Blogi

Näin onnistut dokumenttien hallinnassa

Dokumenttien hallinta laatu- tai toimintajärjestelmässä on prosessi, jossa dokumentteja hallitaan siten, että tietoa voidaan luoda, jakaa, järjestää ja tallentaa tehokkaasti. Minkälainen on tehokas dokumenttienhallinnan prosessi? Siihen vastaamme tässä blogissa. 

👉 Laita dokumenttien hallinta järjestykseen Onnistu toiminnan dokumentoinnissa -pikaoppaamme avulla – lataa pikaopas itsellesi tästä.

Laatujärjestelmä kokoaa dokumenttien hallinnan yhteen paikkaan

Usein organisaation tieto on pirstaloitunutta ja siiloutunutta, esimerkiksi eri järjestelmiin. Yhtenäisen ja selkeän dokumenttien hallinnan oppiminen organisaatiossa on kriittistä toiminnan tasalaatuisuuden ja jatkuvan kehittämisen mahdollistamiseksi.

Laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmän yleisimmät dokumentit ovat erilaiset työohjeet, prosessikaaviot, poikkeamat ja käsikirjat.

Näin rakennat organisaatiolle yhtenäisen dokumenttien hallinnan – 7 vaihetta

  1. Määrittele toimintajärjestelmäänne liittyvät dokumentit ja tiedot.
  2. Päätä, millä järjestelmillä kyseiset dokumentit ja tiedot hallitaan.
  3. Luo järjestelmään dokumenttipuu eli kansiorakenne ja määrittele tiedon käyttäjäoikeudet.
  4. Määrittele eri dokumenttityyppien elinkaari.
  5. Määrittele dokumenttien yhteinen nimeämiskäytäntö.
  6. Määrittele tarvittavat dokumenttien valmiit haut tiedon löytämisen helpottamiseksi.
  7. Laadi dokumenttien hallinnan ohje, jotta käytännöt pysyvät yhtenäisinä.

Esimerkit dokumentin elinkaaresta sekä dokumenttien hallinta -ohjeistuksen sisällöstä

Esimerkki - Dokumentin elinkaari, Arter Oy
Esimerkki: Dokumentin elinkaari. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.
Esimerkki: Dokumenttienhallinta-ohjeistuksen sisältö
Esimerkki: Dokumenttienhallinta-ohjeistuksen sisältö toimintajärjestelmässä. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

Kiinnitä huomiota dokumenttipuun rakenteeseen

Dokumenttipuu on yhtä kuin toimintajärjestelmän tiedostojen kansiorakenne. Dokumenttipuun suunnitteluun on hyvä käyttää aikaa, jotta siitä saadaan helppokäyttöinen ja tiedonhallintaa helpottava työkalu.

Dokumenttipuun suunnitteluun liittyykin erityisesti kaksi elementtiä: tiedon löydettävyys ja käyttöoikeuksien hallinta. Näillä kahdella voi eri organisaatioissa olla eri painoarvo. Kannattaa siis pohtia:

  • Millä rakenteella tiedot löytyvät helposti?
  • Mikä rakenne auttaa hallitsemaan dokumenttien käyttöoikeuksia tarkoituksenmukaisesti?

Esimerkkejä dokumenttipuun rakenteesta:

Dokumenttipuu organisaation mukaan

Dokumenttipuu organisaation mukaan
Dokumenttipuu organisaation mukaan – klikkaa kuva isommaksi

Dokumenttipuu prosessien mukaan

Dokumenttipuu prosessien mukaan
Dokumenttipuu prosessien mukaan – klikkaa kuva isommaksi

Dokumenttipuu dokumenttityyppien mukaan

Dokumenttipuu dokumenttityyppien mukaan
Dokumenttipuu dokumenttityyppien mukaan – klikkaa kuva isommaksi

Käsikirja toimii punaisena lankana, kokoamalla tietoa helposti löydettävään muotoon

Käsikirja kokoaa yhteen tietoa, kuten toimintaan kohdistuvia vaatimuksia, prosesseja, dokumentteja ja mittariston.
Käsikirja kokoaa yhteen tietoa, kuten toimintaan kohdistuvia vaatimuksia, prosesseja, dokumentteja ja mittariston. Klikkaa kuva isommaksi.

Organisaatioon, toimintajärjestelmään tai sen osaan liittyvä käsikirja auttaa työntekijöitä, sekä mahdollisesti myös asiakkaita ja yhteistyökumppaneita ymmärtämään, miten toimitaan.

Käsikirja siis toisin sanoen kuvaa organisaation toimintaa, ohjausta ja kehittämistä, jota muu ohjeistus ja prosessikuvaukset täydentävät. Sen rakenne ja kuvattavat asiat voivat muodostua esimerkiksi ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 -standardien, EFQM-mallin tai jonkun muun viitekehyksen mukaan.

Näin lähdet liikkeelle käsikirjan laatimisessa

  1. Määrittele ensin käsikirjojen kokonaisuus.
  2. Valitse käytettävä viitekehys.
  3. Määrittele käsikirjan käyttötarkoitus.
  4. Hahmottele rakenne ja sisällysluettelo.
  5. Laadi käsikirjan runko toimintajärjestelmään.
  6. Jaa eri kappaleiden kuvausvastuut organisaatiossa asiantuntijuuden mukaisesti.
  7. Jaa myös sisältöosioiden tarkastus- ja hyväksymisvastuut.
  8. Hahmottele käsikirjan sisältö pääpiirteissään, ja löydä ”oma tapa” kuvata asioita.
  9. Kirjoita käsikirjan teksti auki ja tee tarvittavat linkitykset järjestelmään.
  10. Lukekaa ja katselmoikaa ristiin käsikirjan kuvauksia.

5 vinkkiä käsikirjan kirjoittamiseen

  1. Kirjoita niin paljon kuin tarvitsee, mutta niin vähän kuin kehtaat.
  2. Kirjoita mahdollisimman yksinkertaisesti ja lyhyesti.
  3. Älä kirjoita ”laatulatinaa” tai markkinointikieltä.
  4. Älä pyri täydellisyyteen.
  5. Älä dokumentoi yksin.

👉 Onnistu laatukäsikirjan laatimisessa – ota vinkit talteen tästä. 

Varmista tehokas ja selkeä dokumenttien hallinta toimintajärjestelmän avulla

IMS-ohjelmisto on kotimainen ja helppokäyttöinen toimintajärjestelmän alusta, jonka avulla keräät toimintaanne ohjaavan ja ajankohtaisen dokumentaation yhteen paikkaan kaikkien saataville. Tilaamalla demon, pääset kokeilemaan ohjelmistoa itse ja halutessasi asiantuntijamme kertoo sinulle, kuinka toimintajärjestelmä helpottaisi yrityksenne arkea.

Suosittelen tutustumaan myös:

👉 Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan | blogi + webinaari
👉 Toimintajärjestelmä ja dokumentit osana läpinäkyvää viestintää | blogi + webinaari
👉 Onnistu toiminnan dokumentoinnissa | ladattava pikaopas

Laita dokumenttien hallinta järjestykseen Onnistu toiminnan dokumentoinnissa -pikaoppaan avulla

Lomakkeen täyttämällä saat itsellesi Onnistu toiminnan dokumentoinnissa -pikaoppaan

* Merkityt kohdat ovat pakollisia.

Kirjoittaja

Liittyvät materiaalit