Mente Palvelut
Mente Palveluilla IMS-ohjelmisto on ollut käytössä vuodesta 2011 saakka. Tässä referenssissä tutustumme Mente Palveluiden kahden pääkäyttäjän kokemuksiin IMS-ohjelmiston käyttöön liittyen.
- Taina Korhonen työskentelee johdon sihteerinä, ja toimii yhtenä IMS-ohjelmiston pääkäyttäjänä ja teknisenä yhteyshenkilönä.
- Virpi Penna toimii kehittämispäällikkönä, jonka vastuulla on Menten yleishyödyllinen hanketoiminta, Mente Palveluiden toiminnan laadun kehittämisen koordinointi SHQS-laatuohjelman mukaisesti sekä IMS-toimintajärjestelmän käytön koordinointi ja kehittäminen.
Asiakastarina tiivistetysti:
- Mente Palvelut on hyödyntänyt toiminnassaan IMS-ohjelmistoa jo vuodesta 2011 lähtien. Mente Palvelut sai 2023 toiminnalleen SHQS Laaduntunnustus -sertifikaatin.
- Mente Palveluilla johto on sitoutunut toimintajärjestelmän kehittämiseen ja IMS-toimintaympäristön kehittäminen tapahtuu yhteistyössä koko henkilöstön ja Arterin kanssa. Lisäksi Mentellä on panostettu toimintajärjestelmän hallinnointiin kohdentamalla siihen riittävästi henkilöstöresurssia.
- IMS-ohjelmiston avulla työaikaa säästyy, dokumenttienhallinta on systemaattisempaa ja laadunhallinnan hyötyjä on mahdollista konkretisoida ja kehittää.
Mente Palveluiden liiketoiminnan ydin ja organisaatioon kohdistuvat vaatimukset
Mente Palveluiden toiminta voidaan jakaa kolmeen kokonaisuuteen:
- Palvelutoiminta: mielenterveys- ja päihdekuntoutujien asumispalvelut – neljä asumispalveluyksikköä sekä psykofyysinen fysioterapia.
- Hyvinvointia ja terveyttä edistävä toiminta: esimerkiksi avustusrahoitettu hanketoiminta.
- Tukipalvelut: Kiinteistönhuolto, siivouspalvelut sekä asumispalveluiden alle kuuluva ravitsemispalvelut, joka tuottaa asumisyksiköihin ruuat omana tuotantonaan.
Olemme yksityinen sosiaalipalveluiden tuottaja, ja toimintaamme säätelee iso määrä lakeja sekä kansallisia ohjeistuksia”, Virpi avaa heihin kohdistuvia vaatimuksia.
Lait ja kansalliset ohjeistukset sisältyvät Menten merkittävimmän palvelujen tilaajan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen palvelua koskeviin palvelukuvauksiin, mutta niiden lisäksi palveluiden tilaajilla on omia palveluihin liittyviä vaatimuksia.
Mente Palvelut kehittää toimintansa laatua SHQS-standardin mukaisesti. Labquality myönsi Mente Palveluille SHQS Laaduntunnustus -sertifikaatin vuonna 2023.
Miksi IMS-ohjelmisto valittiin Mente Palveluille käyttöön?
Alun perin asiakkaamme tunnisti tarpeensa kuvata prosessejaan. Lisäksi eräs samalla toimialalla toimiva organisaatio kertoi Mente Palveluille omista vastaavanlaisista tarpeistaan ja vinkkasi heille IMS-ohjelmiston olemassaolosta.
2010 meille esiteltiin ensimmäisen kerran IMS-ohjelmistoa ja 2011 lopulla kirjoitettiin sopimus ja IMS-ohjelmisto otettiin käyttöön Mente Palveluissa” Taina muistelee.
Prosessit olivat ensimmäinen kokonaisuus, joka Mente Palveluilla dokumentoitiin IMS-ohjelmistoon. Vuosien saatossa ohjelmiston käyttöä on edistetty asiakkaamme omien tarpeiden ja Arterin asiantuntijan tukemana.
Mitä hyötyjä IMS-ohjelmisto on tuottanut Mente Palveluille?
IMS-ohjelmisto on tuonut sujuvuutta ja selkeyttä organisaation toimintaan sekä hallittavuutta muun muassa dokumenttienhallintaan. Työaikaa säästyy IMS-ohjelmiston avulla”, Taina kertoo.
IMS-ohjelmisto on selkeyttänyt tiedonhallintaa”, Virpi summaa.
Lisäksi IMS-ohjelmisto on ollut edesauttamassa siinä, että asiakkaamme on saanut toiminnalleen SHQS Laaduntunnustus -sertifikaatin.
Kehitimme monta vuotta toimintaamme SHQS-laatuohjelman mukaisesti ja 2023 haimme laaduntunnustus sertifikaattia toiminnallemme”, Virpi kertoo.
Virpi kertoo, että sertifiointiauditoinnissa auditoijille annettiin tunnukset Mente Palveluiden IMS-ympäristöön, jossa organisaation toiminnan kokonaisuus näkyy – prosessit, raportit, riskit, mittarit, dokumenttienhallinta ja niin edelleen. IMS-ohjelmistoon dokumentoidun tiedon pohjalta organisaatio pystyy todentamaan toimintatapojaan.
