Prosessiarkkitehtuuri yrityksen kasvun tukena

Yrityksen menestyksen syyseuraussuhteita

Yrityksellä menee hyvin, kun henkilöstötyytyväisyys on kunnossa, asiakkaat ovat tyytyväisiä ja yritys kasvaa. Menestys ei kuitenkaan ole tavoite vaan seurausta kirkkaasta suunnasta, hyvistä valmiuksista ja oikeista toimenpiteistä. Tämä edellyttää, että palvelut, prosessit, liiketoimintamalli, tunnettuus ja sopimukset ovat kunnossa.

Hyvä kierre on, että yrityksellä on unelma, tekee tulosta ja oppii koko ajan lisää.

Ainoa tekijä, joka tuottaa lisäarvoa yrityksessä on ihminen. Ihmisiä johdetaan tunteilla ja, mikäli mieliala on hyvä, niin se vaikuttaa motivaatioon ja tuottavuuteen. Hyvä fiilis on kuin öljyä rataspyöriin ja laakereihin. Huipputiimit rakennetaan motivoituneista ja osaavista ihmisistä.

Henkilöstötyytyväisyys

Mitä hyvä mieliala sitten on? Se on mm. sitä, että:

• töihin on kiva tulla,
• kokee osaavansa ja onnistuvansa työssään,
• tuntee kehittyvänsä,
• ihmissuhteet työpaikalla ovat kunnossa,
• työ- ja yksityiselämä ovat tasapainossa,
• tuntee työnsä arvokkaaksi,
• tuntee saavansa arvostusta työssään ja
• työpaikan johtaminen on kunnossa.

Henkilöstötyytyväisyys, asiakastyytyväisyys ja tulos kulkevat käsi kädessä. Ihmisillä on unelmia omassa elämässään. Ne voivat liittyä henkilökohtaiseen kehittymiseen, vaikuttamismahdollisuuksiin omassa työssään, työn sisältöön tai palkan tasoon.

Organisaation tulisi mahdollistaa nämä, mikäli ne ovat linjassa organisaation tavoitteiden kanssa. Koska tekijät ovat subjektiivisia, henkilöstön tulisi voida vaikuttaa niihin.

Esimerkkinä tulisi uskaltaa kokeilla uusia johtamis- ja palkitsemismalleja. Tällöin tulee tarkistaa, että mallit ovat yhteneväiset organisaation intressien kanssa.

Henkilöstön innostuneisuus ja motivaatio välittyvät asiakkaisiin.

Henkilöstö palvelee asiakkaita paremmin ja joustavammin. Ratkaisuja, mahdollisuuksia ja lisäarvoa löytyy eri tavalla. Tyytyväinen asiakas voimistaa hyvän kierrettä jatkamalla todennäköisemmin asiakkaana, hankkimalla lisää palvelua ja kertomalla hyvää muille.

Kasvu ja talous

Kun työntekijä voi hyvin, asiakas voi hyvin ja yritys voi hyvin.

Yritys voi hyvin, kun se tekee tulosta ja kasvaa. Kasvu on tärkeää, koska sillä katetaan kustannusten lisäys ja investoinnit. Tulos ja kasvu ovat kuitenkin tuloslaskelman asioita, peräpeiliin katsomista ja seurausta oikein tehdyistä asioista. Siksi tavoitteet on hyvä asettaa ylävirtaan ja tekijöihin, joihin voidaan vielä vaikuttaa.

Kasvuyritys tavoittelee usein skaalautuvuutta, jolloin yrityksen kannattavuus säilyy tai jopa paranee, kun myynti kasvaa. Ohjelmistot, pelit ja musiikki ovat esimerkkejä skaalautuvista tuotteista. Yhteiskunnan kannalta kasvuyritykset työllistävät ihan eri tahtiin kuin suuryritykset. Kun kriittinen massa on saavutettu, se houkuttelee osaajia.

Suomen itsenäisyyden aikana suomalaisten työtuntien määrä on lähes puolittunut, mutta tunnissa tienattujen tavaroiden ja palvelujen arvo on yli kymmenkertaistunut.

Tuottavuuden lähteitä ovat ideat, tieto, tutkimus, keksinnöt, koneet, teknologia, automaatio, yrittäjyys, tiimityö, hyvä johtaminen, luottamus, työntekijän yksilölliset oivallukset ja niin edelleen.

