Blogi

Dokumenttien ja käsikirjojen hallinta IMS-ohjelmistolla

Tieto ja sen saatavuus ovat avainasemassa työn onnistumisessa. Kun tarvittavat dokumentit ovat helposti löydettävissä, tiedonkulku paranee ja ajankäyttö omassa työssä tehostuu. Organisaatio voi hallinnoida arvokasta tietoa järjestelmällisesti toimintajärjestelmässä, johon dokumentaation voi tallentaa ja sille voidaan sopia yhteiset pelisäännöt. IMS-ohjelmiston avulla tuot yhteen paikkaan kaikki tarvittavat organisaation dokumentit ja käsikirjat, ja varmistat laadukkaan toiminnan.

Dokumenttien hallinta IMS-ohjelmistolla

Asiakirjojen hallinnassa IMS-ohjelmiston dokumentit-osio voi toimia organisaation kaikkien dokumenttien hallinnointipaikkana tai sinne voidaan tuoda vain toimintajärjestelmään keskeisesti liittyvät dokumentit. Tämä riippuu täysin organisaation tarpeista.

Kun IMS:n rooli, eli se miten ohjelmistoa organisaatiossa halutaan hyödyntää, on organisaation dokumenttien hallinnoinnissa määritelty, voidaan sinne luoda kansiorakenne. Kansiorakenne auttaa järjestelemään dokumentteja samaan tapaan kuin esimerkiksi omalla tietokoneella. Kansioiden avulla tarvittavat dokumentit löytyvät helposti.

IMS-ohjelmiston kansiorakenne
IMS-ohjelmiston kansiorakenne

Dokumenttien löytämistä helpottamaan on myös olemassa haku-toiminto, jolla voi filtteröidä haun kattamaan vain esimerkiksi tietyn tyyppisiä dokumentteja. Käyttäjäoikeuksien avulla organisaatiossa voidaan myös määritellä, mitkä dokumentit näkyvät kenellekin. Rajauksia voi tehdä dokumentti- tai kansiokohtaisesti, eli erittäin tarkatkin rajaukset ovat mahdollisia, vaikka kaikkia dokumentteja säilytettäisiin IMS:ssä.

Eri dokumenttityyppien selkeä hallinta

IMS mahdollistaa selkeän tiedostojen, verkkodokumenttien ja dokumenttilinkkien hallinnoinnin.

Tiedostoja voivat olla esimerkiksi taulukot kuten Excel, tekstitiedostot kuten Word tai kuvat kuten jpg. Microsoftin Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja voidaan päivittää suoraan IMS-ohjelmistolla, eli niitä ei ensin tarvitse ladata koneelle ja sitten palauttaa IMS:iin. Tämän vuoksi voidaan aina olla varmoja, että käsittelyssä on viimeisin versio kyseisestä dokumentista.

Verkkodokumentit tehdään IMS:n omalla tekstinkäsittelyohjelmalla, joka on nopea ja helppo tapa luoda omia dokumentteja.

Dokumenttilinkkien avulla IMS:n dokumentit-osioon voidaan linkittää muualla, kuten intrassa, säilytettäviä dokumentteja tai www-osoitteita esimerkiksi lainsäädäntöön.

Dokumenttipohjat varmistavat yhtenäisyyden

Eri käyttötarkoituksiin tarkoitetuille dokumenteille voidaan luoda ohjelmistossa dokumenttipohjat. Tämän avulla kaikki kyseiset dokumentit tehdään organisaatiossa aina samalla tavalla. Dokumenttipohjat asettavat siis tietynlaiset raamit dokumenteille.

Dokumenttipohjille voidaan myös määritellä eri ominaisuuksia:

  • versioitavuus, eli muodostuuko dokumenttia päivitettäessä uusi versio
  • hyväksyttävyys, eli tuleeko version käydä hyväksymisprosessin läpi ennen, kuin se tulee näkyville muille
  • katselmointivälin määrittely, eli miten tiuhaan dokumentti tulee tarkistaa ja hyväksyä
Dokumentin ominaisuudet IMS-ohjelmistossa
Dokumentin ominaisuudet IMS-ohjelmistossa

Dokumenteille on myös mahdollistaa laittaa päälle lukukuittaukset, jolloin dokumentin omistaja voi seurata, ketkä ovat dokumentin käyneet läpi.

Käsikirjojen hallinta IMS-ohjelmistolla

IMS-ohjelmiston käsikirjat tehdään samalla tekstinkäsittelyohjelmalla, jolla luodaan myös verkkodokumentit.

IMS-ohjelmiston tekstieditori
IMS-ohjelmiston tekstieditori

Käsikirjojen tuominen toimintajärjestelmään on toimiva ratkaisu, koska se mahdollistaa työtä helpottavat linkitykset muihin IMS-osioihin, kuten prosessikuvauksiin, raportteihin tai ohjedokumentteihin. Käsikirjojen päivittäminen on myös helppoa ja nopeaa, kun se voidaan tehdä suoraan ohjelmistossa. Myös käsikirjan eri osien kuvausvastuut voidaan jakaa IMS:n avulla ja useiden käsikirjojen säilyttäminen sekä ajan tasalla pitäminen onnistuvat helposti.

Opi hyödyntämään IMS-ohjelmiston mahdollisuudet tehokkaassa tiedonhallinnassa

Dokumenttien tehokas hallinta ja tarkoituksenmukainen käsikirja -koulutus 8.4.2020.

Kirjoittaja

Sammeli on Arterin liiketoimintakonsultti, joka on erityisesti mukana auttamassa organisaatioita palveluiden kehittämisessä ja kuvaamisessa. Sammeli taitaa myös Leanin salat ja auttaa organisaatioita sekä ARCin että IMSin onnistuneissa käyttöönotoissa.  Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri, joka on tehnyt töitä markkinoinnin sekä digipalveluiden parissa niin suurissa kansainvälisissä kuin pienemmissä kotimaisissa yrityksissä. Liiketoimintakonsultilta vaaditaan Sammelin mielestä kykyä ymmärtää asiakkaan tarpeet. Tämän jälkeen voidaan yhdessä etsiä sopivat toimintatavat ja ratkaisut.

Liittyvät materiaalit