Blogi

Dokumenttien ja käsikirjojen hallinta IMS-ohjelmistolla

Tieto ja sen saatavuus ovat avainasemassa työn onnistumisessa. Kun tarvittavat dokumentit ovat helposti löydettävissä, tiedonkulku paranee ja ajankäyttö omassa työssä tehostuu. Organisaatio voi hallinnoida arvokasta tietoa järjestelmällisesti toimintajärjestelmässä, johon dokumentaation voi tallentaa ja sille voidaan sopia yhteiset pelisäännöt. IMS-ohjelmiston avulla tuot yhteen paikkaan kaikki tarvittavat organisaation dokumentit ja käsikirjat, ja varmistat laadukkaan toiminnan.

🔎 >> Lue tästä case-esimerkit, mihin kaikkeen dokumenttien hallintaa hyödynnetään ja millaisia hyötyjä dokumenttien tehokkaasta hallinnasta saadaan.

Näin luot edellytykset dokumentaation tehokkaalle hallinnalle, Arter Oy
Näin luot edellytykset dokumentaation tehokkaalle hallinnalle. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

Dokumenttien hallinta IMS-ohjelmistolla

Asiakirjojen hallinnassa IMS-ohjelmiston dokumentit-osio voi toimia organisaation kaikkien dokumenttien hallinnointipaikkana tai sinne voidaan tuoda vain toimintajärjestelmään keskeisesti liittyvät dokumentit. Tämä riippuu täysin organisaation tarpeista.

Kun IMS:n rooli, eli se miten ohjelmistoa organisaatiossa halutaan hyödyntää, on organisaation dokumenttien hallinnoinnissa määritelty, voidaan sinne luoda kansiorakenne. Kansiorakenne auttaa järjestelemään dokumentteja samaan tapaan kuin esimerkiksi omalla tietokoneella. Kansioiden avulla tarvittavat dokumentit löytyvät helposti.

IMS-ohjelmiston kansiorakenne
IMS-ohjelmiston kansiorakenne

Dokumenttien löytämistä helpottamaan on myös olemassa haku-toiminto, jolla voi filtteröidä haun kattamaan vain esimerkiksi tietyn tyyppisiä dokumentteja. Käyttäjäoikeuksien avulla organisaatiossa voidaan myös määritellä, mitkä dokumentit näkyvät kenellekin. Rajauksia voi tehdä dokumentti- tai kansiokohtaisesti, eli erittäin tarkatkin rajaukset ovat mahdollisia, vaikka kaikkia dokumentteja säilytettäisiin IMS:ssä.

Eri dokumenttityyppien selkeä hallinta

IMS mahdollistaa selkeän tiedostojen, verkkodokumenttien ja dokumenttilinkkien hallinnoinnin.

🗂 Tiedostoja voivat olla esimerkiksi taulukot kuten Excel, tekstitiedostot kuten Word tai kuvat kuten jpg. Microsoftin Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja voidaan päivittää suoraan IMS-ohjelmistolla, eli niitä ei ensin tarvitse ladata koneelle ja sitten palauttaa IMS:iin. Tämän vuoksi voidaan aina olla varmoja, että käsittelyssä on viimeisin versio kyseisestä dokumentista.

🗃 Verkkodokumentit tehdään IMS:n omalla tekstinkäsittelyohjelmalla, joka on nopea ja helppo tapa luoda omia dokumentteja.

📎 Dokumenttilinkkien avulla IMS:n dokumentit-osioon voidaan linkittää muualla, kuten intrassa, säilytettäviä dokumentteja tai www-osoitteita esimerkiksi lainsäädäntöön.

Dokumenttipohjat varmistavat yhtenäisyyden

Eri käyttötarkoituksiin tarkoitetuille dokumenteille voidaan luoda ohjelmistossa dokumenttipohjat. Tämän avulla kaikki kyseiset dokumentit tehdään organisaatiossa aina samalla tavalla. Dokumenttipohjat asettavat siis tietynlaiset raamit dokumenteille.

Dokumenttipohjille voidaan myös määritellä eri ominaisuuksia:

1️⃣ Versioitavuus, eli muodostuuko dokumenttia päivitettäessä uusi versio.
2️⃣ Hyväksyttävyys, eli tuleeko version käydä hyväksymisprosessin läpi ennen, kuin se tulee näkyville muille.
3️⃣ Katselmointivälin määrittely, eli miten tiuhaan dokumentti tulee tarkistaa ja hyväksyä.

