Blogi

Miten toimintajärjestelmä tukee toimintaa, joka ei ole paikkasidonnaista?

Koronatilanne on pakottanut meitä muuttamaan paljon toimintatapojamme ja isolle osalle etätyöskentelystä on tullut uusi normaali. Toimistot ovat hiljentyneet ja asioiden hoitaminen ilman paikkasidonnaisuutta on lisääntynyt selvästi.

Oma työni ei ole koronan myötä toimistolla olemisen suhteen juurikaan muuttunut. Normaalisti työni tapahtuu kentällä ja toimistolla tulee käytyä, riippuen viikosta, yksi tai kaksi kertaa. Kentällä olo tosin on loppunut ja käyttöönotot, konsultoinnit ja koulutukset hoidetaan nyt etänä kotoa käsin. Poissa toimistolta -työskentely ei kuitenkaan ole koskaan ollut ongelmana – työskentelytavat ovat tuttuja ja välineet sekä menetelmät ovat kunnossa.

Miten toimintajärjestelmä helpottaa toimintaa, joka ei ole paikkasidonnaista - Arter Oy

Tiedot pilvessä

Käytämme työssämme toki muitakin työvälineitä kuin vain IMS-toimintajärjestelmää, mutta kaikkia käyttämiämme järjestelmiä yhdistää se, että ne ovat selainpohjaisia ja ovat saatavilla paikasta ja laitteesta riippumatta netin yli.

Työni ei pysähdy, vaikka läppärini hajoaisi tai varastettaisiin, koska se ei itsessään sisällä mitään tärkeää tietoa. Kunhan joku korvaava laite löytyy, niin homma toimii taas normaaliin tapaan.

Yksi tärkeimpiä tekijöitä kaiken toimimiseen on se, että olemme kuvanneet IMS:iin prosessimme ja olemme kehittäneet niitä jatkuvasti paremmaksi huomioiden liikkuvan työmme.

Toimeksiannot kentälle

Määrittämämme prosessin mukaan, myyjämme laittavat uudet toimeksiannot IMSin Raportit-osiolla esimiehemme resursoitavaksi. Esimiehemme katsoo asiakkuuden, osaamisen ja työtilanteen kannalta sopivimman konsultin ja ilmoittaa siitä hänelle.

Konsultin on helppo katsoa, oli hän sitten missä päin tahansa reissussa, hänelle tullut toimeksianto IMSistä, josta löytyy muun muassa asiakkaan yhteystiedot, toimeksiannon sisältö ja muut mahdolliset lisätiedot. Näillä tiedoilla konsultin on helppo olla asiakkaaseen yhteydessä, käydä asia vielä tarkemmin läpi ja sopia käytännön asiat.

Hyvä dokumenttien hallinta tekee palvelusta tasalaatuisemman

Kun asiakkaan tarpeet ovat selvillä, koulutuksen suunnittelu voi alkaa. Arterin IMSiin tallennetuista dokumenteista löytyvät koulutusmateriaalit, jotka sopivat yleensä suurimpaan osaan toimeksiannoista.

Joskus materiaaleja pitää muokata asiakkaan tarpeisiin sopivimmiksi, mutta nollasta ei tarvitse koskaan lähteä liikkeelle. Kun materiaalien käyttö on jatkuvaa, tulee niitä myös kehitettyä lähes huomaamatta. Dokumenttien muutokset tehdään suoraan IMSin Dokumentit-osioon, josta ne ovat jokaisen arterlaisen saatavilla.

Kehitysajatukset heti eteenpäin

Saatan tien päällä keksiä parannusehdotuksia IMSiin tai niitä voi tulla asiakkailta. Voin laittaa parannusehdotuksen suoraan IMSin Raportit-osioon, josta ne menevät käsittelyyn ohjelmiston tuoteomistajalle. Tässä auttaa lisäksi MOF-mobiiliraportointi, jolloin idean voin laittaa heti kännykällä eteenpäin.

Keräämme myös käyttöönottoprojektien palautteet IMSin Raportit-osioon hyödyntäen Formy-lisäpalvelua, jolloin asiakas voi antaa palautteen suoraan meidän omaan IMSiin. Saapuneet palautteet käsittelemme  yhdessä tiimikokouksissa kiireellisyydestä riippuen.

Suunnitelmallisuus ja yhteiset toimintatavat kentän tukena

Työ voi toimia yhtä hyvin vaikka se ei olisi paikkasidonnaista. Yksi tärkeimmistä tekijöistä on kuvata prosessit, jolloin voidaan määrittää liikkuvan työn tarpeet.

Uskallan väittää, että koronan pakottaman muutoksenkin kohdalla nopeimpia reagoijia olivat ne organisaatiot, jotka olivat kattavasti kuvanneet prosessinsa, jolloin heidän oli helpompi määrittää poikkeusajan prosessinsa.

Lue lisää:

Lataa itsellesi työsi tueksi Toimintajärjestelmän rakentajan pikaopas!

Lomakkeen täyttämällä saat itsellesi Toimintajärjestelmän rakentajan pikaoppaan

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Aki Kärnä on Arterin konsultti ja laatujohtamisen asiantuntija, jolla on vuosien työkokemus julkiselta sektorilta. Aki nostaa toiminnan kehittämisessä aina asiakkaan keskiöön ja tunnistaa asiakkaan tarpeet. Prosessien kehittäminen ja toiminnan mittaaminen ovat Akin vahvuuksia, ja hän etsiikin aina kokonaisuuden kannalta syy-seuraus -suhteita. Aki on itse toiminut aiemmin IMS-toimintajärjestelmän pääkäyttäjänä ja ohjannut lukuisia IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekteja. Häneltä löytyy myös Lean Six Sigma Green Belt -sertifikaatti.

Liittyvät materiaalit