Miksi raportit -osiossa on niin paljon huomioitavaa?

Miksi raportit -osiossa on niin paljon huomioitavaa?

Jaa myös muille

Toimintajärjestelmä on suunniteltu toiminnan vakioimista ja kehittämistä varten. IMS-ohjelmiston Raportit -osio on kehittämisen kimmokkeiden kuten palautteiden, reklamaatioiden ja vaikkapa läheltä-piti -tilanteiden kirjaamisen työkalu. Palaute saadaan, se kirjataan ylös ja reititetään organisaatiossa toimenpiteistä vastaavalle. Lopuksi arvioidaan toimenpiteiden vaikuttavuutta.

Ohjelmiston käyttämisen opettelemiseen on monia tapoja: yksi etenee yrityksen ja erehdyksen kautta, toinen tutustuu ensin käyttöohjeeseen ja muutoslokeihin ja videoihin ja kokeilee sitten itse, kolmas kysyy neuvoa kollegalta tai toimittajan asiakaspalvelusta. Aina on mahdollista ottaa myös mallia demoista.

Mielestäni kuitenkin juuri Raportit -osion logiikan opetteleminen kannattaa aloittaa koulutuksella. Yksi perusteluista on se, että Raportit -osion monipuolinen käyttäminen sivuaa montaa muutakin IMS-ohjelmiston osiota. Asiakaspalaute voi tulla nettilomakkeelta (IMS-lisäpalvelu kts. miten me sitä hyödynnämme), jolloin ulkoisen palautteen raportointia voidaan hyödyntää vaikkapa asiakastyytyväisyyskyselyyn. Raporttipohjan vastuuhenkilö saa täytetystä raportista sähköpostin (tämä asetetaan Ylläpito-osiossa). Kun raportin kaikki vaiheet on käsitelty, se hyväksytään. Yhden raporttipohjan täytettyjä raportteja voidaan tilastoida, ja niille voidaan tehdä kyselyjä, joiden tuloksista on mahdollista Ylläpito-osion ulkoisia lähteitä hyväksi käyttäen tehdä mittareita.

Raporttipohjan suunnittelemisessa pitää huomioida monta seikkaa. Raporttipohjan vaiheistus, tietosisältö, käyttöoikeudet ja reititys on rakennettava niin, että koko annetun palautteen käsittelyketju huomioidaan. Raporttipohjalla käytettävät pudotuslistat sekä ohjaavat palautteen antajaa että muodostavat mitattavan tiedon. Tiedämme hyvin, että joskus pelkistäminen on vaikeinta. Monimutkaisen, rönsyilevän ja polveilevan raporttipohjan tekaisee nopeasti, mutta olepa lyhyt, selkeä ja tarkka: se on aina vaativaa.

Raporttipohjaa voi muokata mieleisekseen niin kauan, kun sillä ei ole yhtään raporttia. Jos haluaa muokata olemassa olevaa raporttipohjaa, niin siitä pitää tehdä kopio – siis luoda uusi raporttipohja.

Huolella suunniteltu raporttipohja palvelee käyttäjänsä tarpeita hyvin. Vastuuhenkilö lähettää vaikkapa asiakastilaisuuden jälkeen osallistujille sähköpostilla nettilinkin ja pääsee tuoreeltaan tutustumaan ruusuihin ja risuihin. Johto taas seuraa pidemmän aikavälin trendiä numeeristen mittareiden avulla – mihin suuntaan olemme menossa?

Haluaistko saada vielä lisää irti IMS-ohjelmiston raportit-osuudesta? Voit harkita organisaatiokohtaista koulutusta aiheesta.

Annan mielelläni lisätietoja: Liisamari Seppälä (050 – 566 0787 | liisamari.seppala@arter.fi)

Tagged , .

Liisamari Seppälä toimii Arterin asiakasvastaavana. Liisamarin tehtävänä on löytää niitä tapoja, joilla voimme tukea asiakkaitamme tomintajärjestelmätyössä.