Prosessit sataviisikymmentäsivuisena word-tiedostona, parisataa dokumenttia linkitettynä tekstiin, toinen mokoma linkkeinä ulkoisiin tietolähteisiin, versiohallinta erillisessä excelissä ja tarkat vastuut määrittämättä.
Vanhassa työpaikassani oli tehty valtaisa työ laatujärjestelmän rakentamisessa, mutta kun työkalut eivät olleet kunnossa, niin rakennusvaihe oli raskas ja ylläpito likipitäen mahdoton. Päivitettyjä tekstejä ja dokumentteja lähetettiin minulle sähköpostitse, ja minä tein varsinaiset päivitykset niiden pohjalta ja merkkasin muutokset erilliseen exceliin. Toimintatapa alkoi tuntua mahdottomalta, epätoivo alkoi kasvaa ja hanskat olivat pudota lopullisesti sen jälkeen, kun parin sadan dokumentin linkitykset prosesseihin katkesivat dokumenttien siirtämisen vuoksi. Olimme tilanteessa, jossa kukaan ei enää täysin tiennyt mihin tietoon voi luottaa ja mikä kaipaa päivittämistä.
Työkalu laatujärjestelmän rakentamiseen
Aloin kartoittamaan markkinoilta parempaa työkalua laatujärjestelmämme rakentamiseen ja varsinkin sen ylläpitämiseen. Tärkein ajatukseni oli, että itse laatujärjestelmän rakentaminen on projektiluontoinen ponnistus organisaatiolta, ja sen jälkeen toiminta on sen ylläpitämistä, kehittämistä ja päivittämistä. Markkinoilta löytyi paljonkin muun muassa erilaisia prosessien mallinnustyökaluja, mutta niiden suurin ongelma oli siinä, että minulta puuttui toimiva prosessien julkaisukanava koko organisaation nähtäville.
Löysin markkinoilta IMS-toimintajärjestelmän ja tilasin siitä maksuttoman demon itselleni kokeiltavaksi. IMS vakuutti minut sen yksinkertaisen käyttöliittymän ansiosta, jonka vuoksi sen peruskäyttäminen oli helppoa. Suurimmat edut löytyivät kuitenkin sen varsinaisista toiminnoista:
- prosessit mallinnetaan ja julkaistaan suoraan järjestelmässä, jolloin ei tarvita erillistä julkaisualustaa
- dokumentit tuodaan suoraan järjestelmään joko tiedostoina, verkkodokumentteina tai dokumenttilinkkeinä
- dokumentit voidaan linkittää suoraan prosesseihin, ilman pelkoa linkitysten katkeamisesta, vaikka dokumentin paikkaa muuttaisi järjestelmässä
- järjestelmässä voidaan määrittää jokaiselle prosessille ja dokumentille katselija, muokkaaja ja hyväksyjä sekä vastuuhenkilö organisaation omien tarpeiden mukaan
- prosesseille ja dokumenteille voidaan määrittää versioinnit ja hyväksymiskäytännöt, jolloin vain hyväksytyt versiot näkyvät halutuille henkilöille
- automaattiset katselmointiajat muistutuksineen taas auttavat vastuuhenkilöitä pitämään vastuullaan olevan sisällön ajan tasalla
Tässä on mainittu vain osa IMS-toimintajärjestelmän toiminnoista, mutta nuo toiminnot vakuuttivat aikoinaan itseni ja auttoivat ratkaisemaan ongelman vanhassa työpaikassani. IMS-toimintajärjestelmän käyttöönotto aloitettiin ja toimin itse sen pääkäyttäjänä vanhassa työssäni.
Järjestelmä tuntui niin hyvältä työkalulta laadun hallitsemiseen, että hyppäsin pääkäyttäjästä järjestelmän kouluttajaksi ja autan nyt eri organisaatioita alkuun oman IMS-toimintajärjestelmänsä kanssa.
