ASIAKKAANA VUODESTA 2008
KÄYTÖSSÄ OLEVA OHJELMISTO
KOKONAISUUKSIEN HALLINTA

Tiina Halmevuo, Keuda: ”Toiseen näin monikäyttöiseen järjestelmään en ole vielä törmännyt”

Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Keuda järjestää ammatillista koulutusta nuorille ja aikuisille. Keuda on iso organisaatio, joka toimii 11 eri toimipisteessä ja työllistää lähes 700 ihmistä. Toimintansa tueksi he ovat hankkineet Arterilta johtamiskäytäntöjä ja toimintaprosesseja selkeyttäviä ohjelmistoja sekä palveluja.

Keuda on tilannut Arterilta IMS-toimintajärjestelmän, ARC-kokonaisarkkitehtuurityökalun sekä niihin liittyviä käyttökoulutuksia. IMS-järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2009 ja ARC-työkalu keväästä 2017.

IMS ja ARC

IMS on sähköistä johtamista tukeva järjestelmä. Se sisältää Keudan keskeiset prosessikuvaukset sekä työntekijöiden työnkuvat. Lisäksi IMSistä löytyy prosesseihin liittyviä dokumentteja, ohjeita, lomakkeita sekä sopimuksia. Lähiaikoina Keudassa otetaan käyttöön riskienhallinta ja -arviointiosiot. Ohjelmistoa voi käyttää raportointiin ja tarvittaessa myös intranettinä.

– Pyrimme laadunhallinnassa siihen, että toiminta olisi samansuuntaista ja yhteneväistä. Työntekijöiden pitää tietää mitä tehdään, miksi tehdään, miten tehdään ja kuka tekee. Tarvitsimme toimintajärjestelmän näiden asioiden kuvaamiseen. Kyse on toiminnan johtamisen systematisoimisesta, Keudan arviointijohtaja Tiina Halmevuo kertoo.

ARC taas on kokonaisarkkitehtuurityökalu, johon sisällytetään IMS:iin kuvatut prosessit ja tutkitaan, mitkä järjestelmät ja tiedot liittyvät toisiinsa. Uusia järjestelmiä hankittaessa pystytään selvittämään, mihin prosesseihin ne liittyvät ja mitkä ovat vaikutukset, jos jokin järjestelmä esimerkiksi poistuu. Molemmat ohjelmistot on tarkoitettu johtamisen tueksi.

– ARC:ia olemme vasta ottamassa käyttöön, mutta minulla on sellaiset odotusarvot, että sillä saadaan tietynlaista ryhtiä päätöksentekoon ja suuriinkin järjestelmähankintoihin. Se, että ei tehdä turhia, on yhtä kuin raha. Säästöjä syntyy, kun asioita tehdään fiksusti, Halmevuo toteaa.

Käyttäjille räätälöityjä palveluja

Ohjelmistojen ja koulutusten hankinnan lisäksi Keuda on hyödyntänyt Arterin järjestämää kehittämisyhteistyötä. Ammatillisen koulutuksen käyttäjäverkosto on kokoontunut tarkastelemaan toimialan laadunhallintatoimenpiteitä sekä tapoja käyttää IMS-järjestelmää.

–Se on ollut tosi hedelmällistä. Yhteistyö ei siis ole kiinni ainoastaan järjestelmissä ja ohjelmistoissa, vaan myös verkostoitumisessa. Olemme pystyneet vaihtamaan kokemuksia muiden käyttäjien kanssa, Halmevuo sanoo.

Myös Arterin asiakaspalvelu on ollut erinomaista. Koulutuksia käydään asiakaslähtöisesti ja kouluttajat ovat olleet asiantuntevia. Arter räätälöi palvelujaan joustavasti asiakkaidensa tarpeisiin.

Esimerkiksi ARC:in käyttöönoton suhteen kävimme Arterin kanssa keskustelua tarvittavasta koulutuksesta. Pääsimme hyvään yhteisymmärrykseen siitä, mikä tarpeemme on suhteessa valmiiseen pakettiin, Halmevuo kertoo.

 

”Asiakaslähtöinen, palvelukykyinen ja kehittyvä yritys”

Keudalle tärkein Arterin palveluiden tuloksista on ollut prosessikuvausten selkeytyminen. Työkaluna IMS on ollut hyvä ja helppokäyttöinen, ja myös Keudan muut työntekijät ovat kokeneet prosessiosion käyttökelpoiseksi erityisesti uuden henkilöstön perehdyttämisessä. Positiivisten kokemustensa myötä Halmevuo suosittelisi Arterin palveluja myös muille.

– Kyllä suosittelisin ja olen suositellutkin Arteria niin ohjelmistojen kuin palvelukonseptin tarjoajana. Tiedän, että usealla yhteistyökumppanillamme on IMS käytössä. Kirjainlyhenteenä se on toimialallamme yllättävänkin tuttu, Halmevuo kertoo.

– Toiseen näin monikäyttöiseen järjestelmään en ole itse vielä törmännyt, enkä ole varma, onko sellaista edes tarjolla. Arter on asiakaslähtöinen, palvelukykyinen ja kehittyvä yritys. Olen ollut tyytyväinen, hän sanoo lopuksi.