Riskienhallinta luontevana osana toimintajärjestelmää ja toiminnansuunnittelua

Organisaation toimintajärjestelmässä yhdistyvät strategia ja prosessit kokonaisuudeksi, jolle tyypillisesti:

• laatu-,
• ympäristö- sekä
• työterveys- ja työturvallisuusstandardit

luovat yhtenäiset raamit ja vaatimusten puitteet.

Yhdistämällä riskienhallinta luontevaksi osaksi toimintajärjestelmää sekä johtamista saavutetaan tyypillisesti:

• tavoitteiden saavuttamisen tuki
• ennakointi ja varautuminen uhkiin
• kokonaisuus, joka voidaan mm. viestittää ja esitellä sidosryhmille

Toimintajärjestelmän avulla riskienhallinta selkeytyy ja systemaattinen tekeminen helpottuu

Nykyaikaisesta toimintajärjestelmästä löytyvät yhdestä paikasta organisaation palveluja ja toimintaa koskevat asiat, kuten kuvaukset, asiakirjat, mittarit, lomakkeet ja riskienhallinta. Toimintajärjestelmää voidaan seurata, kehittää ja ylläpitää keskitetysti ja käytettävissä oleva tieto on ajan tasaista.

Uudistuneiden ISO-standardien myötä uusiksi vaatimuksiksi nousivat mm. riskien ja mahdollisuuksien käsittely sekä viestintä. Lisäksi myös toimintaympäristön käsite laajeni. Tästä voisi helposti ajatella työmäärän lisääntyvän, mutta oikeilla valinnoilla kokonaisuudesta saadaan eheä rakenne, joka palvelee organisaation niin sisäisiä kuin ulkoisia tarpeita.

IMS-ohjelmistolla saadaan helposti rakennettua organisaation tarpeita vastaava riskienhallinnan rakenne, jossa onnistuvat kaikki oleelliset vaiheet:

• tunnistaminen
• arviointi ja luokittelu
• hallinnan ja toimenpiteiden suunnittelu
• toteutus ja ennaltaehkäisy
• reagointi, seuranta ja muistutukset
• tarvittava dokumentaatio, lomakkeisto sekä mittarit

Organisaatiokohtaisesti voidaan määritellä ja asettaa tarvittavat riskiluokat ja -asteikot. Näitä voidaan lisäksi täydentää tarvittavilla luokittelutiedoilla, jotka auttavat mm. tiedon jäsentelyssä ja hauissa.

Riskikohtaisesti voidaan suunnitella toimenpiteet ja niihin liittyvät tehtävien seurannat ja aikataulutukset. Olennaiset riskit pystytään yhdistämään linkityksellä prosesseihin sekä dokumentaation esim. toimintasuunnitelmaan.

Riskienhallinta auttaa löytämään uhat ja mahdollisuudet

Organisaation kokoon sovitetun riskienhallintakierroksen jälkeen on organisaatiolla käytössä arvokas lista, jolla voidaan hallitusti varautua uhkiin ja käyttää hyödyksi mahdollisuudet. Näin varmistetaan organisaation ydintoimintojen jatkuvuus ja muutosten hallittu käsittely tulevaisuudessa.

Riskienhallinta on siis olennainen osa organisaation strategista suunnittelua sekä päivittäisjohtamista. Riskienhallinnan kannalta tarpeet ovat lähestulkoon samanlaisia organisaation koosta riippumatta. Erot syntyvät lähinnä organisaation kyvyssä kantaa riskejä.

Viestinnän kannalta on olennaista, että sisäisesti ja ulkoisesti riskienhallintamenetelmät ja kriteerit ovat olennaisten sidosryhmien tiedossa ja riittävä pääsy tietoon on taattu. Näin uhat ja mahdollisuudet tulevat luontevaksi osaksi päätöksen tekoa eikä riskienhallinta jää erilliseksi toiminnoksi muusta toiminnasta.

IMS-ohjelmistossa voidaan käyttää ja ylläpitää myös erilaisia aputyökaluja muun muassa:

• riskikarttoja/tarkastuslistoja,
• historia-,
• palaute ja mittaritietoa
• sekä analyysejä.

Näin organisaatiolle syntyy selkeä kuva kokonaisuudesta ja olennainen tieto ja työkalut ovat kaikkien käytössä ja tallenteet yksiselitteisessä paikassa. Tämä tukee myös tarvittaessa näytön osoittamista systemaattisesta riskienhallinnasta ja jatkuvasta parantamisesta sekä varautumisesta.

Lisäksi linkityksillä voidaan kohdistaan halutut työkalut ja toimintatavat vaiheittain prosesseihin, missä niitä tulee käyttää.

Mikäli toimintajärjestelmän käyttöönotto tai käytön laajennustarpeenne heräsivät, olkaa meihin rohkeasti yhteydessä. Autamme teitä mielellämme kehittämään toimintajärjestelmäänne haluttuun suuntaan.

Lue lisää:

• Arvioi riskejä tehokkaasti – Käytä asteikkoa | blogi
• Ylläpidä ennakointia ja jatkuvuuden varmistamista myös kriisin aikana | blogi
• Tutustu riskienhallintaan liittyviin koulutuksiimme | koulutukset