Blogi

Toimintajärjestelmä ei ole päämäärä vaan ratkaisu

Julkaistu 09.09.2024 kirjoittaja Arter

Mikä on toimintajärjestelmä?

Olemme varmasti kaikki yhtä mieltä siitä, että hyvä johtaminen on järjestelmällistä, läpinäkyvää ja tasapuolista. Edellytyksenä sille on, että toimintatavoista:

on sovittu,
ne tunnetaan,
ne ohjaavat toimintaa
ja ovat saatavilla.

Toimintajärjestelmässä johdon asettamat tavoitteet, sidosryhmien odotukset ja viranomaisvaatimukset muuntuvat ymmärrettäväksi arjen tekemiseksi. Toimintaa ohjaavat tavoitteet ja kehittämishankkeet jyvittyvät osaksi arkea.

Edistymisen seurannassa tarvittavat objektiiviset mittarit sekä subjektiiviset kyselyt, arvioinnit ja palautteet keräävät tiedot alhaalta ylös. Kun tuloksia seurataan, analysoidaan ja toimenpiteistä päätetään organisaation eri tasoilla, on saavutettu hyvän kierre, jolloin tekeminen alkaa parantaa itse itseään. Silloin luodaan ylivertaista menestystä.

Toimintajärjestelmää voidaan kutsua myös toiminta- tai laatujärjestelmäksi, usein johtamisjärjestelmää kutsutaan toimintajärjestelmäksi tai esimerkiksi laadukaaksi johtamisjärjestelmäksi.

Johdon vastuulla on osoittaa prioriteetit ja varmistaa resurssien tehokas käyttö

Johtamista voisi verrata lennonjohtoon. Paitsi, että lennetään korkealta ja kovaa, johdon tulee huolehtia kassavirrasta, kasvusta ja kannattavuudesta. Johdon vastuulla on osoittaa prioriteetit ja varmistaa resurssien tehokas käyttö.

Objektiivisten tavoitteiden rinnalla humanisoinnilla on paikkansa johdon agendalla. Tällä tarkoitetaan yrityskulttuurin rakentamista ja arvojohtamista. Kun tässä onnistutaan, niin yrityksen ja henkilöstön tahtotila kohtaavat.

Yritys haluaa palvelukseensa sitoutuneita työntekijöitä, koska he ovat tuotteliaita ja antavat energiaansa organisaation palvelukseen. Henkilöstö puolestaan haluaa työskennellä organisaatiossa, jossa omat ja yrityksen arvot kohtaavat, jolloin työ on merkityksellistä ja kehittävää.

Mitä ovat toimintajärjestelmän hyödyt?

Toimintajärjestelmän tarkoituksena on selkeyttää ja yhtenäistää organisaation toimintaa ja sitä myötä vapauttaa voimavaroja tuottavaan työhön. Ruutia ei enää polteta niin paljon jo ratkaistuihin käytäntöihin.

Hyödyt tulevat ohjattavana ja seurattavana toimintana, jossa kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan.
Toimintajärjestelmän rakennus ja määrittelyvaiheessa haetaan paras tällä tunnettu toimintatapa, joka kirjataan ylös ja johon kaikkien odotetaan sitoutuvan.
Toimintajärjestelmän kehitysvaiheessa toimintatavat yleensä selkeytyvät samalla tunnistetaan erilaisia kehittämiskohteita ja riskejä.

Sama ohjenuora vähentää hajontaa ja lisää asiakkaan luottamusta siihen, että organisaatio pystyy jatkuvasti tuottamaan asiakkaiden tarpeet täyttäviä tuotteita tai palveluja. Kun toimintaympäristö muuttuu, niin toimintajärjestelmä toimii paikkana, jonne päivitetään muuttuneet käytännöt.

Yhtenäinen esittämistapa yhdestä paikasta jaettuna helpottaa muutostenhallintaa.

Miten toimintajärjestelmä rakennetaan?

Toimintajärjestelmän rakentamisen lähtökohtana tulee olla vaatimusten täyttäminen ja tavoiteltavat hyödyt.