Dokumentin ominaisuudet IMS-ohjelmistossa
Dokumentin ominaisuudet IMS-ohjelmistossa

Dokumenteille on myös mahdollistaa laittaa päälle lukukuittaukset, jolloin dokumentin omistaja voi seurata, ketkä ovat dokumentin käyneet läpi.

Käsikirjojen hallinta IMS-ohjelmistolla

IMS-ohjelmiston käsikirjat tehdään samalla tekstinkäsittelyohjelmalla, jolla luodaan myös verkkodokumentit.

IMS-ohjelmiston tekstieditori
IMS-ohjelmiston tekstieditori

Käsikirjojen tuominen toimintajärjestelmään on toimiva ratkaisu, koska se mahdollistaa työtä helpottavat linkitykset muihin IMS-osioihin, kuten prosessikuvauksiin, raportteihin tai ohjedokumentteihin.

Käsikirjojen päivittäminen on myös helppoa ja nopeaa, kun se voidaan tehdä suoraan ohjelmistossa. Myös käsikirjan eri osien kuvausvastuut voidaan jakaa IMS:n avulla ja useiden käsikirjojen säilyttäminen sekä ajan tasalla pitäminen onnistuvat helposti.

IMS-ohjelmiston Käsikirjat-osion monikäyttöisyys piilee sen yksinkertaisuudessa

Käsikirjat-osiolla IMS-ohjelmistossa on puumainen rakenne. Ylimmällä tasolla toimintakäsikirja voidaan jakaa esimerkiksi:

  • johtaminen, resurssit,
  • prosessit ja
  • mittaaminen.

Toinen esimerkki jaottelusta voisi olla:

  • johtaminen,
  • strategia,
  • henkilöstö,
  • resurssit,
  • prosessit ja
  • mittaaminen.

Jaottelu valitaan usein noudatettavan standardin tai viitekehyksen mukaan. Tampereen Konepajat Oy:n toimintaa ohjaavat sertifikaatit, joiden edellytykset ovat otettu huomioon IMSin käsikirjat- ja dokumentit-osiossa.

IMS-ohjelmiston Käsikirjat-osio taipuu yksinkertaisuudensa vuoksi moneen eri tarkoitukseen. Esimerkiksi Käsikirjat-osiolla voidaan tehdä myynnin käsikirja, joka sisältää myyjän ohjeet: näillä periaatteilla ja käytännöillä meidän organisaatiomme hankkii lisää liikevaihtoa. Käsikirjoja voi tehdä niin monta kuin organisaatiossa tarvitaan ja käsikirjoille voi antaa erilaiset käyttöoikeudet.

🔎 Case-esimerkit – näin asiakkaamme toteuttavat dokumenttien hallintaa

Teollisuus | Tampereen Konepajat Oy

Tampereen Konepajat Oy työllistää yli 200 työntekijää ja tytäryhtiöitä yrityksellä on viisi kappaletta. Tytäryhtiöden toiminta liittyy metalliteollisuuden laitteiden valmistamiseen, teräsrakenteiden valmistamiseen rakennusteollisuuden tarpeisiin sekä tiehankkeisiin.

Asiakkaamme toimintakäsikirjaa ylläpidetään IMSin Käsikirja-osion avulla, kuten myös muita asiakkaamme toimintaa ohjaavia käsikirjoja aina sertifikaatteihin liittyen ja pelastautumissuunnitelmiin saakka. Erilaiset pohjat auttavat toteuttamaan erilaiset käsikirjat ja suunnitelmat yhdessä määritellyn tavan ja lain tai sertifikaatin edellytyksien mukaisesti.

Dokumentit-osiota hyödynnämme laajasti, sieltä löytyy dokumentaatiotoa Vaarallisten aineiden siirtoasiakirjoista, hitsaajien pätevyystodistuksiin aina kiinteistön laitteistojen huoltoraportteihin saakka. Luonnollisesti toiminta- ja työohjeet löytyvät myös IMSin dokumentit-osiosta” Tampereen Konepajoilla laatupäällikkönä toimiva Ari Lumppio kertoo.

Dokumentit-osiota Tampereen Konepajat Oy hyödyntää myös laitteistojen huoltoraportointien tallennuspaikkana sekä toiminta- ja työohjeiden ylläpito ja jakelukanavana.

Ohjelmiston avulla tiedonhallinta on yksinkertaistunut konsernitasolla, sertifikaattien auditointiin valmistautuminen on helpottunut, toiminnan mittaaminen ja raportointi ohjaamassa ja sujuvoittamassa arjen toimintaa.

