Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

26 elokuun, 2024

Millaista hyötyä IMS-ohjelmisto tuottaa organisaation eri rooleille?

Kirjoittaja:

Ella Lindroos

Millaisille yrityksille tai organisaatioille IMS-ohjelmisto sopii?

Kokemuksemme mukaan IMS-ohjelmisto tuottaa erityistä hyötyä yrityksille ja organisaatioille, joissa toteutuu edes muutama alla olevista elementeistä:

1. Ulkoisiin vaatimuksiin vastaaminen – asiakaiden vaatimuksetm direktiivit, lait, kova kilpailu organisaation toimintaympäristössä tai muutoin tarkoin säädelty liiketoiminta.
2. Tarve todentaa laatu viranomaiselle tai ulkoiselle auditoijalle – sertifioitu toiminta tai standardin mukaan toimiminen, esimerkiksi ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 tai ISO 45001.
3. Organisaation kehityssuuntautuneisuus ja/tai johtoryhmässä henkilöitä, jotka haluavat edistää laatuajattelua.
4. Useampi toimipiste.
5. Dokumentaatio levällään eri paikoissa.
6. Toiminnan läpinäkyvyyden kasvattaminen.
7. Omien johtamisrakenteiden kehittäminen ja toiminnan seuraaminen sekä kehittäminen mittareiden avulla – laatu- ja taloudellinen näkökulma eli jatkuvuuden hallinta.
8. Kilpailukyvyn kehittäminen ja/tai laadunhallinnassa tarve järjestelmälle, joka tukee jatkuvaa toiminnan parantamista – organisaatio kasvanut sen verran isoksi, että laatujärjestelmälle on tarvetta.
9. Laatuasiantuntijan tai laatujohtajan nimeäminen organisaatioon.

IMS-ohjelmiston hyödyt eri rooleissa

Laatuasiantuntija

Toimii yleensä IMS-ohjelmiston pääkäyttäjänä:

• Laadunhallintajärjestelmän ylläpito ja kehittäminen yhden ohjelmiston avulla.
• Yhteisiin toimintatapoihin pääseminen ja sitoutuminen sekä laadunhallinnan vastuun jakaminen koko henkilöstölle.
• Käytössä olevan viitekehyksen mukaiselle toiminnalle edellytykset ovat olemassa – esim ISO 9001 -,  ISO 14001 -, ISO 27001 ja ISO 45001 -standardit.
• Laatu- ja/tai prosessiajattelun jalkauttaminen ja kehittäminen organisaatiossa.
• Johdon sitoutuminen laatuajatteluun.
• Halutunlaisen toiminnan todentaminen liittyen ulkoisiin tai sisäisiin vaatimuksiin.
• Dokumenttien hallintaan helpotusta: organisaatiossa olevan tiedon kerääminen yhteen paikkaan selkeään muotoon kaikkien saataville.
• Ei epävarmuutta ohjeistuksien ja dokumentaation ajankohtaisuudesta ja ylläpitovastuusta.
• Edellytykset ymmärtää, mistä toiminnassa olevat poikkeamat johtuvat.

Prosessinomistaja

Toimii yleensä IMS-ohjelmistossa yhtenä vastuukäyttäjänä, jonka rooliin kuuluu ylläpitää toimintaa ohjeistavaa dokumentaatiota, toiminnan mittaaminen ja kerätyn tiedon avulla prosessin kehittäminen:

• Prosessikuvauksien ajantasaisuudesta ja ylläpidosta sekä prosessin operatiivisesta kehityksestä huolehtiminen helpottuu, kun kaikki työtä ohjaava tieto on viety IMS-ohjelmistoon. Käytännössä tämä tarkoittaa prosessikuvauksia, ohjeistuksia, mittareita ja riskejä.

Muu henkilökunta

Toimii yleensä IMS-ohjelmiston peruskäyttäjänä, jolla on lukuoikeudet hänen oman roolinsa kantilta olennaiseen tietoon. Ei yleensä vastaa tiedon ylläpidosta, mutta hyödyntää ohjelmistoa päivittäisessä tekemisessä:

• Ohjeistuksien hyödyntäminen.
• Raportoi poikkeamista ja läheltäpititilanteista.
• Kaikki työtäohjaava ja ajantasalla olevan tiedon löytyminen yhdestä paikasta sujuvoittaa arkea.

Johtoryhmä

Johtoryhmällä on yleensä muokkaus- ja lukuoikeudet IMS-ohjelmistoon vietyyn sisältöön. Sen lisäksi IMS-ohjelmisto tuottaa helpostusta:

• Liiketoiminnan strategian mukaisuuden varmistamiseen.
• Liiketoiminnan mittarien seurantaan.
• Toiminnan kokonaiskuvan ymmärtämiseen.
• Liiketoiminnan kehittämiseen ja riskienhallintaan.

IMS-ohjelmiston hyödyt laadunhallinnassa ja liiketoiminnan kehittämisessä

IMS-ohjelmiston hyödyt laadunhallinnan näkökulmasta:

• IMS-ohjelmiston avulla organisaatio pystyy toteuttamaan laadunhallinnan keskeisiä menetelmiä omassa arjessaan eli ennakoivat laadunvarmistamisen toimet, laatua kontrolloivat toimet sekä laatua kehittävät toimenpiteet.
• IMS-ohjelmisto on rakennettu vastaamaan ISO-standardien edellytyksiä.
• IMS-ohjelmisto kerää kaiken työtä ohjaavan tiedon yhteen paikkaan ja helpottaa tiedonhallintaa sekä ylläpitoa, sillä IMS-ohjelmistossa on mahdollista vastuuttaa tiedon tarkastus-, hyväksyntä-, katselmointi- ja versiointikäytännöt organisaation eri rooleille.
• IMS-ohjelmistossa tietoa on mahdollista linkittää keskenään eli esimerkiksi prosessikuvauksiin on mahdollista linkittää mittareita, riskejä, dokumentaatiota tai poikkeamaraporttipohjia.
• IMS-ohjelmistoon organisaatio dokumentoi toimintatapansa prosessien ja työtä ohjaavien dokumenttien muodossa. Tällöin koko organisaatiolle on helppo luoda esimerkiksi ISO-standardien mukaiset laadukkaat toimintatavat eli tarpeisiinne sopiva laadunhallinta.

IMS-ohjelmiston hyödyt liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta:

1. IMS-ohjelmistossa on yhdessä sovittujen toimintatapojen kokonaisuus, jonka mukaan toimimalla yritys toteuttaa perustehtäväänsä, vastaa sidosryhmiensä odotuksiin ja saavuttaa tavoitteensa.
2. IMS-ohjelmiston tarkoituksena on selkeyttää ja yhtenäistää organisaation toimintaa ja sitä myötä vapauttaa voimavaroja tuottavaan työhön.
3. IMS-ohjelmisto sisältää toiminnan prosessit, ohjeistukset ja toimintatavat, mittaamisen, organisaation periaatteet ja kuvaukset siitä, miten toimintaa kehitetään ja miten sitä jatketaan eri tilanteissa.