Blogi

Taklaa hatara päätöksenteko kokonaisarkkitehtuurin avulla – näin aloitat

Olet juuri saanut tehtäväksesi suunnitella, miten organisaatiossanne tulisi kuvata toimintaa aiempaa kokonaisvaltaisemmin, etkä tiedä mistä aloittaa. Pohdit keneltä voisit kysyä. Kollegoilla ei ole asiasta enempää tietoa kuin sinullakaan. Sinut on nimetty tähän projektiin vetäjäksi juuri siksi, koska olet asiasta kiinnostunut, tiedät kokonaisarkkitehtuurista jotain ja olet henkilö, joka ottaa selvää, jos ei tiedä. Olet siis omassa organisaatiossasi aiheen paras asiantuntija.

Tee huolella kotitehtävät, mutta älä yritä onnistua yksin

Älä ahdistu, minä olen suurimman osan keskeisistä osaamisistani oppinut juuri tällä menetelmällä. Olen ottanut vastaan uuden projektin ja innolla käynyt sitä pilkkomaan, vaikka minulla ei ole juurikaan ollut käsitystä, mihin olen pääni pistänyt. Tällä tavalla olen päässyt oppimaan paljon uutta.

Selvää on, että onnistumiseen on tarvittu osaajia, jotka ovat auttaneet projektissa eteenpäin. Moni projekti olisi varmasti jäänyt kesken, mikäli kokonaisuuden olisi aloittanut alusta yksin ja ilman apua.

Juuri tätä työtä me Arterilla teemme myös kokonaisarkkitehtuurin osalta: Autamme eteenpäin alussa, keskellä ja myös arvioinnin tai muutoksen hetkellä.

Työssämme meitä helpottaa kollegoiden lisäksi ARC-ohjelmisto, joka on suunniteltu kuvaamaan kokonaisarkkitehtuurin keskeiset osat eli prosessit, palvelut ja tietojärjestelmät. ARCin avulla voit tuoda näkyväksi myös edellä mainittujen elementtien väliset yhteydet.

Tästä kokonaisarkkitehtuurissa juuri on kyse: Tuoda näkyväksi palveluiden onnistumisen riippuvuus prosesseista ja prosessien toimivuuden riippuvuus tietojärjestelmistä.

Taklaa hatara päätöksenteko kokonaisarkkitehtuurin avulla, ARC-ohjelmisto, Arter Oy Elina Mäkinen
Arter Frameworkin avulla kuvaat organisaation toiminnan valmiin viitekehyksen avulla, kuva ARC-ohjelmistosta.

Asiat on kuvattu, mutta yhteydet puuttuvat

Ennen kuin yhteyksiä voidaan luoda, pitää listata:

  • mitä palveluita tai tuotteita tuotamme,
  • millä prosesseilla nämä tuotteet ja palvelut valmistuvat asiakkaillemme
  • ja mihin tieto on tallennettu.

Listausten jälkeen käydään läpi, onko kaikista osa-alueista riittävästi kuvauksia tai muita tietoja, joiden avulla ne pystytään vähintäänkin nimeämään ja tunnistamaan. Haitaksi ei ole, jos löytyy myös muuta hyödyllistä tietoa, esimerkiksi laadun- tai riskienhallinnan näkökulmasta.

Olen pitkään tehnyt erilaisia johtamiseen ja toiminnan kehittämiseen liittyviä arviointeja, enkä lakkaa ihmettelemästä miten vähäisellä tiedolla joskus isojakin päätöksiä tehdään, vaikka malleja ja menetelmiä ihan ketteriin ratkaisuihin olisi.

Palvelujohtamisen, prosessijohtamisen ja tietohallintojohtamisen onnistumiseen tarvitaan näkymää ”koko koneesta” ja siihen kokonaisarkkitehtuurin perusmallit ovat erittäin toimivia työkaluja.

Taklaa hatara päätöksenteko kokonaisarkkitehtuurin avulla, ARC-ohjelmisto yhteyskaavio, Arter Oy Elina Mäkinen
Yhteyskaavio asiakaspalveluprosessista ja siitä mihin kaikkeen toimintaan ja ohjelmistoihin prosessi liittyy ja vaikuttaa, kuva ARC-ohjelmistosta. Ohjelmisto luo yhteyskaavioita automaattisesti, kun olet kirjannut ohjelmistoon organisaation prosessit ja niissä käytettävät ohjelmistot ja tietovarannot.

Valmista ei tule, vaikka alkuun pääsee helposti

Kuinka kauan työ kestää? Jos asiat ovat listattuina, niin jo kahdessa viiden työpäivän kokonaisuudessa päästään hyvään vauhtiin. Eivätkä nämä kuvaukset tule koskaan valmiiksi. Jatkuvuuttaan vaalivissa organisaatioissa kehitetään koko ajan uusia palveluita, tehostetaan prosesseja, hankitaan uusia parempia järjestelmiä ja kuunnellaan henkilöstöä ja asiakkaita, jotta arki vastaa heidän tarpeitaan.

Jokainen muutos on muutos myös systeemiin. Pienimmillään se on päivitys yhden taulukon riville, suurimmillaan se muuttaa koko systeemin yhteyksiä.

Mutta sellaista se arki on, ja mitä joustavammat tavat meillä on kuvata olemassa olevaa nykytilaa, sitä paremmat mahdollisuudet meillä on ymmärtää haluamiemme muutosten vaikutuksia jo ennen kuin  teemme päätöksen niiden käyttöönotosta – vältämme hataraa päätöksentekoa. 

Lue lisää:

Kokeile itse, kuinka ARC-ohjelmisto sopisi yrityksenne tarpeisiin ja tilaa demotunnukset veloituksetta!

Kuvaa organisaationne kokonaisarkkitehtuuri kotimaisen ohjelmiston avulla!

Arterin ARC on muutosjohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin ykkösohjelmisto, jolla voit visuaalisesti hallita isoja kokonaisuuksia ja mallintaa toiminnan eri alueita. Tilaa demo ja kokeile itse.

Kirjoittaja

Arterin vanhempi konsultti KM Elina Mäkinen on toiminut liiketoiminnan ja laadun kehittämistehtävissä yli 20 vuotta. Hän on EFQM:n akkreditoima arvioijakouluttaja ja EFQM -pääarvioija, ISO9001 Lead Auditor sekä EFQM Sustainability Assessor.

Elinalla on erittäin laaja tietämys erilaisten prosessi-, laatu-, arviointi-, riskienhallinta- ja innovointityökaluista. Hän omaa vahvaa osaamista myös kokonaisarkkitehtuurissa ja palvelumuotoilussa sekä IMS- ja ARC -ohjelmistojen hyödyntämisessä kehittämisen ja johtamisen välineinä. Käytännön kokemusta kokonaisvaltaiseen toiminnan kehittämiseen on kertynyt yli 200:n asiakasorganisaation kanssa työskentelystä. Ominaista Elinan vetämille työpajoille on se, että niissä ei junnata teorioissa, vaan tehdään yhdessä asioita eteenpäin.

Liittyvät materiaalit