Kuten aiemmassa blogitekstissä totesin, laadunhallinnan ja laatustandardien noudattamisen hyötyinä liiketoiminnassa nousevat esiin mm. hyvin määritellyt ja dokumentoidut prosessit, joiden avulla riskienhallinta tehostuu, ja saadaan jatkuvan parantamisen periaate osaksi toimintaa.
ISO 9001 -laatustandardi ohjaakin laadunhallinnan avulla luomaan organisaation prosesseista ennalta määriteltyjä ja dokumentoituja, jolloin turhia tai toimimattomia prosesseja voidaan joko karsia tai parantaa. Esimerkiksi johtamisjärjestelmä tulee täysin dokumentoida, jolloin prosessit, käytänteet ja vastuut tehdään organisaatiossa näkyviksi.
Miten tämä prosessien määrittely, dokumentointi ja näkyvyys koko organisaatiossa voidaan käytännössä varmistaa?
Arterin IMS-ohjelmisto toimii kehitysalustana, jossa organisaation toimintaa voidaan suunnitella, toteuttaa ja mitata jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaan. Kaikki yrityksen toiminta on prosessinomaista, ja toimintajärjestelmä onkin se alusta, joka sisältää nämä organisaation toiminnan kannalta oleelliset menettelytavat eli prosessit. Kun määritellyt prosessit toistetaan aina kerralla loppuun samalla tavalla, toiminta tehostuu, ja voidaan keskittyä omaan ydintoimintaan.
IMS-ohjelmiston avulla asiakkaamme sekä suunnittelevat, dokumentoivat, jalkauttavat, että kehittävät omia prosessejaan. Koko organisaation toimintaprosessien suunnitteluun ja visualisointiin IMS tarjoaakin helppokäyttöisen piirtoeditorin (Blueprint-työkalu), jonka avulla prosessikuvaukset voidaan liittää toisiinsa. Laadunhallinnan periaatteen mukainen dokumentointi on mahdollista ylläpitämällä, versioimalla, vastuuttamalla sekä arkistoimalla asiakirjoja IMS-ohjelmistossa, jolloin niin toimintaa ohjaavat asiakirjat, kuin toiminnan tuloksena syntyvät muistiotkin ovat helposti löydettävissä.
Ongelmien ilmetessä toimintatavat voidaan sopia ja määritellä etukäteen
ISO 9001:2015 -standardi korostaa aiempaa enemmän organisaation riskienhallintaa. Tulee tuntea oma toimintaympäristö, ja hallita mahdolliset ongelmatilanteet. Myös tämä on mahdollista IMS-ohjelmiston avulla, sillä ohjelmisto sisältää oman työkalunsa riskienhallintaa varten. IMS-riskienhallintaosio on tietovarasto, johon tunnistetut riskit voidaan kirjata, ja jossa niihin on mahdollista liittää riskiarviointeja.
Ylläpidä laatustandardien mukaista toimintaa
IMS-ohjelmistoa voidaan käyttää yksilöllisestä tarpeesta riippuen joko hyvin yksinkertaisesti, tai todella kattavasti. Jokaisella asiakkaallamme on siis mahdollisuus räätälöidä toimintajärjestelmästä juuri se itselleen parhaiten toimiva kokonaisuus, jolla ylläpitää organisaation laatustandardien mukaista toimintaa.
