Viisaiden projektien valinta

Miten valita viisaita projekteja?

Jälleen sen aika, kun suunnitellaan seuraavan jakson aikana toteutettavia projekteja. Hyviä kehitysehdotuksia on sadellut kiitettävästi henkilöstöltä sen jälkeen, kun aloimme panostamaan jatkuvan parantamisen kulttuuriin organisaatiossamme. Niiden lisäksi joitain järjestelmiä tulee uusia, jotta tekninen velka saadaan kuitattua ja tiettyjä projekteja tulee toteuttaa lain puitteissa.

Miten varmistua siitä, että kyseisten projektin toteuttaminen vie meitä varmasti oikeaan suuntaan ja on linjassa strategian kanssa?

Perinteisesti arvioidaan projektin hyötyjä suhteessa siihen nähtyyn vaivaan. Mitä paremmassa suhteessa hyödyt ovat projektin vaatimiin resursseihin, sitä paremman luokituksen se saa ja todennäköisemmin toteutetaan.

Arvioidessa hyötyjä voidaan keskittyä arvioimaan projektin soveltuvuutta strategisiin tavoitteisiin, sen tuomaa liikevoiton kasvua tai sen tuomia kustannussäästöjä. Kun pohditaan projektin tuottamaa vaivaa tulee arvioida projektin pituutta, sen kustannuksia ja epäonnistumiseen riskin suuruutta.

Pilko projektit SMART-tasolle

Mutta miten voidaan todennäköisemmin varmistaa onnistuminen? Projektin toteuttamisessa mittarina pelkkä ”se on nyt alta pois” ei kerro sen onnistumisesta. Edellytyksenä onnistumiselle on projektin määrittely tarpeeksi tarkalle tasolle, joka mahdollistaa paitsi onnistumisen mittaamisen myös projektin vaatimusten paremman ymmärryksen jo suunnittelu vaiheessa.

Tälläisen projektin tasoa kuvataan englanniksi nimellä SMART (suom. viisas). Projektin tulee olla tarkkaan määritelty (Specific), mitattavissa (Measurable), saavutettavissa (Achievable), oleellinen (Relevant) ja sen aikataulun tulee olla määritelty (Time-bound).

Esimerkkikuvaus viisaasta projektista:

Tavoitteena on lyhentää tuotteen X läpimenoaikaa 7 vuorokaudesta 4 vuorokauteen 31.1.2018 mennessä. On arvioitu, että läpimenoajan lyhentäminen yhdellä vuorokaudella pienentää tuotteen valmistuskustannuksia 10 prosentilla. Läpimenoajan lyhentyessä kolmella vuorokaudella valmistuskustannukset pienenevät 30 prosentilla. Organisaation yhtenä strategisena tavoitteena on tuotannon tehostaminen, jonka kanssa tämä projekti on linjassa. Projektiryhmä ja laatujohtaja vastaavat projektin toteutuksesta.

Määriteltäessä projekti kyseiselle tasolle voidaan helposti todeta sen onnistuminen tavoitteen (läpimenoaika) ja määräajassa pysymisen suhteen. Yleisenä ongelmana projektien määrittelyssä on niiden kuvauksen liian korkea taso, jolloin SMART:n kriteerit eivät täyty. Määriteltäessä projekteja tarkemmalle tasolle, alkuperäisestä projektista voi muodostua useampi projekti. Tämä on kuitenkin parempi, kuin lähteä toteuttamaan liian abstraktia projektia, jonka tavoitteet eivät ole selvillä.