Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan

Dokumenttien hallinnan merkitys osana asiantuntijatyön kokonaisuutta on suuri. Lue tästä blogista dokumenttienhallinnan keinot ja vinkit, joilla voit vähentää työssä tapahtuvia virheitä, ja katso myös aiheen webinaaritallenne alta.

Alla oleva kuvaaja kuvaa erittäin hyvin syytä siihen, miksi arkemme tuntuu usein tulipalojen sammuttamiselta ja työt jonoutuvat.

Kaavio kuvaa käyttöasteen vaikutusta suhteessa prosessin optimiin läpimenoaikaan. Käyttöasteen vaikutus ei ole missään nimessä lineaarinen, vaan kuten kuvasta voi nähdä, voimakkaasti eksponentiaalinen. Käyttöasteen vaikutus ei juurikaan nouse ennen kuin se saavuttaa noin 80 %:n, mutta sen jälkeen se kohoaa nopeasti.

Kuvan mukaan käyttöastetta tulisi saada pienemmäksi, jotta arkemme kiire helpottaisi. Helppo ratkaisu on lisätä käytössä olevia resursseja, jolloin käyttöaste pienenee ja hommat sujuvat jouheammin. Resurssien lisääminen on tosin kovin harvoin mahdollista, eikä usein edes järkevää. Huomattavasti järkevämpää on vapauttaa kapasiteettia. Miten tämä käytännössä tehdään?

Vähennä virheitä dokumenttien hallinnalla

Hallitsemalla tietoa, vähennät työtä hidastavien virheiden määrää. Virheet ovat myrkkyä läpimenoajalle, koska ne lisäävät moninkertaiseksi sen ajan, jonka työ parhaimmillaan vaatii. Systeemin saannon, eli onnistumistodennäköisyyden parantaminen vapauttaa nopeasti kapasiteettia, ja yhtäkkiä samalla henkilöstöllä saadaan enemmän valmista ja tuottavuus kasvaa.

Tietotyössä voidaan tiedon näkökulmasta sanoa tapahtuvan virhe, jos

📌 tieto puuttuu, jolloin työtä ei voi suorittaa,
📌 tieto on epäselvää, jolloin työtä ei voi suorittaa ilman lisäselvityksiä tai
📌 tieto on virheellistä, jolloin työtä ei voi suorittaa tai työ tulee tehtyä virheellisesti.

Ihmiset ovat niin tottuneita ”sähläykseen”, että eivät edes osaa ajatella näiden asioiden olevan prosessin virheitä. Tosiasiassa kuitenkin juuri virheistä seuraa keskeneräisen työn kasvu ja samalla kiire kasvaa.

Toisaalta, kun kiire vähenee, saadaan enemmän valmista samalla henkilöstöllä, ja asiakastyytyväisyys sekä työn tuottavuus kasvavat.

Lean 5S tiedon hallitsemisen keinona

Kun puhutaan tiedosta, liittyy siihen kiinteästi dokumenttien hallinta, sillä iso osa organisaatioiden tiedosta on dokumentoidussa muodossa.

Dokumenttien hallintaan kuuluu oleellisena osana lean-ajattelun 5S-menetelmä, jonka askeleet ovat seuraavat:

1. Sorttaus
2. Sijoittelu
3. Siivous
4. Standardointi
5. Sitoutuminen

5S harmittavan usein mielletään ainoastaan siivousprojektina, jolloin saavutamme kyllä askeleet 1-3, mutta tällöin ratkaisemme ongelman vain väliaikaisesti. Kohdat 4 ja 5 ovat tärkeitä pikäaikaisen onnistumisen kannalta.

Jotta 5S-menetelmä saadaan toimivaksi, organisaatiossa tulee huomioida monia dokumenttien hallintaan liittyviä päätettäviä asioita, kuten:

✔️ missä mitäkin dokumentaatiota säilytetään – järjestelmät,
✔️ millainen rakenne tukee hyvää sijoittelua – esimerkiksi kansiot,
✔️ dokumenttien nimeäminen – hakutoiminnot,
✔️ tiedon omistajuus – kuka vastaa esimerkiksi työohjeesta,
✔️ katselmoinnit – kuinka usein työohjeen ajantasaisuus tarkastetaan,
✔️ versioinnit – olemassa olevan dokumentin päivitys uuden dokumentin sijaan.

Lisää dokumenttien hallinnan keinoista ja vinkeistä voit oppia pitämästäni webinaarista, jossa käyn läpi muun muassa:

• Miten varmistat tiedon löytymisen yhdestä paikasta.
• Tiedon löytäminen hakusanoilla ja kansiorakenteesta.
• Tiedon omistajuuden merkitys.
• Mitä ovat katselmoinnit ja versioinnit ja miten ne tukevat hyvää dokumenttien hallintaa

Suosittelemme:

👉 Näin onnistut toiminnan dokumentoinnissa | blogi
👉 Dokumenttien ja käsikirjojen hallinta IMS-ohjelmistolla | blogi
👉 Pikaopas – ISO 9001 -standardin vaatimukset toiminnan dokumentoinnille | maksuton ladattava opas