Tietosuojavaltuutetun toimistokin joutui oikaisemaan - osa 1

Tietosuojavaltuutetun toimistokin joutui oikaisemaan – osa 2

Jaa myös muille

Teksti on jatkoa 23.5.2018 julkaistulle blogitekstille "Tietosuojavaltuutetun toimistokin joutui oikaisemaan – osa 1".

Lue ensimmäinen osa tästä. 

No mikä nyt sitten on seloste käsittelytoimista?

Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeessa (23.3) todetaan, että seloste käsittelytoimista on organisaation sisäinen asiakirja organisaation toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Seloste käsittelytoimista toimii apuvälineenä henkilötietojen käsittelyn hahmottamiseen, ja sen tarkoituksena on osaltaan osoittaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Selosteeksi riittää tietosuojavaltuutetun tarjoama excel -mallipohja rekisterinpitäjille. Taulukkoon pitää täyttää rekisterinpitäjän hallussa olevat rekisterit ja määritellä muun muassa käsittelyn tarkoitukset, rekisteröityjen ryhmät ja tietojen säilytysajat. ARC-asiakkaamme saavat kuitenkin käyttöönsä edistyneemmän viusaalisen kuvan henkilötietojen käsittelystään.

seloste käsittelytoimista

Seloste käsittelytoimista visuaalisesti ARC-ohjelmiston avulla

ARC:in yhteyskaaviot sekä rekisteri-, tietovaranto-, tietojärjestelmä- ja informaatiosalkut koostavat selosteen käsittelytoimista ja täyttävät näiltä osin osoitusvelvollisuutta, mutta tarjoavat myös ainutlaatuisen kerroksellisen kuvauksen hallussaan olevasta henkilötiedoista. Visuaalinen kuvaus auttaa hahmottamaan henkilötietojen käsittelyn kokonaisuutta ja helpottaa mahdollisten päivitysten tekemistä dokumentaatioon.

Vaikka seloste käsittelytoimista on organisaation sisäinen asiakirja, on sitä järkevää käyttää informoinnin suunnittelussa ja pohjana sisällölle. Jos organisaatiolla ei itsellään ole kattavaa ja selkeää kuvaa hallussaan olevasta henkilötiedosta, tietojärjestelmistä, tietovarannoista ja tietovirroista, se tuskin kykenee kovin selkeästi asiasta viestimään asiakkailleen.

Hyvin tehty henkilötietoinventaario ja yhteyskaavio ARC:issa helpottavat myös organisaation hallussa olevan henkilötiedon kokonaiskuvan hahmottamisessa ja  tietopyyntöihin vastaamisessa (tiedetään mistä etsiä asiakkaan tietoa). ARC:in voi ottaa käyttöön myös vaikka nykytila-analyysi olisi jo tehty. Muutamme excel- ja word-tiedostonne visuaaliseen, selkään ja kokonaisvaltaiseen muotoon!

Katsokaa tietosuojavaltuutun ohje: seloste käsittelytoimista (23.3.2018).

Miten teidän organisaatiossanne on toteutettu seloste henkilötietojen käsittelytoimista?

Tilaa ilmainen demo ARC-ohjelmistoon ja tutustu Arterin ratkaisuun!

Tagged , , .

Arterin liiketoimintakonsulttina toimiva Juuse Montonen on ponnistanut kokonaisarkkitehtuurin maailmaan yhteiskuntatieteiden puolelta ja tuonut ”boksin ulkopuolista” ajattelua Arterin palvekonsultointiin ja tuotekehitykseen.