👉 >> Lue lisää Tampereen Konepajat Oy:n referenssistämme täältä. 

Sosiaali- ja terveysala | KTO ja Kymsote

Erilaisten kriteerien todentaminen IMS-ohjelmiston avulla on myös mahdollista. Esimerkiksi sote-alalla SHQS:n Olla tietoinen -kriteeri voidaan täyttää IMS-ohjelmiston lukukuittausominaisuuden avulla.

👉 >> Lue lisää KTO – Kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskuksen IMS-ohjelmiston käytöstä täältä.

Dokumentaation yhtenäinen tallennuspaikka tukee prosessiomistajuutta, jatkuvaa kehitystyötä sekä strategian jalkautusta jopa 170 000 asukasta palvelevassa kuntayhtymässä. Kymsotessa IMS-ohjelmisto otettiin käyttöön kuuden kunnan kuntayhtymässä toiminnan tasalaatuistaminen, prosessien, vaikuttavuuden ja asiakastyytyväisyyden kehittämisen vuoksi.

Dokumentaation hyödyntäminen ja sen käyttö kymsotelaisten arjessa on pyritty viemääm mahdollisimman lähelle arkea – ohjelmistosta löytyvää informaatiota hyödynnetään työntekijöiden perehdytyksissä, prosessien kulun tarkistamiseen ja osastokokouksissa. 

👉 >> Lue lisää IMS-ohjelmiston käytöstä Kymsotessa tästä.

Elintarviketeollisuus | Snellman ja Malviala Oy

Elintarviketeollisuudessa toimiva Snellman hyödyntää IMS-ohjelmiston dokumentaatiota omavalvonnassaan. Snellman haluaa tarjota työntekijöilleen mahdollisuuden toteuttaa omavalvontaa omalla äidinkielellään, jolloin dokumentaatiosta on luotu kieliversiot sujuvoittamaan arkea. 

👉 >> Lue lisää Snellmanin IMS-ohjelmiston referenssistä tästä.

Elintarviketeollisuudessa toimiva Malviala Oy:n Laatupäällikkö Pasi Jänisoja kertoo IMSin dokumentti-osion tuoneen toimintaansa seuraavanlaisia hyötyjä:  

    • dokumenttien katselu- ja muokkausoikeuksien määrittely selkeytyi,
    • dokumenttien versiointi, muutosloki ja hyväksyntämenettely helpottui,
    • toiminnan raportointi ja mittarien seuraaminen helpottui.

Jänisojan mukaan IMSissä on paljon hyviä ominaisuuksia kuten mittarit ja raportit, mutta elintarviketeollisuudessa toimivan Malvialan IMSin käyttö pyörii pääsääntöisesti dokumenttien hallinnassa sekä raporteissa.

👉 > > Lue lisää Malviala Oy:n referenssistämme täältä.

Suosittelemme sinulle:

👉 Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan | blogi + webinaari
👉 Toimintajärjestelmän rakentajan pikaopas | ladattava materiaali
👉 Aikasyöppö kuriin – dokumentit hallintaan | blogi + webinaari

Ilmoittaudu webinaariin: Toimintajärjestelmä ja dokumentit osana läpinäkyvää viestintää 2.3.2021 klo 9-10

Tervetuloa webinaariin, jossa käymme läpi erilaisia tapoja hyödyntää toimintajärjestelmää sisäisen viestinnän läpinäkyvyyden ja tavoittavuuden lisäämisessä. Tuomme esille esimerkkejä siitä, miten IMS-toimintajärjestelmän dokumentit-osion avulla on parannettu organisaatioiden sisäistä viestintää.

Kirjoittaja

Sammeli on Arterin liiketoimintakonsultti, joka on erityisesti mukana auttamassa organisaatioita palveluiden kehittämisessä ja kuvaamisessa. Sammeli taitaa myös Leanin salat ja auttaa organisaatioita sekä ARCin että IMSin onnistuneissa käyttöönotoissa.  Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri, joka on tehnyt töitä markkinoinnin sekä digipalveluiden parissa niin suurissa kansainvälisissä kuin pienemmissä kotimaisissa yrityksissä. Liiketoimintakonsultilta vaaditaan Sammelin mielestä kykyä ymmärtää asiakkaan tarpeet. Tämän jälkeen voidaan yhdessä etsiä sopivat toimintatavat ja ratkaisut.

Liittyvät materiaalit