Miten toimintajärjestelmä tukee toimintaa, joka ei ole paikkasidonnaista?

Koronatilanne on pakottanut meitä muuttamaan paljon toimintatapojamme – etätyöskentely ja erilaiset hybridityömallit ovat uusi normaali. Toimistot ovat hiljentyneet ja asioiden hoitaminen ilman paikkasidonnaisuutta on lisääntynyt selvästi.

Oma työni ei ole koronan myötä toimistolla olemisen suhteen juurikaan muuttunut. Normaalisti työni tapahtuu kentällä ja toimistolla tulee käytyä, riippuen viikosta, yksi tai kaksi kertaa.

Kentällä olo tosin on loppunut ja käyttöönotot, konsultoinnit ja koulutukset hoidetaan nyt etänä kotoa käsin. Poissa toimistolta -työskentely ei kuitenkaan ole koskaan ollut ongelmana – työskentelytavat ovat tuttuja ja välineet sekä menetelmät ovat kunnossa.

Organisaation osaaminen sijaitsee henkilöstössä, dokumentaatiossa ja järjestelmissä – hyvällä dokumentaatiolla siirrät osaamista yksilöiltä organisaatiolle

Organisaation osaamisesta osa sijaitsee henkilöstössä, mutta sitä on myös henkilöstön ulkopuolella, esimerkiksi järjestelmissä ja dokumentaatiossa. Osaaminen siirtyy yksittäisiltä henkilöiltä organisaatiolle silloin, kun tieto dokumentoidaan, visualisoidaan tai tuodaan muulla tavalla koko organisaation hyödynnettäväksi.

Organisaation osaamisen voidaan taas ajatella koostuvan sen kyvykkyyksistä ja JHS 179 -suositus määrittää kyvykkyyden seuraavasti:

Organisaatioiden, niin yritysten kuin julkisten organisaatioidenkin, kyvykkyyksien toteuttamiseen tarvitaan yleensä yhdistelmiä seuraavista kolmesta osakokonaisuudesta:

• • • toimintamallit ja prosessit,
    • henkilöstö ja osaaminen sekä
    • tiedot ja järjestelmät.

Nämä nähdään erityisesti yrityksissä kilpailutekijöinä ja kriittisinä menestystekijöinä.

Keinoja tiedon visualisoimiseen ja dokumentoimiseen tarjoaa toimintajärjestelmä sekä kokonaisarkkitehtuuri. Tässä tekstissä käyn läpi toimintajärjestelmän etuja paikkariippumattomassa työssä.

Tiedot pilvessä – selainpohjaiset järjestelmät tukevat paikkariippumatonta toimintaa

Käytämme työssämme Arterilla toki muitakin työvälineitä kuin vain IMS-toimintajärjestelmää, mutta kaikkia käyttämiämme järjestelmiä yhdistää se, että ne ovat selainpohjaisia ja ovat saatavilla paikasta ja laitteesta riippumatta netin yli.

Työni ei pysähdy, vaikka läppärini hajoaisi tai varastettaisiin, koska se ei itsessään sisällä mitään tärkeää tietoa. Kunhan joku korvaava laite löytyy, niin homma toimii taas normaaliin tapaan.

Yksi tärkeimpiä tekijöitä kaiken toimimiseen on se, että olemme kuvanneet IMSiin prosessimme ja olemme kehittäneet niitä jatkuvasti paremmaksi huomioiden liikkuvan työmme.

Toimeksiannot kentälle – prosessit kuntoon etä- ja hybridityössä

Määrittämämme prosessin mukaan, myyjämme laittavat uudet toimeksiannot IMSin Raportit-osiolla esihenkilömme resursoitavaksi. Tiimin vetäjä katsoo asiakkuuden, osaamisen ja työtilanteen kannalta sopivimman konsultin ja ilmoittaa siitä hänelle.

Konsultin on helppo katsoa, oli hän sitten missä päin tahansa reissussa, hänelle tullut toimeksianto IMSistä, josta löytyy muun muassa asiakkaan yhteystiedot, toimeksiannon sisältö ja muut mahdolliset lisätiedot. Näillä tiedoilla konsultin on helppo olla asiakkaaseen yhteydessä, käydä asia vielä tarkemmin läpi ja sopia käytännön asiat.

Hyvä dokumenttien hallinta tekee organisaation toiminnasta ja asiakkaalle tuotettavasta palvelusta tasalaatuisemman

Kun asiakkaan tarpeet ovat selvillä, koulutuksen suunnittelu voi alkaa. Arterin IMSiin tallennetuista dokumenteista löytyvät koulutusmateriaalit, jotka sopivat yleensä suurimpaan osaan toimeksiannoista.

Joskus materiaaleja pitää muokata asiakkaan tarpeisiin sopivimmiksi, mutta nollasta ei tarvitse koskaan lähteä liikkeelle. Kun materiaalien käyttö on jatkuvaa, tulee niitä myös kehitettyä lähes huomaamatta. Dokumenttien muutokset tehdään suoraan IMSin Dokumentit-osioon, josta ne ovat jokaisen arterlaisen saatavilla.

Lue lisää dokumenttien hallinnasta: Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan

Kehitysajatukset heti eteenpäin

Saatan tien päällä keksiä parannusehdotuksia IMSiin tai niitä voi tulla asiakkailta. Voin laittaa parannusehdotuksen suoraan IMSin Raportit-osioon, josta ne menevät käsittelyyn ohjelmiston tuoteomistajalle. Tässä auttaa lisäksi IMSin mobiiliraportointi sovellus IMS Mobile, jolloin idean voin laittaa heti kännykällä eteenpäin.

Keräämme myös käyttöönottoprojektien palautteet IMSin Raportit-osioon hyödyntäen Formy-lisäpalvelua, jolloin asiakas voi antaa palautteen suoraan meidän omaan IMSiin. Saapuneet palautteet käsittelemme  yhdessä tiimikokouksissa kiireellisyydestä riippuen.

Suunnitelmallisuus ja yhteiset toimintatavat kentän tukena

Työ voi toimia yhtä hyvin vaikka se ei olisi paikkasidonnaista. Yksi tärkeimmistä tekijöistä on kuvata prosessit, jolloin voidaan määrittää liikkuvan työn tarpeet.

Uskallan väittää, että koronan pakottaman muutoksenkin kohdalla nopeimpia reagoijia olivat ne organisaatiot, jotka olivat kattavasti kuvanneet prosessinsa, jolloin heidän oli helpompi määrittää poikkeusajan prosessinsa.

Suosittelen sinulle:

👉 Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan | blogi
👉 Millainen on nopeasti oppiva organisaatio? | blogi
👉 Mistä muutosvalmiudessa ja -kyvykkyydessä on kyse?| blogi

Kokeile veloituksetta, kuinka IMS-ohjelmisto sopii organisaationne tarpeisiin tilaamalla ilmainen demo alta!