Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymä

Kymsote

Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2019. Kuntayhtymään kuuluu Hamina, Kotka, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää sekä Virolahti. Kymsote palvelee 170 000 asukasta noin 6000 asiantuntijan voimin.

Kymsote hyödyntää IMS-ohjelmistoa kuntayhtymän myötä toimintatapojen yhtenäistämisessä, laadunhallinnassa sekä toiminnan kehittämisessä.

Asiakastarina tiivistettynä:

  • LÄHTÖTILANNE: Tavoitteena kuuden kunnan kuntayhtymän toiminnan tasalaatuistaminen, prosessien, vaikuttavuuden ja asiakastyytyväisyyden kehittäminen.
  • RATKAISU: IMS-ohjelmisto, toimintajärjestelmän alusta, johtamisen ja laadunhallinnan tueksi.
  • TULOKSET: IMS-ohjelmistoa hyödynnetään työntekijöiden perehdytyksissä, prosessien kulun tarkistamiseen ja osastokokouksissa hyödynnetään ohjelmistoa ja sieltä löytyvää tietoa. Ohjelmiston avulla kaikkien saatavilla oleva tieto tasalaatuistaa toimintaa ja auttaa organisaation strategian jalkauttamisessa. IMS tukee organisaation jatkuvaa parantamista ja prosessiomistajuutta.
Kuva: Kymsote, Asiakaskokemus. Kymsote IMS-ohjelmisto kuntayhtymän toiminnan tasalaatuistamisen ja asiakastyytyväisyyden kehittämisen tukena, Arter Oy
Kuva: Kymsote

Lähtötilanne

Vuoden 2019 alusta toimintansa aloittanut kuuden kunnan kuntayhtymän tavoitteena on toiminnan tasalaatuistaminen, prosessien, vaikuttavuuden ja asiakastyytyväisyyden kehittäminen. Kuntayhtymän vastuulla on tarjota yhdenvertaiset sosiaali- ja terveyspalvelut jokaiselle asiakkaalle.

Ennen kuntayhtymän toiminnan aloittamista osalla kunnista oli IMS-ohjelmisto käytössään jo entuudestaan. Prosessien kuvaukset ja dokumentointi ei kuitenkaan ollut samalla tasolla kaikkein kuntien välillä, joten yhtenäiset toimintatavat, prosessien kuvaustavat sekä dokumentointi täytyi saada yksiköiden välillä samalle tasolle.

Kymsoten laatupäällikkönä ja IMSin pääkäyttäjänä toimiva Tarja Hyvönen kertoo organisaation tavoitteista:

Tavoitteenamme on kehittää palveluitamme yhä laadukkaammiksi, hyvinvointia edistäviksi sekä tarveperäisiksi strategiamme mukaisesti. Pyrimme samalla myös kustannustehokkuuden kehittämiseen.”

Ratkaisu

IMS-ohjelmisto, SaaS-pohjainen toimintajärjestelmän alusta, mahdollistaa organisaation prosessien, dokumentien, käsikirjojen, mittarien, raporttien ja riskiarviointien tuomisen yhteen paikkaan. IMSin avulla voidaan varmistaa myös standardien mukainen, laadukas, ympäristöystävällinen ja turvallinen toiminta.

Kymsotessa IMS-ohjelmistolla on lähdetty kuvaamaan asiakkaamme tarjoamien palveluiden prosessit. Prosessien kuvaaminen aloitettiin palvelujohtajien ja prosesseista vastaavien kanssa. Omien aikataulujen ja tavoitteiden asettaminen kokonaisuudessa on tuonut varmistusta ison kokonaisuuden etenemisen suhteen.

Myös Arterin asiantuntijan vetämän työpajapäivät ovat auttaneet viemään kokonaisuutta käytännön tasolla eteenpäin.

Laatupäällikkö Tarja Hyvönen kertoo osallistuneensa prosessien kuvaamisten aloituspalavereihin. Tapaamisessa ajatusmaailmaa on jaettu  ja asetettu samalle lähtöviivalle palavereihin osallistujien kesken. Samalla on jaettu ymmärrystä siitä, miksi laadunhallinta on organisaatiolle tärkeää.

Laadunhallinta vaatii johtajuutta sekä prosessiosaamista”, Tarja Hyvönen mainitsee.