Vaatimusten täyttäminen on usein välttämättömyys tarjouksen jättämiselle tai asiakassuhteen jatkumiselle. Siitä saattaa kuitenkin vielä puuttua kehittämiskulttuurin siemen, motivaatio, joka toimii hyötylähtöisen kehittämisen moottorina. Mikäli hyödyt on tunnistettu niin kuvaukset ovat normaalia liiketoimintaa ja tulokset mitattavia tasapainoisesti talouden, asiakkaan, toiminnan ja henkilöstön näkökulmasta.

ISO-standardit ja EFQM-laatupalkinnon kriteerit toimivat hyvänä ohjenuorana organisaation toiminnan kuvaustyössä huomioiden myös liiketoiminnan näkökulmat.

ISO 9001 on vaatimusstandardi, jonka mukaiset käytännöt on löydyttävä sertifioidusta järjestelmästä. EFQM puolestaan nostaa kysymyksiä, joihin organisaation toiminnassa, seurattavissa tuloksissa ja parantamissykleissä tulee ottaa kantaa.

Kummassakin tapauksessa, ISO-standardien tai EFQM mukaan toimimisessa, organisaation tulee määrittää omat käytäntönsä, toimintaympäristö ja tavoitteet sidosryhmien odotukset huomioiden.

👉 Opi ISO 9001 -laatustandardin mukaisen toimintajärjestelmän rakentaminen – lataa avuksesi Toimintajärjestelmän rakentajan pikaopas tästä.

Esitä asiat toimintajärjestelmässä tiiviisti ja yksinkertaisesti

Toimintajestelmässä asiat tulee esittää tiiviisti ja yksinkertaisesti. Mikäli pitää valita niin vähempi on parempi.

Vain sellaiset asiat tulee ohjeistaa, joiden ohjeistaminen tukee organisaation tavoitteiden saavuttamista ja asiakkaiden vaatimusten täyttämistä. Mikäli ohjeistusta on liian paljon tai se on liian seikkaperäistä, olennaisten ja tärkeiden tekijöiden löytäminen vaikeutuu.

Perehdytys, koulutus ja ammattitaito ohentavat ohjeistuksen tarvetta, mutta kuten ohjeistus, ne edellyttävät päivityksiä.

Johtamisjärjestelmä, laatujärjestelmä vai toimintajärjestelmä? Onko termillä merkitystä?

Puhekielessä törmää erilaisiin termeihin, joilla käytännön tasolla tarkoitetaan samaa asiaa eli yrityksessä saatetaan puhua toimintajärjestelmästä, laatujärjestelmästä tai johtamisjärjestelmästä. Tärkeää on, että järjestelmä on rakennettu yrityksen omia tarpeita vastaavaksi ja se, millä termillä järjestelmää yrityksessä kutsutaan, on yrityksen oma päätös.

Alla eriteltynä johtamis-, laatu- ja toimintajärjestelmän eroavaisuuksia termien tasolla:

Johtamisjärjestelmä: Johtamisjärjestelmä on yleinen kehys, joka ohjaa yrityksen päätöksentekoa, johtamista ja strategisten tavoitteiden saavuttamista. Se sisältää menettelyt ja käytännöt, joilla yritys johtaa ja hallitsee liiketoimintaansa. Johtamisjärjestelmä on laajempi käsite, joka voi sisältää laatu-, turvallisuus-, ympäristö- ja muut erilliset järjestelmät osana kokonaisuutta.
Laatu- tai laadunhallintajärjestelmä: Laatujärjestelmä keskittyy erityisesti yrityksen tuotteiden ja palveluiden laadun varmistamiseen ja parantamiseen. Sen tavoitteena on täyttää asiakkaiden ja sidosryhmien odotukset ja varmistaa, että yrityksen toiminta on vaatimustenmukaista (esim. ISO 9001). Laatujärjestelmä voi olla osa toimintajärjestelmää ja se keskittyy nimenomaan laadunhallintaan.
Toimintajärjestelmä: Toimintajärjestelmä kattaa kaikki organisaation toimintaa ohjaavat prosessit ja menettelyt. Se voi sisältää laadunhallinnan, ympäristöjohtamisen, työturvallisuuden, tietoturvan, vastuullisuuden ja muut yrityksen toimintaan liittyvät järjestelmät. Toimintajärjestelmä keskittyy siihen, miten koko organisaatio toimii ja varmistaa, että eri järjestelmät ja prosessit tukevat yrityksen strategisia tavoitteita.