Sovella 5S-työkalua helpottamaan päivittäistä työntekoasi

Viisi ässää ja seitsemän hukkaa, kuulostaa joltain lastensadulta eikö?

Mitä on Lean 5S ja mihin sitä käytetään?

5S on leanin työkalu, joka on helppo ymmärtää ja soveltuu moneen. 5S:n avulla voidaan helpottaa päivittäistä työntekoa. Jos koet, että työsi on täydellisen soljuvaa ja tarvittavat työvälineet ja materiaalit löytyvät tuosta vain, eikä työpisteellesi keräänny ylimääräistä tavaraa niin onneksi olkoon, taidat toteuttaa 5S:ää jo alitajuisesti!

Jos tilanne on kuitenkin toisin ja kohtaat työpaikalla, tai miksei kotonakin seuraavaa ongelmaa: tarvittavia työvälineitä ei löydy tai joku on taas vienyt kaukosäätimen jonnekin ei sille kuuluvaan paikkaan. Mitä tästä seuraa? Joudumme etsimään näitä tavaroita, johon hukkaamme kallista aikaamme. Syntyy siis turhaa liikettä, joka on yksi Leanin määrittelemästä seitsemästä hukasta.

Leanin perustyökalua 5S:ää käytetään organisoimaan epäjärjestyksessä olevaa työpistettä. Sillä pyritään mahdollisimman järjestettyyn, siistiin ja turvalliseen työympäristöön, jolloin tiedät täsmälleen missä tarvittavat työvälineet ovat. Voi kuulostaa turhalta viilaukselta, mutta kokonaisuutta ajatellen vuosittainen ajansäästö voi näkyä jopa päivissä. Lisäksi on ilmiselvää, että työtäkin on mukavampi tehdä, kun ei tarvitse turhautua tavaroiden etsimiseen.

Miten toteuttaa 5S:ää?

1. Aloita työkalun käyttö kartoittamalla mitä tarvitset työsi toteuttamiseen päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Keskity mitä työvälineitä ja millaisia materiaaleja tai dokumentteja tarvitset päivittäisen työsi toteuttamiseen. Rajaa työpisteesi esimerkiksi punaisella teipillä ja siirrä nyt kaikki syrjään, jotka eivät kuuluneet äskeiseen listaukseesi. Laita muut tavarat väliaikaiseen säilöön viikon koeajaksi, jonka aikana voit vielä poistaa tai täydentää punaisen alueen tavaroita.

2. Nyt, kun olet todennut mitä tarvitset päivittäisessä työssäsi, mieti näille välineille, materiaaleille ja dokumenteille sijoituspaikat. Asioiden tulee olla helposti saatavilla ja loogisessa järjestyksessä, jotta jopa kiireen tullen löydät ne eikä järjestys mene sekaisin. Laadi kartta asioiden sijainnista pitäen mielessä ylimääräisen liikkeen eliminointi. Jotta hyvä järjestys ei jäisi vain piirroksen asteelle merkitse työpisteellä tavaroiden sijainnit kyltein esim. työkalun kuva ja materiaalin nimi.

3. Pidä ympäristö puhtaana ja tunnista mahdolliset likaantumisen aiheuttajat. Ehkäise likaantumista mahdollisuuksien mukaisesti. Määrittele keräyspaikat jätteille ja laadi siivouskohdeluettelo vastuuhenkilöineen. Kun pääsit jo 5S:n makuun, muista pitää siivousvälineetkin järjestyksessä ja helposti saatavilla.

4. Pyri vakiinnuttamaan kolme aikaisempaa työvaihetta. Tarkasta säännöllisesti työpisteen järjestys, jotta toimintatavat vakiintuvat. Ole myös avoin muuttamaan järjestystä, mikäli työn kannalta parempi järjestys havaitaan. Sitouta kaikki työpisteen työntekijät noudattamaan luotua järjestystä ja yhdessä sovittuja sääntöjä siisteydestä.

5. Ylläpidä siisteyttä ja pyri viemään 5S:n ideaa eteenpäin organisaatiossasi. Kun toimintapa on havaittu hyväksi yhden työpisteen tai yksikön kohdalla kouluttakaa muutkin tämän työkalun käyttöön. Luo 5S auditointi käytäntö, jossa jokaista kohtaa arvioidaan esimerkiksi 4 havainnollistavan seikan avulla, jolloin muodostuu 20-kohdan havainnointilista.

Muista juhlistaa hyviä tuloksia ja viestiä 5S:n sanomaa, jotta se saadaan vakioitua osaksi organisaation toimintaa!

Lähteet:
George, Rowlands, Price & Maxey (2005) The Lean Six Sigma Pocket Toolbook
J.Moisio (2006) Lean + Six Sigma yhdistettynä, Qualitas Fennica Oy

Blogin on kirjoittanut Oscar Fagerudd.