Blogi

Mistä liikkeelle kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa?

Käyttötarkoitus ratkaisee kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa

Arterin ARC-ohjelmistoon liittyvissä kokonaisarkkitehtuurimallinnuksissa otsikon kysymys kokonaisarkkitehtuurikuvauksista on usein esillä, ja toivottu vastaus riippuu kysyjästä. Osa meistä näkee oman organisaation parhaiten palveluiden, joku toinen taas prosessien näkökulmasta. Toisaalta joku on saattanut ulkoistaa itsensä koko arkkitehtuurityöstä sen vuoksi, että kokee sen olevan järjestelmälähtöistä ja toivoo että liikkeelle lähdettäisiin ICT:n vetämänä.

Kokonaisarkkitehtuurikuvausten käyttötarkoitus ja kuvaamiseen käytettävissä oleva aika ratkaisevat paljon kuvauksiin vaadittavaa tarkkuutta. Jossain tapauksissa se, että palveluista, prosesseista ja järjestelmistä saadaan edes nimien tasolla listaukset, saattaa viedä viikkoja aikaa. Silloin ei voida ajatella, että kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisella päästäisiin kovin syvällisiin kehittämisnäkökulmiin. Hyvä alku sekin kuitenkin on. Aika monissa organisaatioissa nämä kolme perusnäkökulmaa eivät nimittäin kokemukseni perusteella kohtaa.

Järjestelmäsalkku saattaa olla hyvässä järjestyksessä ja Excelissä kaikki tarvittava tieto järjestelmien hallinnointiin liittyen. Prosessikuvaukset saattavat olla hyvinkin ajan tasalla ja ulkoisten tahojen auditoimia. Palveluiden kuvaukset löytyvät ainakin markkinointiteksteistä ja työntekijöiden työohjeista. Mutta kun lähdetään rakentamaan kokonaiskuvaa, alkaakin tuntua mahdottomalta saada kaikki nämä yhteen mallinnukseen. Saatikka, jos siihen samaan halutaan vielä lisätä näkyviin vaikkapa strategiset painopisteet ja tavoitteet.

Älä sotkeudu alussa yksityiskohtiin

Yleinen syy miksi työ ei etene, on se, että yritetään heti aluksi tehdä liian täydellistä mallinnusta kerralla.

Neuvoni kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin työn alkuvaiheessa on, että älä sotkeudu yksityiskohtiin äläkä jää hetkeksikään keskustelemaan yksittäisestä palvelusta tai prosessista. Tarkista onko listasi ajan tasalla. Montako palvelua ja minkä nimisiä ne ovat. Kuinka monta prosessia ja minkä nimisiä ne ovat. Sen jälkeen tarkista, miten teidän toiminnassanne ne on ryhmitelty eli millainen hierarkia niillä on.

Tee lisäksi kustakin kokonaisarkkitehtuurin osa-alueesta oma taulukkonsa. Ole huolellinen sen suhteen, että oikeat tuotteet, palvelut ja prosessit ovat niminä mukana. Tee parhaasi, että myös niihin liittyvät perusasiat on nimetty, mutta älä jää alussa näihinkään yksityiskohtiin jumiin. Kun rakenne on saatu kootuksi, voit myöhemmin palata täydentämään. Yleinen syy miksi työ ei etene, on se, että yritetään heti aluksi tehdä liian täydellistä mallinnusta kerralla. Jäädään kiistelemään yksityiskohdista, aikaa palaa, turhaudutaan ja lopuksi keksitään joku uusi mukavampi projekti.

Aloita siitä, mikä on parhaiten kuvattu

Mikäli organisaatiolla on pitkät perinteet ja toimivat mallit prosessien kuvaamiseen, lähtisin liikkeelle siitä, että toisin ne ensimmäisenä kokonaisarkkitehtuurinäkymään. Sen jälkeen on yleensä melko helppo linkittää prosesseihin ne palvelut, joita kyseisten prosessien avulla tuotetaan. Lopuksi voidaan linkittää prosesseihin ja palveluihin järjestelmät sen mukaan, käytetäänkö niitä yksittäisen palvelun tuottamiseen tai laajemmin vaikkapa koko prosessikokonaisuudessa, kuten usein vaikkapa asiakkuudenhallinnan tai talouden järjestelmiä käytetään. Yksittäiset teknologiat tai ohjelmistot saattavat olla käytössä vain jonkun tietyn prosessivaiheen tai palveluvaiheen toteuttamisessa, jolloin on luontevaa linkittää ne todelliselle käyttötasolle.