Lisäksi asiakkaamme päätti luopua sisäisestä intrastaan. Mente Palvelut on vienyt IMS-ohjelmiston avulla rakennettuun toimintajärjestelmäänsä kaiken työtä ohjaavan tiedon, jolloin organisaation sisäisen intran tarve poistui.
Miten IMS-ohjelmiston käyttö näkyy organisaation arjessa?
Mente Palveluissa IMS on koko organisaation käytössä, koko henkilöstöllä on tunnukset ja keikkatyöläisillä on myös pääsy järjestelmään.
IMSin käyttö ja henkilöstön muistuttelu siitä, että työtä ohjaava tieto tulee dokumentoida ja ylläpitää IMSissä, on jatkuvaa työtä”, Virpi korostaa.
Kuten edellä todettiin, järjestelmään on viety kaikki työtä ohjaava tieto. IMS-ohjelmistoon on viety muun muassa työsuhteeseen liittyvät ohjeistukset ja linkitykset erinäisiin työssä tarvittaviin tietojärjestelmiin. Lisäksi IMSin Raportit -osiota hyödynnetään muun muassa erilaisten ilmoitusten ja poikkeamahavaintojen kirjaamiseen.
Olemme hyödyntäneet IMSin toiminnallisuuksia siinä, mitä tietoa eri käyttäjäryhmille näkyy. Itse koen arkea helpottavaksi sen, että IMSin kautta pääsen kaikkeen tietoon käsiksi ja linkitykset käytössämme oleviin järjestelmiin löytyvät omasta IMS-ympäristöstämme”, Virpi kertoo.
Mente Palveluilla on IMS-ohjelmiston lähes kaikki osiot käytössään – prosessit, dokumentit, käsikirjat, mittarit, raportit, riskit ja uutiset. Tehtävät-osiota on käytetty vähemmän.
Esimerkiksi lääkepoikkeamahavainnot kirjataan IMSiin Raportit-osion avulla. Lääkepoikkeamaraporttiin syötettyjen tietojen avulla IMSiin voidaan rakentaa kyselyjä ja mittareita, joita pystymme helposti seuraamaan ja jaottelemaan esimerkiksi eri lääkepoikkeamien mukaisiin tyyppeihin”, Virpi kertoo.
IMS-ohjelmiston käytön kehittäminen Mente Palveluilla
Taina ja Virpi ovat Mente Palveluilla IMS-ohjelmiston pääkäyttäjiä ja he auttavat muuta henkilökuntaa ohjelmiston käytössä ja päättävät muun muassa siitä, millaisena IMSiin dokumentoitava tieto halutaan pitää ja mihin mikäkin tieto on järkevää tallentaa.
Muun muassa ravitsemuspalveluiden toiminta on kuvattu IMSiin prosessikuvauksina. Kuvasimme prosessit yhdessä ravitsemuspäällikön kanssa – minä toimin prosessikuvauksien asiantuntijana ja ravitsemuspäällikkö oman toimintansa asiantuntijana” Virpi kertoo yhteistyöstä toiminnan dokumentointiin liittyen.
Lisäksi asiakkaamme on hyödyntänyt Arterin asiantuntijoita ohjelmiston käytössä ja osaamisen kehittämisessä.
Arterin konsulttina toimiva Jari Saali on kouluttanut meitä IMSin käyttöön liittyen. Koulutukset olen kokenut selkeiksi ja realistisiksi ja koulutusten sisältö on perustunut juuri meidän organisaation tarpeisiin”, Virpi kertoo.
Taina ja Virpi mainitsevat myös Arterin webinaarit, joista kokevat saavansa konkreettisia vinkkejä toiminnan kehittämiseen. Lisäksi Mente Palveluissa on tavoitteita siihen, miten organisaatio aikoo kehittää IMS-ohjelmiston käyttöä tulevaisuudessa.
Tavoitteenamme on kehittää IMSin Mittarit-osion käyttöä – erityisesti mittareiden jatkohyödyntäminen on työpöydällä” Taina mainitsee.
Lisäksi IMS-ohjelmiston uuden Draw-piirtoeditorin hyödyntäminen on suunnitteilla:
Mahdollisesti luomme jonkinlaisen valmiin prosessienkuvauspohjan Draw-editorilla, jota tullaan hyödyntämään uusissa prosessikuvauksissa ja teemme jonkinlaista työnjakoa editorin käyttöönottoon liittyen” Virpi pohtii.
Johdon sitoutuminen ja yhteistyö ovat avainasemassa IMS-toimintaympäristön kehittämisessä Mente Palveluilla
IMS-toimintaympäristö kehittyy yhteistyössä koko henkilöstön ja Arterin kanssa. Kehittämistyö vaatii johtamista ja johdon sitoutumista. Mentellä tähän on panostettu kohdentamalla toimintajärjestelmän hallinnointiin riittävästi henkilöstöresurssia. IMSin hyödyt laadunhallinnan kokonaisuudessa eivät konkretisoidu ilman järjestelmän jatkuvaa käyttämistä ja kehittämistä. Olemme tyytyväisiä siihen, että lähdimme IMS-maailmaan ja jatkamme uteliaina toimintamme johtamista IMSin avulla”, Mente Palveluiden toiminnanjohtaja Maria Korhonen.