Blogi

Prosessien pitkäjänteinen kehittäminen kuvauksia hyödyntämällä

Prosessijohtamisen nykytila

Teimme Arterilla syksyllä 2019 kyselytutkimuksen prosessijohtamisen tilasta Suomessa. Kyselytutkimuksen tulokset julkaistiin Prosessitutkimus 2019 -julkaisussa, ja ne vahvistivat sitä näkemystä, joka meillä Arterilla on ollut prosessijohtamisesta: Prosessijohtamisella ja prosessien kehittämisellä voidaan vaikuttaa organisaation tuloksellisuuteen laaja-alaisesti, mutta se vaatii aikaa, osaamista ja prosessien dokumentoinnin lisäksi dokumentaation käyttöä arjessa.

Usein asiat jäävät puolitiehen, jos edes siihenkään, ja prosessien kuvaamisesta tulee pienen porukan ikuisuusprojekti, joka ei tunnu koskaan päättyvän. Itse kutsun tätä ”prosessien piirtelyksi”, jolla on valitettavan vähän tekemistä prosessien johtamisen kanssa.

IMS-ohjelmisto tehokkaan prosessijohtamisen tukena

IMS-toimintajärjestelmästä löytyy loistava työkalu prosessien mallintamiseen, mutta ilo jää hyvin pieneksi, ja piirtelyn tasolle, jos emme hyödynnä myös ohjelmiston muita ominaisuuksia.

Esimerkiksi

  • kolmisivutekniikan laaja-alainen käyttö
  • työohjeistuksen ja malliasiakirjojen linkittäminen prosessikuvauksiin
  • prosessien riskien tunnistaminen
  • datan kerääminen raportit-osiolla ja
  • prosessimittareiden laadinta

tuovat paljon lisää verrattuna pelkkään yksittäiseen prosessikuvaukseen. Kun näiden lisäksi vielä hyödynnämme katselmointityökalua vastuuhenkilöineen ja automaattisin muistutuksineen, alkaa toimintamme muistuttamaan jo selvästi enemmän prosessien johtamista kuin niiden pelkkää piirtelyä.

Prosessidokumentaation kattava hyödyntäminen mahdollistaa pitkäjänteisen kehittämisen

Kun olemme kattavasti dokumentoineet prosessimme, tulee luotua dokumentaatiota myös käyttää. Toteuttamamme prosessitutkimuksen mukaan prosessijohtamisessa jo pidemmälle edenneet organisaatiot erottuivat muista organisaatioista siinä, että niissä prosessikuvauksia käytetään toiminnan kehittämisessä ja perehdyttämisen välineinä.

Prosessikuvaukset ovatkin yksi parhaimmista perehdyttämisen välineistä: niiden avulla voidaan vähentää organisaatioista katoavaa hiljaista tietoa, mutta myös estää huonojen toimintatapojen jalkautumista uusiin työntekijöihin.

Prosessien kuvaamisessa pääset alkuun esimerkiksi tämän kuvausohjeen avulla. Prosessikuvauksia ei ole tarkoitus käyttää siten, että tekijät aina tarkastavat niistä, kuinka asia tehdään ja miten prosessi etenee. Sen sijaan kuvausten tarkoitus on tuoda tietoisuutta ja toimia viestinnän välineenä. Myös työnteko on mukavampaa, kun on olemassa paikka, josta asiat voi tarpeen tullen tarkastaa.

Ajatellaan tilannetta, jossa toiminnassa tapahtuu jotain negatiivisesti poikkeavaa. Toivommeko ainoastaan, että näin ei tule tapahtumaan uudelleen, vai pitäisikö sen sijaan tarkastella sovittua prosessia. Jos on toimittu kuten on sovittu, voimme tarkastella prosessia ja mahdollisesti kehittää sitä niin, että näin ei tulisi enää tapahtumaan. Jos taas on toimittu toisin kuin olemme sopineet, voimme käyttää prosessikuvauksia hyödyksi ja varmistaa, että kaikki työntekijät osaavat jatkossa toimia kuten on sovittu. Ilman kuvattuja prosesseja on melko turha käydä tällaista perusanalyysia läpi, sillä ei ole olemassa mitään sovittua tapaa, johon voimme tapahtumaa verrata.

Älkää siis luovuttako prosessien suhteen, vaikka se tuntuisikin alkuun piirtelyltä ilman suurempaa vaikutusta. Uskon, että valtaosa organisaatioista on aloittanut piirtelyllä. Onnistujat ovat päässeet hommassa seuraaville askeleille, jolloin prosesseja on alettu johtaa ja käyttämään arjen työvälineenä. Lataa prosessityön tueksi ilmainen pikaopas täältä.

Kokeile itse IMS-ohjelmistoa prosessityön tukena tilaamalla ilmainen demo:

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Aki Kärnä on Arterin konsultti ja laatujohtamisen asiantuntija, jolla on vuosien työkokemus julkiselta sektorilta. Aki nostaa toiminnan kehittämisessä aina asiakkaan keskiöön ja tunnistaa asiakkaan tarpeet. Prosessien kehittäminen ja toiminnan mittaaminen ovat Akin vahvuuksia, ja hän etsiikin aina kokonaisuuden kannalta syy-seuraus -suhteita. Aki on itse toiminut aiemmin IMS-toimintajärjestelmän pääkäyttäjänä ja ohjannut lukuisia IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekteja. Häneltä löytyy myös Lean Six Sigma Green Belt -sertifikaatti.

Liittyvät materiaalit