Blogi

Prosessien vaiheiden kuvaus

IMS-ohjelmisto tarjoaa kattavasti keinoja prosessien mallintamiseen organisaatioille, joiden toimintaa halutaan kuvata prosessimuodossa. Tämän työn tueksi IMS-ohjelmisto tarjoaa niin kutsutun kolmisivutekniikan, jossa koko prosessia koskeva yhteenveto, vuokaaviomuotoinen prosessin vaiheiden ja vastuiden kuvaus sekä yksittäisten prosessin vaiheiden kuvaamisen kannalta olennaiset sisällöt ovat omissa välilehdissään. Tässä blogitekstissä käsitellään prosessin vaiheiden kuvaamista.

Vaiheiden kuvausten sarakkeet ja niissä kuvattava materiaali

Vaiheiden kuvaukset –välilehti koostuu viidestä otsikosta:

  • Prosessin vaihe ja tehtävä
  • Vastuu
  • Kriittiset ja tärkeät tekijät
  • Menetelmät, ohjeet ja mallit
  • Syntyvä ja jäljitettävä tieto.

Mitä prosessikuvausta täydentävää tietoa kuhunkin sarakkeeseen on syytä kirjata?

Prosessin vaihe tai tehtävä:

Ensimmäisessä sarakkeessa tulee esille automaattisesti uimaratakaavion avulla prosessin vaiheet (tekeminen ja valinnat). Sarakkeen otsikot määräytyvät prosessiin lisättyjen vaiheiden perusteella ja niitä on mahdollista järjestellä.

Vastuu: 

Toisessa sarakkeessa esitetään prosessivaiheen vastuut/ roolit ja tarvittaessa tarkemmin kuin prosessikaaviossa – esimerkiksi Vastaa (V), Päättää (P), Avustaa (A) tai Saa tiedoksi (T).

Kriittiset ja tärkeät tekijät:

Kolmannessa sarakkeessa tuodaan lyhyesti esille mihin tässä vaiheessa pitää kiinnittää erityistä huomiota sekä muistutetaan asiakasvuorovaikutuksen kannalta tärkeistä seikoista. Tarvittaessa tässä sarakkeessa voidaan prosessin vaihetta avata tarkemmin, jos uimaratakaaviossa vaiheet on jätetty karkeiksi. Esimerkiksi Laadi tarjous – vaihe voidaan avata sarakkeessa auki ”Tarkista tarjouskysely, selvitä toimitusajat, laadi tarjous, pidä tarjouskatselmus”. Tällöin sarake toimii vaiheen vastuuhenkilön tarkastuslistana vaihetta suoritettaessa. Tekstitaulukko antaa vapauksia kertoa prosessivaiheesta tarkemminkin.

Menetelmät, ohjeet ja mallit:

Neljännessä sarakkeessa esitetään vaiheeseen liittyvät ohjeet, mallit, työkalut, lomake-pohjat, IT -ohjelmat, erityisosaamisen tarpeita ja muuta vastaavaa tietoa. Ohjeet esitetään usein toisen ohjelman käynnistävänä linkkinä, jotka voidaan näin avata. Tässä sarakkeessa ei kuvata toimintaa.

Syntyvä ja jäljitettävä tieto:

Viimeisessä sarakkeessa kuvataan syntyvä ja jäljitettävä tieto. Esimerkkejä tälläisestä tiedosta ovat muistiot, pöytäkirjat ja kirjaukset eri järjestelmiin. Sarakkeessa voidaan listata myös systemaattisesti kunkin prosessivaiheen lähtötiedot tai tulostiedot.

Vaiheiden kuvausten sarakkeiden otsikoiden muokkaus

Vaiheiden kuvausten sarakkeiden otsikoita voidaan muokata osion ”Ylläpito” kohdasta ”Vaiheiden kuvausten otsikot”. Näin otsikoiden muotoa tai määrää voidaan muuttaa. Esimerkiksi ”Vaiheen riskit” –sarake lisäämällä voidaan kuvata kätevästi prosessin vaiheisiin liittyviä riskejä. Järjestelmänvalvojan käytettävissä oleva mahdollisuus otsikoiden muokkaamiseen mahdollistaa prosessikuvausten joustavan ja modulaarisen käytön toiminnan laadun kohentamisen tukena.

Lataa prosessityön tueksi maksuton kuvausohje:

Liittyvät materiaalit