IMS-ohjelmisto

Helppokäyttöinen Blueprint-työkalu auttaa visualisoimaan koko organisaation toiminnan prosesseina. Yhdenkään prosessikuvauksen ei tarvitse jäädä irralliseksi IMSissä. Ne kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa prosessipuun ja linkityksien kautta. Näiden avulla liität vaivattomasti prosesseihin kaiken niihin liittyvän sisällön.

IMSin Prosessit-osio hyödyntää Arterin luomaa kolmisivutekniikkaa. Sillä tarkoitetaan prosessinkuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista sekä vaiheiden kuvaus -sivun, jossa voit avata tarkemmin prosessin työvaiheita. Yhdestä prosessista tuloksena syntyy siis kolme sivua: yhteenveto, prosessikaavio ja vaiheiden kuvaus. Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa.

Organisaation dokumentteja on helppo hallinnoida IMS-ohjelmistolla. Dokumentit-osion avulla ylläpidät, versioit ja arkistoit asiakirjoja. Järjestelmällä hallinnoidaan sekä toimintaa ohjaavia että toiminnan tuloksena syntyviä dokumentteja. Ohjelmisto mahdollistaa lisäksi selkeän vastuutuksen luomisen dokumenttien tarkastus-, hyväksyntä-, katselmointi- ja versiointikäytännöille, jolloin ylläpito ei pääse unohtumaan.

Tarvitsemasi asiakirjan löydät helposti hierarkkisen hakemistorakenteen (dokumenttipuu) lisäksi erilaisten hakutoimintojen avulla. Dokumenttien etsimisen apuna voit käyttää esimerkiksi hakusanoja, tunnisteita tai vastuullisia ihmisiä. Sisällöstä voidaan hakea myös viimeksi päivitettyjä dokumentteja tai omia suosikkeja.

Tarvittavat käsikirjat luot IMSin kätevästi järjestelmän selainpohjaisella tekstinkäsittelyohjelmalla. Jos linkität käsikirjoihin prosessikuvauksia, mittareita ja ohjeita, ne päivittyvät samaan aikaan, kun niitä päivitetään omissa osioissaan. Enää sinun ei siis tarvitse keräillä uusimpia versioita, milloin mistäkin, vaan saat käsikirjaan suoraan ajantasaisen version organisaation toimintaperiaatteista.

Käsikirjan osioiden ylläpidon voit jakaa helposti eri henkilöille valtuuttamalla kirjoittamisen ja ylläpidon esimerkiksi kappalekohtaisesti. Samoin periaattein laadit niin toiminta- tai johtosäännön, myyntikäsikirjan, omavalvontasuunnitelman, itsearvioinnin taustakuvauksen, perehdytyskäsikirjan kuin vaikka laatupalkintohakemuksenkin.

IMSin visuaalinen mittaristo auttaa toiminnan seurannassa ja parantamisessa. Voit ylläpitää mittareita manuaalisesti ohjelmistossa tai yhdistää jonkin toisen järjestelmän tietolähteeseen, jolloin mittarit päivittyvät automaattisesti. IMS mahdollistaa mittareiden manuaalisen päivittämisen vastuuttamisen yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille, jolloin järjestelmä muistuttaa puuttuvista arvoista asianosaisia.

Mittarit-osion avulla jaat organisaation strategian toteuttamisen selkeiksi tavoitteiksi ja mittareiksi. Tämä on merkittävä osa johtamista, sillä mittaustulokset luovat perustan toimenpidepäätöksille. Mittaristosta löytyvät ensisijaisesti strategiset, mutta tarvittaessa myös operatiiviset mittarit, joilla toimintaa seurataan.

Toiminnan kehittämiseen liittyviä toimintoja seuraat kätevästi Raportit -osion avulla. IMS-ohjelmiston kanssa saat käyttöösi tehokkaan työkalun palautteiden ja arviointien tapahtumahallintaan. Kaikki nämä voit raportoida joko tietokoneella tai MOF-sovelluksen kautta suoraan puhelimella.

IMSiin luot helposti vakiomuotoiset lomakepohjat esimerkiksi kyselyjen, kehitysehdotusten, poikkeamien, reklamaatioiden tai arviointien kirjaukseen. Raportit-osiossa pääset myös käsittelemään raportteja ja arviomaan toimenpiteiden vaikuttavuutta. Saat lisäksi luotua tilanteisiin sopivat työnkulut. Kirjatusta datasta saadaan tärkeää tietoa organisaation toiminnan kehittämistä varten.

Myös organisaation riskienhallintaa varteen on IMSiin luotu oma osionsa. Riskit-osiossa pääset luokittelemaan ja analysoimaan riskejä sekä liittämään niihin riskiarviointeja ja todennäköisyyksiä sekä vaikuttavuuksia. Riskien kirjaamisen voit aloittaa joko käyttämällä IMSin oletusasetuksia tai muuttamalla niitä käyttöönoton yhteydessä.

Riskit-osio yhdistyy IMS toimintajärjestelmän muihin osioihin linkitysten kautta. Riskien liittäminen prosessikaavioon ja mittareihin ja käsikirjoihin täydentää hyvin nykyisten standardien mukaista laatujärjestelmää, sillä riskilähtöisyys nostettiin päätöksenteon perustaksi vuoden 2015 ISO 9001 -versiossa. Kokonaisvaltainen laatu- tai toimintajärjestelmä vaatii siis tänä päivän tuekseen ammattimaista riskienhallintaa.