Jari Saali

Riskienhallinta luontevana osana toimintajärjestelmää ja toiminnansuunnittelua | IMS

Jaa myös muille

Organisaation toimintajärjestelmässä yhdistyvät strategia ja prosessit kokonaisuudeksi, jolle tyypillisesti laatu-, ympäristö- sekä työterveys- ja työturvallisuusstandardit luovat yhtenäiset raamit ja vaatimusten puitteet. Nykyaikaisesta toimintajärjestelmästä löytyy yhdestä paikasta organisaation palveluja ja toimintaa koskevat asiat kuten kuvaukset, asiakirjat, mittarit, lomakkeet ja riskienhallinta. Toimintajärjestelmää voidaan seurata, kehittää ja ylläpitää keskitetysti ja käytettävissä oleva tieto on ajan tasaista.

Uudistuneiden ISO standardien myötä uusiksi vaatimuksiksi nousivat mm. riskien ja mahdollisuuksien käsittely sekä viestintä. Lisäksi myös toimintaympäristön käsite laajeni. Tästä voisi helposti ajatella työmäärän lisääntyvän, mutta oikeilla valinnoilla kokonaisuudesta saadaan eheä rakenne, joka palvelee organisaation niin sisäisiä kuin ulkoisia tarpeita.

IMS-ohjelmistolla saadaan helposti rakennettua organisaation tarpeita vastaava riskienhallinnan rakenne, jossa onnistuvat kaikki oleelliset vaiheet:

  • tunnistaminen
  • arviointi ja luokittelu
  • hallinnan ja toimenpiteiden suunnittelu
  • toteutus ja ennaltaehkäisy
  • reagointi, seuranta ja muistutukset
  • tarvittava dokumentaatio, lomakkeisto sekä mittarit

Organisaatiokohtaisesti voidaan määritellä ja asettaa tarvittavat riskiluokat ja -asteikot. Näitä voidaan lisäksi täydentää tarvittavilla luokittelutiedoilla, jotka auttavat mm. tiedon jäsentelyssä ja hauissa. Riskikohtaisesti voidaan suunnitella toimenpiteet ja niihin liittyvät tehtävien seurannat ja aikataulutukset. Olennaiset riskit pystytään yhdistämään linkityksellä prosesseihin sekä dokumentaation esim. toimintasuunnitelmaan.

Organisaation kokoon sovitetun riskienhallintakierroksen jälkeen on organisaatiolla käytössä arvokas lista, jolla voidaan hallitusti varautua uhkiin ja käyttää hyödyksi mahdollisuudet. Näin varmistetaan organisaation ydintoimintojen jatkuvuus ja muutosten hallittu käsittely tulevaisuudessa. Riskienhallinta on siis olennainen osa organisaation strategista suunnittelua sekä päivittäisjohtamista. Riskienhallinnan kannalta tarpeet ovat lähestulkoon samanlaisia organisaation koosta riippumatta. Erot syntyvät lähinnä organisaation kyvyssä kantaa riskejä. Viestinnän kannalta on olennaista, että sisäisesti ja ulkoisesti riskienhallintamenetelmät ja kriteerit ovat olennaisten sidosryhmien tiedossa ja riittävä pääsy tietoon on taattu. Näin uhat ja mahdollisuudet tulevat luontevaksi osaksi päätöksen tekoa eikä riskienhallinta jää erilliseksi toiminnoksi muusta toiminnasta.

IMS-ohjelmistossa voidaan käyttää ja ylläpitää myös erilaisia aputyökaluja mm. riskikarttoja/tarkastuslistoja, historia-, palaute ja mittaritietoa sekä analyysejä. Näin organisaatiolle syntyy selkeä kuva kokonaisuudesta ja olennainen tieto ja työkalut ovat kaikkien käytössä ja tallenteet yksiselitteisessä paikassa. Tämä tukee myös tarvittaessa näytön osoittamista systemaattisesta riskienhallinnasta ja jatkuvasta parantamisesta sekä varautumisesta. Lisäksi linkityksillä voidaan kohdistaan halutut työkalut ja toimintatavat vaiheittain prosesseihin, missä niitä tulee käyttää.

Yhdistämällä riskienhallinta luontevaksi osaksi toimintajärjestelmää/johtamista saavutetaan tyypillisesti:

  • tavoitteiden saavuttamisen tuki
  • ennakointi ja varautuminen uhkiin
  • kokonaisuus, joka voidaan mm. viestittää ja esitellä sidosryhmille

Jos käyttöönotto tai käytön laajennustarpeenne heräsivät, olkaa meihin rohkeasti yhteydessä. Autamme teitä mielellämme kehittämään toimintajärjestelmäänne haluttuun suuntaan.

Artikkelin on kirjoittanut Arter Oy:n kouluttaja, Jari Saali.

 

[rns_reactions]
Tagged , , .

Arter Oy - muutosta laadun ehdoilla!