Tarvitsetteko toimintajärjestelmän?

Oletteko valmiita auditointiin? 

Haluatteko selkeyttä laadunhallintaan? 

Toivotteko tukea toimintajärjestelmän rakentamiseen IMS-ohjelmiston sisälle?

Mitä toimintajärjestelmä sisältää?

Toimintajärjestelmä koostuu dokumentaatiosta sekä dokumentaation vaatimusten mukaisesta toiminnasta ja toimintajärjestelmän mukaan toimiminen on yhteisten sopimusten noudattamista. Dokumentaatiota ovat esimerkiksi erilaiset prosessikuvaukset ja ohjeet. Tämä on usein näkyvin osa toimintajärjestelmää, mutta tärkeää on myös toimia sovitulla tavalla. Organisaation toimintajärjestelmällä voidaan ajatella olevan alkuvaiheessa kolme eri kypsyysastetta:

1. Organisaatiossa ei ole kuvattu, miten tulisi toimia. Toiminta on satunnaista.
2. Organisaatiossa on kuvattu, miten tulisi toimia. Toiminta on silti satunnaista.
3. Organisaatiossa on kuvattu, miten tulisi toimia, ja näin myös toimitaan.

Missä toimintajärjestelmän koti on?

Toimintajärjestelmän dokumentaatio on usein koko henkilöstön saatavilla digitaalisesti. Mapeista ja paperinivaskoista ollaan viimeistään nyt luopumassa. Tyypillisesti toimintajärjestelmän dokumentaatio on koottu yhteen, esimerkiksi käsikirjaksi. Dokumentaatio voi löytyä esimerkiksi intrasta tai verkkolevyltä. Edistyneimmät käyttävät toimintajärjestelmän dokumentaation hallintaan siihen tarkoitettua ohjelmistoa, esimerkiksi Arterin IMS-ohjelmistoa.

Tärkeää dokumentaation hallinnassa on erityisesti sen saatavuus, versionhallinta sekä erilaiset muokkaus- ja hyväksyntäkäytännöt. Näitä vaaditaan esimerkiksi ISO-perheen standardeissa ja ne luovat hyvää selkärankaa ja selkeyttä tekemiselle. Lisäksi niiden avulla estetään tai ainakin vähennetään todennäköisyyttä, että esim. vanhentunutta ohjetta käytetään.

Arterin palvelun avulla pääsette liikkeelle toimintajärjestelmän rakentamisessa. Asiantuntijamme opastaa teitä dokumentaation kuvaamisessa osio kerrallaan ja tukee näin teidän organisaatiotanne. Toimintajärjestelmän rakentaminen -palvelun sekä konsultin avulla helpotetaan teidän ajankäytöllisiä haasteitanne, toimintajärjestelmän rakentamiseen liittyviä pulmia sekä taataan paremmat valmiudet IMS-ohjelmiston käyttöön.

Palvelussa rakennetaan nimensä mukaisesti  toimintajärjestelmä. Konsultin kanssa etsitään ja päätetään toimintajärjestelmälle rajaukset, jotta sen käyttö ja hyödyt pysyvät tarkoituksenmukaisina. Palvelun aikana toimintajärjestelmään voidaan muun muassa määrittää mittareita, kuvata prosesseja, kartoittaa riskejä ja luoda toimintaa ohjaavia dokumentteja teidään tarpeenne mukaan.