Yhteisissä tapaamisissa tiedon jakaminen sekä prosessien kulun läpikäyminen asiantuntijoiden näkökulmasta, ovat riskastuttaneet prosessikuvauksia.

Tarja kertookin vastuun jakamisen ja prosessiomistajuuden olevan tärkeä osa organisaation laadun- ja prosessien hallintaa. Tarja kertoo Kymsotella olevan oma IMS-työryhmä, joka on kokoontunut useamman kerran vuodessa kokonaisuuden edistämisen tiimoilta.

Olen kouluttanut Kymsoten esimiehet sekä prosessien vastuuhenkilöt IMSin käyttöön ja prosessien kuvaustapaan liittyen yhtenäisten toimintatapojen vuoksi. Ohjelmiston jalkauttaminen ja käytön ylläpitäminen yksikköjen arjessa on tärkeää kokonaisuuden kannalta ja sen parissa on töitä vielä riittää”, Tarja painottaa.

Tulokset

Yksikkömme hyödyntävät IMSiä päivittäin. Esimerkiksi perehdytyksissä, prosessien kulun tarkistamiseen ja osastokokouksissa hyödynnetään ohjelmistoa ja sieltä löytyvää tietoa. Olemme lisänneet muihin ohjelmistoihimme suoria linkityksiä IMSiin, jotta ohjelmiston käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa”, Tarja kertoo.

Uuteen Kymsoten keskussairaalaan liittyen, on dokumenttien siirto käynnissä IMSin puolella kesän 2020 kynnyksellä. Uuden toimipisteen avaamisen valmistelussa on pystytty hyödyntämään IMSin toiminnallisuuksia.

Tarja kertoo kaikilla työntekijöillä olevan katseluoikeudet IMSiin ja muokkausoikeuksia on jaettu prosessista vastaaville henkilöille sekä tarpeen vaatiessa. Tavoitteena on, että aivan kaikki osaisivat käyttää ohjelmistoa ja sen käyttö tulisi mahdollisimman lähelle arkea.

Tiedon oleminen kaikkien saatavilla tasalaatuistaa toimintaa ja auttaa organisaation strategian jalkauttamisessa. Jatkuva laadun parantaminen mahdollistuu prosessien ollessa luonnollinen osa työntekoa.

Hyvönen mainitsee tiedolla johtamisen hyödyntämisestä organisaation prosesseissa. Esimerkiksi ikäihmisen käydessä kaksi kertaa viikossa päivystyksessä, asiasta lähtisi automatisoidusti viesti henkilön terveydentilantarkistamisen tarpeesta kotihoidon järjestäjälle.

Tiedolla johtamisen avulla prosesseja pystytään kehittämään eteenpäin, sujuvoittamaan sekä asiakkaiden että työntekijöiden arkea.

Tarja kertoo myös uskovansa, että prosessien kuvaamisen myötä mahdollisissa erikoistilanteissa toiminnan laadun varmistaminen sujuvoituu. Vaikka kollegaa ei pääsisi ohjeistamaan paikan päällä, kaikkien ulottuvilla olevat ohjeistukset ja prosessikuvaukset auttavat arjen toiminnoissa.

Uskon, että prosessien kehittämisen avulla pystymme luomaan toimintaamme kilpailuvaltteja. Koko organisaatio osallistuu asiakastyytyväisyyden kehittämiseen prosessien ja laadunhallinnan kautta. Kun prosessit ovat sujuvia ja laadukkaita asiakkaan näkökulmasta, voimme erottautua eduksemme.” Tarja lopettaa.

IMS-ohjelmisto

IMS on toimintajärjestelmän alusta laadunhallinnan perustaksi. Koko organisaatiota palveleva selainpohjainen pilvipalvelu on helppokäyttöinen ja skaalautuva. IMSistä löytyvät johdon asettama suunta ja tavoitteet sekä henkilöstön tarvitsemat ohjeet ja toimintatavat niiden saavuttamiseksi. Se tuo yhteen paikkaan kaikki organisaation prosessit, dokumentit, käsikirjat, mittarit, raportit ja riskiarvioinnin. IMSin avulla voit varmistaa standardien mukaisen, laadukkaan, ympäristöystävällisen ja turvallisen toiminnan.

Aiheeseen liittyvää