Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla – Onko organisaatiosi prosessit kuvattu?

Prosessien kuvaaminen on yhä tärkeämpää, sillä ilman kuvauksia on liiketoiminnan kehittäminen ja muutostilanteet entistä haastavampia.

Prosessiajattelu ja prosessien kehittäminen ovat olleet ISO 9001:2000 -standardien julkaisemisesta saakka keskeisessä roolissa toimintajärjestelmissä. Prosessien kuvaaminen on yhä tärkeämpää, sillä ilman kuvauksia on liiketoiminnan kehittäminen ja muutostilanteet entistä haastavampia.

Prosessien kuvaaminen – Selkeä ja hyvä prosessikaavio mahtuu yhdelle A4:lle ja siinä on noin 20 elementtiä tai symbolia

• Prosessien kuvaamisessa kuvataan yhteistyötä, toimintaa ja toimintoja.
• Prosessikuvauksissa noudatetaan yhdenmukaista kuvaustapaa ja samaa logiikkaa.
• Kuvaustasoissa noudatetaan suurin piirtein samaa kuvaustarkkuutta.
• Prosessikuvauksella kerrotaan visuaalisesti kuka tekee ja mitä tekee. Roolin suorittajana voi olla tehtävänimike tai toimintayksikkö (esim. päivähoitaja, palvelukoti).
• Prosessin vaiheilla kuvataan tekeminen ja uimaradalla rooli/tekijä.
• Lähtökohtana on, että prosessin vaihe -symbolit piirretään samankokoisiksi ja -muotoisiksi.
• Prosessit kuvataan vaakasuunnassa.
• Samaan aikaan tapahtuvat toiminnot laitetaan allekkain.
• Kuvauksesta nähdään jo visuaalisesti toimintojen yhtäaikaisuus tai peräkkäisyys.
• Prosessikuvaus tulisi saada riittävän lyhyeksi, jotta se näkyy selkeästi kokonaisuutena näytöllä ja tulosteessa.
• Tarvittaessa visuaalista kuvausta tarkennetaan alemman tason osaprosessi-kuvauksella.

Alla esimerkki prosessikuvauksesta, joka on tehty uimaratakaavion muotoon. 

Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla = prosessikuvaus sisältää tarkemman vaiheidenkuvauksen, yhteenvetosivun sekä prosessikaavion

Kolmisivutekniikka on Arterin perustajajäsenien luoma tekniikka. Sillä tarkoitetaan prosessikuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista, sekä vaiheiden kuvaus -sivun, jossa voit avata tarkemmin prosessin työvaiheita.

Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa.

Nimensä mukaisesti kolmisivutekniikalla prosessista syntyy kolme sivua tietoa:

1. Yhteenveto,
2. prosessikaavio ja
3. vaiheiden kuvaus.

Arterin IMS-ohjelmistossa kuvaat prosessit kolmisivutekniikan mukaisesti. Alle on avattu, mitä tietoa prosessista kuvataan kolmisivutekniikassa eri sivuille.

Näitä asioita kolmisivutekniikka sisältää

Kolmisivutekniikka – sivu 1. Prosessin yhteenveto

Prosessin yhteenveto kerää yhdelle sivulle prosessin tärkeimmät tiedot. Näitä asioita ovat:

• Prosessin nimi,
• prosessin tarkoitus,
• prosessin omistaja,
• prosessin lähtötilanne,
• prosessin lopputilanne,
• asiakkaat ja sidosryhmät,
• asiakkaan tarpeet ja vaatimukset,
• prosessin keskeiset resurssit,
• prosessin tavoitteet ja menestystekijät,
• prosessin mittarit,
• prosessin ohjaus- ja kehittämismenettely ja
• prosessin rajapinnat.

Kolmisivutekniikka – sivu 2. Prosessikaavio

Prosessikaavio on visuaalinen kuvaus prosessista ja sen vaiheista. Yleensä prosessikuvaus alkaa ja päättyy asiakkaaseen. Lisäksi prosessikuvaus mahtuu yhdelle A4:lle, siinä on noin 20 objektia, se on selkeä ja looginen. Alla esimerkki uimaratakaaviosta. 

Kolmisivutekniikka – sivu 3. Vaiheiden kuvaus

Vaiheiden kuvaus kertoo, mitkä asiat vaikuttavat prosessin eri vaiheisiin, mitä muuta ohjeistusta on saatavilla, kuka on vastuussa prosessin eri vaiheista tai mitä mittareita tai tietoa syntyy prosessin eri vaiheissa.

Vaiheiden kuvausten sarakkeet ja niissä kuvattava tieto

Vaiheiden kuvaukset –välilehti koostuu viidestä otsikosta:

• Prosessin vaihe ja tehtävä
• Vastuu
• Kriittiset ja tärkeät tekijät
• Menetelmät, ohjeet ja mallit
• Syntyvä ja jäljitettävä tieto

Prosessin vaihe tai tehtävä:

Ensimmäisessä sarakkeessa tulee esille automaattisesti uimaratakaavion avulla prosessin vaiheet (tekeminen ja valinnat). Sarakkeen otsikot määräytyvät prosessiin lisättyjen vaiheiden perusteella ja niitä on mahdollista järjestellä.

