IMS-ohjelmisto

IMS-ohjelmiston helppokäyttöinen piirtotyökalu auttaa visualisoimaan koko organisaation toiminnan prosesseina. Ohjelmiston avulla luot selkeät kuvaukset yrityksen ydinprosseista ja tukiprosesseista. Prosessikuvaukset on mahdollista kytkeä toisiinsa prosessipuun ja linkityksien kautta. Prosessipuu kertoo prosessien hierarkiasta ja linkityksien avulla liität vaivattomasti prosesseihin kaiken niihin liittyvän dokumentaation esimerkiksi riskienhallinnan tai yksittäiset ohjeistukset.

IMSin Prosessit-osio hyödyntää Arterin luomaa kolmisivutekniikkaa. Sillä tarkoitetaan prosessikuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista, sekä vaiheiden kuvaus -sivun, jossa voit avata tarkemmin prosessin työvaiheita. Yhdestä prosessista syntyy siis tuloksena kolme sivua: yhteenveto, prosessikaavio ja vaiheiden kuvaus. Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa.

Tee dokumenttien hallinnasta helppoa! IMS-ohjelmiston dokumentit-osion avulla ylläpidät, versioit ja arkistoit asiakirjoja yhdessä paikassa. Järjestelmällä hallinnoidaan sekä toimintaa ohjaavia, että toiminnan tuloksena syntyviä dokumentteja. IMS mahdollistaa selkeän vastuutuksen luomisen dokumenttien tarkastus-, hyväksyntä-, katselmointi- ja versiointikäytännöille, minkä avulla vältätte vanhentuneen tiedon ja ohjeistuksien hyödyntämisen.

Tarvitsemasi asiakirjan löydät helposti hierarkkisen hakemistorakenteen, dokumenttipuun, lisäksi erilaisten hakutoimintojen avulla. Dokumenttien haun apuna voit käyttää esimerkiksi hakusanoja, tunnisteita tai vastuuhenkilöitä. Voit hakea sisällöstä myös viimeksi päivitettyjä dokumentteja tai omia suosikkejasi.

Tarvittavat käsikirjat luot kätevästi IMS-järjestelmän selainpohjaisella tekstinkäsittelyohjelmalla. Linkittäessäsi käsikirjoihin prosessikuvauksia, mittareita ja ohjeita, ne päivittyvät samaan aikaan, kun niitä päivitetään omissa osioissaan. Enää sinun ei siis tarvitse keräillä uusimpia versioita milloin mistäkin, vaan saat käsikirjaan suoraan ajantasaisen version organisaation toimintaperiaatteista.

Käsikirjan osioiden ylläpidon voit jakaa helposti eri henkilöille valtuuttamalla kirjoittamisen ja ylläpidon esimerkiksi kappalekohtaisesti. Samoin periaattein laadit niin toiminta- tai johtosäännön, myyntikäsikirjan, omavalvontasuunnitelman, itsearvioinnin taustakuvauksen, perehdytyskäsikirjan kuin laatupalkintohakemuksenkin.

IMSin visuaalinen mittaristo auttaa sinua toiminnan seurannassa ja parantamisessa. Voit ylläpitää mittareita manuaalisesti tai yhdistää niitä haluamaasi tietolähteeseen IMSissä, jolloin tiedot päivittyvät mittareihin automaattisesti. Ohjelmisto mahdollistaa mittareiden manuaalisen päivittämisen vastuuttamisen yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille, jolloin järjestelmä muistuttaa henkilöitä puuttuvista arvoista.

Mittarit-osion avulla jaat organisaation strategian toteuttamisen selkeiksi tavoitteiksi ja mittareiksi. Mittaustulosten avulla luot tietoperusteisen pohjan toimenpidepäätöksille. Mittaristosta löytyvät ensisijaisesti strategiset, mutta tarvittaessa myös operatiiviset mittarit.

Tee palautteiden, läheltäpititilanteiden ja poikkeamien kirjaamisesta, seurannasta ja käsittelystä helppoa! IMS-ohjelmisto tarjoaa tehokkaan ja paikkariippumattoman työkalun palautteiden ja arviointien tapahtumahallintaan. Raporttien tekeminen onnistuu joko tietokoneella tai puhelimella. Voit helposti luoda vakiomuotoiset lomakepohjat esimerkiksi kyselyjen, kehitysehdotusten, poikkeamien, reklamaatioiden tai arviointien kirjaukseen. Lisäksi saat luotua tilanteisiin sopivat työnkulut ja pystyt vastuuttamaan saapuneiden palautteiden hoitamisen ohjelmiston käyttäjälle.

IMS-ohjelmiston riskienhallinnan Riskit-osiossa voit luokitella ja analysoida riskejä, sekä liittää niihin riskiarviointeja, todennäköisyyksiä ja vaikuttavuuksia. Riskien kirjaamisen voit aloittaa joko käyttämällä IMSin oletusasetuksia tai muokkaamalla niitä omiin tarpeisiisi sopivaksi.

Riskit-osio yhdistyy IMS-toimintajärjestelmän muihin osioihin linkitysten kautta. Riskien liittäminen IMS-ohjelmistolla kuvattuihin prosesseihin, mittareihin ja käsikirjoihin täydentää hyvin esimerkiksi ISO-standardien mukaista laatujärjestelmää, sillä riskilähtöisyys nostettiin päätöksenteon perustaksi vuoden 2015 ISO 9001 -standardissa. Kokonaisvaltainen laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmä vaatii tuekseen ammattimaista riskienhallintaa.

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista. Löydät Arterin Tietopankin osoitteesta: https://help.arter.fi/

Arterin ohjelmistojen tuotekehitys ja pilvipalvelimeet sijaitsevat Suomessa ja IMSin käyttö tapahtuu TLS-suojattua yhteyttä käyttäen. Pilvipalvelun toimittaja, Arter, vastaa sisällön varmuuskopioinnista, joka tapahtuu ajastetusti vuorokausittain. Pilvipalvelimien toimintaa monitoroidaan ja tietoturvauhkiin reagoidaan välittömästi. IMS-ohjelmisto voidaan asentaa asiakkaan sisäverkkoon, jolloin saavutetaan intranet-sivujen tasoinen tietoturva.

Visionamme on pilkkoa vähitellen tuoteperheemme päätuotteet – IMS ja ARC – moduuleiksi, joita voit tulevaisuudessa sulauttaa yhteen joustaviksi kokonaisuuksiksi. Etsimme jatkuvasti kehitysideoita, joilla voimme auttaa asiakkaitamme arjen haasteissa, laadukkaan toiminnan varmistamisessa ja kehittämisessä. Tällä hetkellä tuotannossa olevat moduulit:

1. IAM-moduuli // Identiteetin- ja pääsynhallintaa ohjaava moduuli. Tuotantokäyttö alkaa pian.
2. Draw-moduuli // DrawIO-editorin päälle rakennettu piirtomoduuli. Tuotantokäyttö alkaa pian.
3. Riskimoduuli // Panostamme riskien seurannan käytettävyyteen, riskien ryhmittelyyn ja suodatuksiin sekä seurannan visuaalisuuteen. Valmistuu 2022.

Pidätämme oikeudet aikataulumuutoksiin.