotettua tietoa voidaan jakaa organisaation sisällä sekä ulkoisille sidosryhmille. ARC-ohjelmiston visuaaliset ominaisuudet mahdollistavat ymmärrettävän näkymän luomisen organisaation tiedonhallinnan tilasta.
• Kun tieto on kerätty pystytte tunnistamaan tarpeita ja suunnittelemaan kokonaisuuksia esimerkiksi digitalisoitavista kokonaisuuksista, riskeistä ja muutosvaikutuksista.

Tiedonhallintamalli on työkalu kohti muutoskyvykästä organisaatiota

Muutosvalmius ja -kyvykkyys voidaan nähdä erilaisten mahdollisuuksien pohtimisena sekä niihin varautumisena eli ennakointina, ja parhaimmillaan ennakoinnin avulla mahdollistat organisaatiolle halutunlaisen tulevaisuuden. Tiedonhallintamallin avulla luot organisaatiolle edellytykset tunnistaa muutostarpeita ja mahdollistat nopean muutosvalmiuden visualisoimalla organisaation toiminnan.

Suosittelemme sinulle:

👉 Tiedonhallintamallista kokonaisarkkitehtuuriin | blogi + webinaari
👉 Prosessien ja järjestelmien rooli tiedonhallintamallissa | blogi
👉 3 + 30 syytä rakentaa tiedonhallintamalli ARC-ohjelmistolla | blogi
👉 Muutosten arviointi tiedonhallintamallin avulla | blogi + webinaari

Tutustu myös miten muissa organisaatioissa tiedonhallintamalli on toteutettu:

👉 Ylä-Savon SOTE – Tiedonhallintamalli osana kokonaisarkkitehtuuria ja kehitystyötä
👉 Taipalsaaren kunta – Tiedonhallintalakiin vastaaminen ja visuaalisen työkalun tarve kokonaisuuden rakentamiseen ja hallintaan
👉 Mercuria oppilaitos – Tiedonhallintalain edellytyksiin vastaaminen ja toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen