11 maaliskuun, 2026

Miten valita paras laatujärjestelmä yritykselleni?

Kirjoittaja:

Ella Lindroos

Miten valita paras laatujärjestelmä yritykselle? Aloita siitä, että tiedät mitä yrityksesi tarvitsee, mikä on tulevaisuuden tavoitteenne sekä kenellä kaikilla tulee olla pääsy järjestelmään.

Lisäksi on hyvä pohtia millaista osaamista organisaatiollasi on laadunhallinnasta: onko yrityksesi aivan alkutaipaleella laadunhallinnassa vai onko organisaatiollesi kertynyt jo paljon osaamista esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisesta laadunhallinnasta.

1. Aloita tavoitteen asettamisesta

Pyri asettamaan tavoite ja osallista tavoitteen asettamiseen organisaatiosi johto. Yrityksesi tavoitteena voi olla esimerkiksi:

Prosessilähtöisen toiminnan hyödyntäminen.
Toiminnan läpinäkyvyyden kasvattaminen.
Laatustandardien (esimerkiksi ISO 9001:2015) vaatimusten täyttäminen.
Liiketoiminnan jatkuva kehittäminen.
Oikeisiin asioihin keskittyminen.

2. Selvitä paljonko organisaatiollasi on resursseja laatujärjestelmän rakentamiseen ja ylläpitoon

Kuka omistaa projektin?
Keitä projektiin osallistuu? Prosessien omistajat? Muut päätöksentekijät? Organisaation johdon rooli?
Kuinka paljon aikaa tulee varata projektiin osallistuvilta henkilöiltä?
Kuinka paljon projektiin osallistuvia tulee kouluttaa aiheen tiimoilta – susbstanssi ja järjestelmän käyttö?
Mikä on projektin tavoitteellinen kesto?
Muista myös järjestelmän ylläpito – laatujärjestelmä vaatii jatkuvaa parantamista ja systemaattista tekemistä. Yhden henkilön vastuulla oleva laatujärjestelmä ei ole pitkän tähtäimen kantilta järkevää. Tänä päivänä laadunhallinta kuuluu organisaatioissa jokaisen työpöydälle niin johdolle, asiantuntjoille kuin tuottavalle portaalle.

3. Lähtötilanteen ymmärtäminen – pyri luomaan kuva lähtötilanteestanne ennen laatujärjestelmän rakentamista:

Miten toimintaa mitataan tällä hetkellä?
Onko prosesseja jo kuvattu? Jos on, niin missä kuvaukset sijaitsevat?
Paljonko dokumentaatiota, kuten ohjeita ja muita asiakirjoja on jo olemassa?
Löytyykö sisäisten auditointien toteuttamiseen osaajia ja käytäntöjä?
Käsitelläänkö riskejä eli uhkia ja mahdollisuuksia järjestelmällisesti?
Millä tasolla organisaatiosi on määritellyt toimintaperiaatteet, vastuut, rakenteet ja ydinprosessit?
Millaisessa toimintaympäristössä organisaatiosi toimii? Mitä ulkoisia vaatimuksia toiminnallenne on olemassa, jotka voivat vaikuttaa laatujärjestelmän toiminnallisuuksiin esimerkiksi tietoturvan tai kerättävän datan osalta?

4. Tunnista kuka ja millaisissa tilanteissa laatujärjestelmää käytetään

Kuka järjestelmää käyttää? Koko organisaatio vai osa henkilöstöstä?
Miten ja missä tilanteissa laatujärjestelmään dokumentoitua arjen työtä ohjaavaa tietoa käytetään?
Muiden järjestelmien rooli suhteessa laatujärjestelmään? Esimerkiksi CRM ja toiminnanohjausjärjestelmä.
Halutaanko henkilöstölle viestiä suoraan järjestelmästä?
Millainen on organisaatiosi johdon rooli järjestelmän rakentamisessa ja ylläpidossa?
Kuka on järjestelmän pääkäyttäjä entä sisällön luojat/ylläpitäjät?

5. Määrittele, mitkä asiat haluatte hoitaa laatujärjestelmällä

Määritelkää, mitkä asiat toteutatte laatujärjestelmällä ja mitkä asiat hoituu toisilla järjestelmillä:

Tietojen rajaus (asiakastiedot CRM:ssä, taloustiedot ERP:ssä…jne)
Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen.
Dokumenttienhallinta ja versiointi.
Auditointihavainnot, reklamaatiot, aloitetoiminta, läheltä piti -tilanteet jne.
Riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen ja hallinta.

Vinkit laatujärjestelmän valintaan eri kokoisissa organisaatioissa

1. Pieni organisaatio: 1–20 henkilöä

Painopiste: selkeät toimintatavat ja yhteinen ymmärrys tekemisestä.

Tyypillisesti pienessä organisaatiossa laatujärjestelmä on kevyt ja käytännönläheinen. Tärkeintä on, että keskeiset toimintamallit on kuvattu ja kaikki tietävät, miten työ tehdään.

Ratkaisu: Tyypillisesti pienille organisaatioille riittää Microsoftin tuotteilla rakennettu laatujärjestelmä.