Jos taas tilanne on se, että palvelukuvaukset ja järjestelmäsalkku löytyvät, mutta prosessikuvaukset ovat vanhentuneet tai puuttuvat kokonaan, aloittaisin mallintamalla palveluiden ja järjestelmien väliset yhteydet. Se, että prosessit ovat kuvaamatta tai eivät vastaa nykytilaa on aina työläin vaihtoehto. Organisaatio on tilanteessa, jossa ns. kehittämisvelkaa on kertynyt paljon eikä se ole kovin nopeasti otettavissa kiinni. Siksi kokonaisarkkitehtuurinäkymää varten ensimmäisessä vaiheessa tyytyisin vain mallintamaan prosessihierarkian nimeämisen tasolla. Näin kokonaisarkkitehtuuria kuvaavat pääsisivät etenemään kokonaisnäkymän osalta. Prosessien ajan tasalle saattamisesta perustaisin rinnalle toisen projektin, jonka aikaansaannokset valmistuessaan päivittyisivät sitten myös kokonaisarkkitehtuurin kuvauksiin.

Parhaiten mallinnettu osa-alue on siis se, mistä kannattaa lähteä liikkeelle ja mikäli joku keskeisistä osa-alueista on ”hujan hajan”, sen osalta keskittyisin alkuvaiheessa vain nimeämään asiat. Tällä tavoin kevennettynä päästään kuitenkin nopeammin sellaiseen näkymään, jossa voidaan puhua asioiden oikeilla nimillä ja tehdä päätöksiä, joilla on merkitystä kehittämiseen käytettävän ajan ja rahan osalta.

Jätä täydelliset asiantuntijat alkuvaiheessa pois työpajoista

Haastavaa kuvausten tekemisessä on se, että jonkun pitää jaksaa nähdä vaivaa. Selvittää, mallintaa, olla huolellinen ja jaksaa fasilitoida porukkaa etenemään systemaattisesti. Täydelliset asiantuntijat, jotka tuntevat kaikki mahdolliset yksityiskohdat ovat kokonaisuuden mallintamissa joskus aikamoisia jarruja tuhansine kysymyksineen, joten älä ota heitä alkuvaiheessa mukaan. Kun runko on kasassa, heidän kanssaan on ilo hioa yksityiskohdatkin kuntoon.

Alkuun mukaan kannattaa innostaa johtoa ja aavistuksen verran leveämmällä pensselillä maalaavia asiantuntijoita, joilla on innostusta olla mukana kuvaamassa yhteistä rakennetta prosesseista, palveluista ja järjestelmistä. Kun rakenne toimii, kokonaisarkkitehtuurityö etenee ja yhteiset hyödyt tulevat nopeasti näkyviin. Silloin on helpompi vakuuttaa myös ne, joiden kanssa painiessa projektin alussa aika kuluisi hukkaan.

Lue lisää:

Tutustu veloituksetta kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkaluun ARCiin ja kokeile, kuinka se vastaa yrityksenne tarpeita!

Tilaa ilmainen ARC demo!

ARC -ohjelmisto tarjoaa visuaalisen työkalun, jolla mallintaa toiminnan eri alueita: strategiaa, tavoitteita, palveluja, prosesseja, tietoa, tietojärjestelmiä, teknologiaa.

Tilaa demo ja tutustu!

Kirjoittaja

Arterin vanhempi konsultti KM Elina Mäkinen on toiminut liiketoiminnan ja laadun kehittämistehtävissä yli 20 vuotta. Hän on EFQM:n akkreditoima arvioijakouluttaja ja EFQM -pääarvioija, ISO9001 Lead Auditor sekä EFQM Sustainability Assessor.

Elinalla on erittäin laaja tietämys erilaisten prosessi-, laatu-, arviointi-, riskienhallinta- ja innovointityökaluista. Hän omaa vahvaa osaamista myös kokonaisarkkitehtuurissa ja palvelumuotoilussa sekä IMS- ja ARC -ohjelmistojen hyödyntämisessä kehittämisen ja johtamisen välineinä. Käytännön kokemusta kokonaisvaltaiseen toiminnan kehittämiseen on kertynyt yli 200:n asiakasorganisaation kanssa työskentelystä. Ominaista Elinan vetämille työpajoille on se, että niissä ei junnata teorioissa, vaan tehdään yhdessä asioita eteenpäin.

Liittyvät materiaalit