Luottamuksesta voi puhua enemmänkin, koska luottamuksen kulttuuri ruokkii jokaista antamaan parastaan. Luottamus saa meidät olemaan luotettavia. Eli jos minua kohdellaan hyvin niin myös minä kohtelen sinua hyvin.

Menestyksen edellytykset

Johdon tehtävä on asettaa organisaatiolle kirkas suunta, luoda valmiudet ja päättää toimenpiteistä.

Kun johto määrittää päämäärän, johdon tehtävä on osoittaa myös tie, miten sinne päästään. Esimiesten tehtävä on kertoa nämä alaisilleen.

Parhaimmillaan yrityksen tulisi liikkua kuin silakkaparvi: kääntyä yhtenä kalana, kun signaali tulee. Edellytykset tälle syntyvät, kun asiat pidetään mahdollisimman yksinkertaisina ja selkeinä.

Suunnan asettaminen tarkoittaa valintojen tekemistä, korjaavia toimenpiteitä ja vaihtoehtojen pois sulkemista. Käyttäjien tarpeet ja asiakasarvo on yksi kehittämisessä varteenotettava näkökulma.

Muuttuvassa maailmassa panostus murroskohdissa voi olla toinen näkökulma. Valmiuksien luonti tarkoittaa resurssointia, kouluttautumista, investointeja ja organisoitumista. Toimenpiteistä päättäminen on tehtävien, vastuiden, aikataulun ja seurannan määrittämistä.

Organisaatio

Organisaatio on se kone, jolla aikomukset muunnetaan asiakkaille tarjottaviksi tuotteiksi ja palveluiksi.

Organisaatio on kuin auton vaihdelaatikko, joka sisältä löytyvät rataspyörät. Aikomusten ja tuotteiden/ palveluiden jatkeena muita rataspyöriä ovat prosessit, tiedot, järjestelmät ja teknologiat. Mikäli jokin rattaista puuttuu niin auto ei kulje ja organisaatiossa ei synny valmista.

Palvelut

Monella toimialalla palvelujen kehityksen merkitys on noussut tuotekehityksen rinnalle.

Palveluliiketoiminta on entistä merkittävämpää. Esimerkiksi elektroniikkateollisuuden tuotoksesta pienempi osa on tavaroita ja valtaosa ohjelmistoja, patentteja ja muita palveluita. Kulutuspuolella tulotason noustessa kysyntä siirtyy tavaroista palveluihin.

Ajasta on pulaa, tavarasta ei.

Toisena esimerkkinä IT-toimiala, jossa ohjelmistot tarjotaan enenevässä määrin pilvipalveluna, ja jonka kylkeen tarjotaan käyttökoulutus- ja sisällönluontipalveluja.

Tästä on houkuttelevaa siirtyä uuteen kehitysalustalla toimivaan liiketoimintamalliin. Pilvipalvelut ovat alusta, jonka päälle uudistukset ja toiminnan optimointi rakennetaan.

Pilvipalveluista on tullut muutamassa vuodessa osa yritysten arkea. Ne ovat nopeita, skaalautuvia, kustannustehokkaita ja luotettavia.

Yhä useammat asiakkaat haluavat isojen ohjelmisto- ja laiteinvestointien sijasta palvelusopimuksia. Teknisesti ohjelmiston päivitykset tapahtuvat verkossa, kaikilla asiakkailla on ohjelmistosta yksi ja sama versio, ohjelmistoa voidaan käyttää paikasta riippumattomasti ja toimittaja voi tehokkaasti tukea asiakasta etänä.

Prosessit

Prosessikuvauksia tarvitaan, jotta työnkulkuja voidaan optimoida ja kehittää.

Prosessityö aloitetaan prosessikartan ja prosessiarkkitehtuurin määrittelyllä. Tällöin määritellään kuvattavat prosessit ja niiden keskinäinen suhde. Kaikkia prosesseja ei tarvitse kuitenkaan kuvata, vaan olennaiset asiat voidaan myös ohjeistaa perinteisesti ohjeella.

Aivan kuten prosessit myös palvelut tulee määrittää. Palvelut ovat viimekädessä se, mistä asiakkaat maksavat ja siksi asiakkaalle tulee pystyä tämä vakuuttavasi esittämään.