Laatujärjestelmästä löytyvät elementit:

Keskeisten prosessien kuvaus = ydin- ja tukiprosessit, joiden avulla tuotteita tai palveluita tuotetaan asiakkaille ja liiketoiminnan tukiprosessit kuten talouteen, johtamiseen tai HR:n liittyvät prosessit.
Periaatteet, vastuut ja rakenteet = kenen vastuulla on mikäkin kokonaisuus, mitkä periaatteet ohjaavat organisaation toimintaa, strategia.

Tavoite:
Vähentää riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä, helpottaa arjen tekemistä ja jatkuvan parantamisen toteuttamista tietoon perustuen.

2. Kasvava pk-yritys: 20–250 henkilöä

Painopiste: systemaattinen laadunhallinta, jatkuva parantaminen ja standardien mukaisen toiminnan todentaminen.

Kun organisaatio kasvaa, toimintamallit eivät enää välity pelkästään keskustelujen kautta. Tarvitaan laatujärjestelmä, jonka sisältöön jokaisella on pääsy ja joka helpottaa organisaation arkea aina johdosta tuottavaan portaaseen saakka.

Ratkaisu: Erillinen järjestelmä, joka on tarkoitettu laatujärjestelmän rakentamiseen. Esimerkiksi IMS-ohjelmisto.

Laatujärjestelmästä löytyvät elementit:

Arvot, periaatteet, politiikat, lait.
Vastuut ja organisaation rakenteet,
toiminta- eli prosessitaso,
mittarit ja tavoitteet,
riskien ja mahdollisuuksien hallinta,
mahdollinen ISO 9001 -pohjainen laatujärjestelmä.

Tavoite:
Tukea kasvua ja varmistaa, että organisaatio toimii yhtenäisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Koko henkilöstön vastuulla oleva laadunhallinta.

3. Suuri organisaatio + 250 henkilöä

Painopiste: kokonaisvaltainen johtamisjärjestelmä tai toimintajärjestelmä.

Suurissa organisaatioissa toimintaa ohjaavat usein useat eri standardit ja vaatimukset. Tällöin laatujärjestelmä laajenee usein toimintajärjestelmäksi. Tällaisissa tilanteissa tärkeää on, että järjestelmän ylläpidon pystyy vastuuttamaan esimerkiksi liiketoiminta, esihenkilö tai prosessikohtaisesti.

Ratkaisu: Erillinen järjestelmä, joka on tarkoitettu toimintajärjestelmän rakentamiseen. Esimerkiksi IMS-ohjelmisto.

Keskeiset elementit:

Arvot, periaatteet, politiikat, lait.
Vastuut ja organisaation rakenteet,
toiminta- eli prosessitaso,
mittarit ja tavoitteet,
riskien ja mahdollisuuksien hallinta,
useiden standardien yhdistäminen (esim. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001).

Tavoite:
Yhtenäiset toimintatavat koko organisaatiossa ja parempi kokonaisuuden johtaminen. Ei erillisiä järjestelmiä kullekkin ISO-standardille, vaan yksi yhtenäinen toimintajärjestelmä, joka huomioi eri näkökulmat.

Näin Arter voi auttaa yritystäsi laatujärjestelmän rakentamisessa

Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne standardien vaatimusten mukaisesti. Rakennat kanssamme esimerkiksi ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän tai useamman ISO-standardin mukaisen toimintajärjestelmän.
Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia aiheeseen liittyen.
Tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, laatu- ja toimintajärjestelmän rakentamiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon.

Opi lisää laadunhallinnasta

Tutustu IMS-ohjelmistoon tarkemmin tästä

Haluatko kokeilla IMS-ohjelmistoa itse? Tilaa maksuton IMS-demo ja kokeile ohjelmistoa maksutta 14 päivää

IMS-ohjelmisto on SaaS-palvelu, jonka tuotekehitys ja palvelimet sijaitsevat Suomessa. IMS-ohjelmisto soveltuu esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen. Ohjelmiston on helppokäyttöinen ja koko henkilökunnan työkalu, jonka avulla teet laadusta läpinäkyvää.

IMS-ohjelmisto koostuu osioista, joita esimerkiksi ISO-standardit ja SHQS-laatuohjelma edellyttävät organisaation toiminnalta. IMS-ohjelmisto koostuu:

Prosessit-osiosta, jonka avulla kuvaat ja kehität prosesseja.
Dokumentit-osiosta, jonka avulla hallinnoit ja ylläpidät toimintaa ohjaavaa dokumentaatiota.
Käsikirjat-osiosta, jonka avulla luot ja ylläpidät käsikirjoja.
Raportit-osiosta, jonka avulla keräät esimerkiksi palautteita, läheltäpititilanteita ja poikkeamia.
Mittarit-osiosta, jonka avulla muutat raporttien avulla kerätyn tiedon toiminnan mittareiksi.
Riskit-osioista, jonka avulla toteutat systemaattista riskien- ja mahdollisuuksien hallintaa.

➡️ Tutustu IMS-ohjelmistoon tarkemmin tästä.