Vastuu: 

Toisessa sarakkeessa esitetään prosessivaiheen vastuut/ roolit ja tarvittaessa tarkemmin kuin prosessikaaviossa – esimerkiksi Vastaa (V), Päättää (P), Avustaa (A) tai Saa tiedoksi (T).

Kriittiset ja tärkeät tekijät:

Kolmannessa sarakkeessa tuodaan lyhyesti esille mihin tässä vaiheessa pitää kiinnittää erityistä huomiota sekä muistutetaan asiakasvuorovaikutuksen kannalta tärkeistä seikoista. Tarvittaessa tässä sarakkeessa voidaan prosessin vaihetta avata tarkemmin, jos uimaratakaaviossa vaiheet on jätetty karkeiksi. Esimerkiksi Laadi tarjous – vaihe voidaan avata sarakkeessa auki ”Tarkista tarjouskysely, selvitä toimitusajat, laadi tarjous, pidä tarjouskatselmus”. Tällöin sarake toimii vaiheen vastuuhenkilön tarkastuslistana vaihetta suoritettaessa. Tekstitaulukko antaa vapauksia kertoa prosessivaiheesta tarkemminkin.

Ohjeet ja mallit:

Neljännessä sarakkeessa esitetään vaiheeseen liittyvät ohjeet, mallit, työkalut, lomake-pohjat, IT -ohjelmat, erityisosaamisen tarpeita ja muuta vastaavaa tietoa. Ohjeet esitetään usein toisen ohjelman käynnistävänä linkkinä, jotka voidaan näin avata. Tässä sarakkeessa ei kuvata toimintaa.

Syntyvä ja jäljitettävä tieto:

Viimeisessä sarakkeessa kuvataan syntyvä ja jäljitettävä tieto. Esimerkkejä tälläisestä tiedosta ovat muistiot, pöytäkirjat ja kirjaukset eri järjestelmiin. Sarakkeessa voidaan listata myös systemaattisesti kunkin prosessivaiheen lähtötiedot tai tulostiedot.

Vaiheiden kuvausten sarakkeiden otsikoiden muokkaus onnistuu IMS-ohjelmistossa

Vaiheiden kuvausten sarakkeiden otsikoita voidaan muokata osion ”Ylläpito” kohdasta ”Vaiheiden kuvausten otsikot”.

Näin otsikoiden muotoa tai määrää voidaan muuttaa. Esimerkiksi ”Vaiheen riskit” –sarake lisäämällä voidaan kuvata kätevästi prosessin vaiheisiin liittyviä riskejä.

Järjestelmänvalvojan käytettävissä oleva mahdollisuus otsikoiden muokkaamiseen mahdollistaa prosessikuvausten joustavan ja modulaarisen käytön toiminnan laadun kohentamisen tukena.

Aloita toiminnan kuvaaminen prosessikartasta ja prosessipuusta – Prosessikartta on strategian operatiivinen jatke ja näyttää organisaation toimintalogiikan

Prosessikartan ja prosessipuun määrittelee organisaation johto. Prosessikartassa esitetään organisaation johdon tunnistamat ydin- ja tukiprosessit – eli määritellään kuvattavat prosessit ja niiden keskinäinen suhde toisiinsa. Kaikkia prosesseja ei tarvitse kuitenkaan kuvata, vaan olennaiset asiat voidaan myös ohjeistaa perinteisesti ohjeella.

Prosessikartan tekemisessä liikkeelle voi lähteä liiketoiminnalle ja asiakkaille keskeisistä prosesseista, esimerkiksi näin:

• Ydin- ja tukiprosessit tunnistetaan ensiksi, niistä rakennetaan prosessikartta.
• Ydin- ja tukiprosessien osaprosesseista rakennetaan prosessipuu.
• Alimman tason prosesseista piirretään ensin prosessikaaviot.

Älä tyydy pelkkiin prosessikuvauksiin – rikasta prosessikuvauksia näin:

✅ Kolmisivutekniikan laaja-alainen käyttö – yhdistä prosessikuvaukseen tarkempia ohjeistuksia ja yhteenveto sivu,
✅ työohjeistuksen ja malliasiakirjojen linkittäminen prosessikuvauksiin,
✅ prosessien riskien tunnistaminen,
✅ datan kerääminen raportoinnin avulla ja
✅ prosessimittareiden laadinta.

Miten prosesseja voidaan kuvata IMS-ohjelmistoa hyödyntäen?

IMS-ohjelmiston avulla rakennat organisaation prosessihierarkian eli prosessipuun, joka sisältää:

• Prosessikartan
• 1. prosessitaso
• n. prosessitaso
• prosessin kuvaustaso

IMS-ohjelmiston etuna on se, että ohjelmisto pakottaa kuvaamaan organisaation prosessit hierarkian mukaisesti.

IMSin kuvauseditorin avulla prosessien kuvaaminen on helppo toteuttaa ja kuvaustavalle voidaan määrittää yhtenäiset linjat esimerkiksi käytettävien symboleiden tai värien avulla.

Prosessikuvauksien tekemisen helpottamiseksi kuvauspohjia voidaan tehdä ennakkoon valmiiksi. Pohjaan voidaan kirjata valmiiksi esimerkiksi prosessi alku ja loppu, roolit; asiakas, myynti, kokoonpano ja prosessin aikana hyödynnettävät IT-järjestelmät. Alla olevaa kuvaa voidaan kutsua uimaratakaavioksi, jossa käydään prosessi läpi alusta loppuun.