ASIAKKAANA VUODESTA 2017
KÄYTÖSSÄ OLEVA OHJELMISTO
TOIMINTAJÄRJESTELMÄ

Hoitokoti Poppeli Oy tarjoaa asumispalveluita kehitysvammaisille Suonenjoella ja Turussa. Yrityksellä on käytössään Arterin laadunhallintajärjestelmänä toimiva IMS-ohjelmisto. Ohjelmiston avulla esimerkiksi erilaiset dokumentit, työohjeet, prosessit ja raportit ovat helposti saatavilla samassa paikassa. Hoitokoti Poppeli on perustettu vuonna 1998. Tällä hetkellä Suonenjoella on 33 ja Turussa 17 asiakaspaikkaa. Yrityksen tavoitteena on toiminnan alusta asti ollut laadukkaiden asumispalveluiden tarjoaminen kehitysvammaisille.

Me olemme erikoistuneet kehitysvammaisten hoitamiseen ja heidän asumisensa järjestämiseen, kertoo hoitokodin johtaja ja yrityksen toimitusjohtaja Pirjo Backman. Prosessit näkyviksi sähköiseen järjestelmään.

Yritys aloitti oman laadunhallintajärjestelmänsä kehittämisen manuaalisesti vuonna 2000. Kymmenen vuoden kehitystyön jälkeen haluttiin järjestelmä päivittää sähköiseksi ja muutaman erilaisen kokeilun jälkeen valikoitui Arterin IMS-ohjelmisto parhaimmaksi vaihtoehdoksi.

Kyllästyimme laadunhallintajärjestelmän päivittämiseen manuaalisesti. Jokaisen paperin päivittäminen oli todella hankalaa. Halusimme saada prosessit näkyviksi ja Arterin IMS-ohjelmisto mahdollisti sen, Backman kiteyttää.

Meille tarjottiin mahdollisuus mennä tutustumaan järjestelmään koulutustilaisuudessa, jossa sitä esiteltiin. Jo siellä alkoi tuntua siltä, että tämä olisi meidän näköinen juttu. Meillä oli takana neljän vuoden kokeilu, mikä ei toiminut. Kun meille esiteltiin tätä IMS:iä, niin meille tuli luottamus siihen, että tämä ohjelma voisi toimia meillä. Sitten me vain rohkeasti päätimme, että otamme sen käyttöön. Se oli todella hyvä päätös. Saimme siirrettyä tiedot todella nopeasti, hän jatkaa.

Rakkautta ensisilmäyksellä

Käyttöönoton yhteydessä sai Hoitokoti Poppeli IMS-ohjelmiston käyttöönottokoulutuksen. Koulutus vei yhden päivän, jonka jälkeen on henkilökunta opetellut käyttämään järjestelmää itse sekä käynyt lisäkoulutuksessa. Backmanin mukaan koulutustarjontaa on paljon.

IMSin käyttöönottoa voisi kuvata sanomalla, että se oli rakkautta ensisilmäyksellä. IMS:in käyttöönotto oli ahaa-elämys, Backman naurahtaa.

Tässä IMSissä ei tarvitse olla mikään tietokonenörtti, vaan järjestelmä on hyvin looginen ja selkeä käyttää, Backman kuvailee.

Tieto löytyy samasta paikasta

Järjestelmässä ovat muun muassa Hoitokoti Poppelin työohjeet, laatukäsikirja, omavalvonnan asiakirjat, erilaisiin prosesseihin liittyvät ohjeet ja asiakirjat sekä raportit. Poikkeamaraporteille ja riskien kartoitukselle on myös tilaa. Arter saa erityistä kiitosta yhteydenpidostaan ja tiedon välittämisestään. Backman kokee, että Arter on ajan hermolla pysyvä yritys.

Tämä on siitä hyvä, että tieto löytyy samasta paketista. Sitä ei tarvitse mennä etsimään mapeista ja miettiä, että missähän mapissa se tieto olisi. Tarvittava tieto löytyy vaikka hakusanalla hakemalla, Backman avaa.

Laadunhallintajärjestelmä säästää työaikaa, kun sitä ei kulu turhaan tiedon tai ohjeiden etsimiseen. Se on myös helpottanut perehdyttämistä suunnattomasti, kun kaikki työohjeet löytyvät helposti. Henkilökunta on oppinut käyttämään tätä, Backman summaa.

Sähköinen järjestelmä yksinkertaistaa ja nopeuttaa toimintaamme sekä kaikin tavoin helpottaa työtämme. Olen suositellut tätä monille tämän alan yrityksille sekä yrittäjäystävilleni. Tuote on luotettava, toimintavarma, nopea sekä laadukas, Backman sanoo.