9 helmikuun, 2024

Prosessien kuvausohje

Onnistu prosessien kuvaamisessa

Prosessikuvaus on oma taitolajinsa, jossa kehittyy mestariksi harjoittelemalla. Halusimme helpottaa työtäsi ja kokosimme tähän ohjeeseen asiantuntijoidemme vinkit.

Prosessikuvaus – tämän artikkelin avulla opit ammattilaisten tekniikan

Tässä artikkelissa käymme läpi seuraavaa:

Kokonaisuuden suunnittelu
Prosessikartta ja prosessipuu
Prosessien hierarkia
Prosessien kuvaaminen
Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla: prosessin yhteenvetosivu, prosessikaavio ja vaiheiden kuvaus -sivu

Kuvaa prosesseja kuin ammattilainen – lataa kuvausohje käyttöösi

Mitä prosessilla tarkoitetaan?

Prosessi on toistuva ja strukturoitu toimintokokonaisuus.

Prosessi koostuu useista vaiheista, joissa syötteitä esim. raaka-aineita tai tietoa muutetaan tuotoksiksi esim. tuotteiksi tai palveluiksi määritellyn tavoitteen mukaisesti.
Prosesseja pyritään mallintamaan ja kehittämään, jotta prosessin vaikutusalueen laatua, tehokkuutta ja tuottavuutta voitaisiin ohjata ja parantaa.

Näistä tekijöistä tunnistat prosessin

Selkeä tavoite: Esimerkiksi tuotteen valmistaminen tai palvelun tuottaminen.
Rajattu alku ja loppu: Prosessi alkaa tietystä syötteestä ja päättyy määriteltyyn lopputulokseen.
Vastuuhenkilö: Usein prosessilla on omistaja, joka vastaa sen kehittämisestä ja suorituksesta.
Toistettavuus: Prosessi toistetaan samankaltaisena useita kertoja.

Mikä on prosessikuvaus?

Prosessikuvaus tai prosessikaavio on graafinen esitys, joka kuvaa prosessin vaiheet, tehtävät ja niiden väliset yhteydet. Se auttaa havainnollistamaan, miten prosessi etenee alusta loppuun, ja tarjoaa tavan analysoida, kehittää ja viestiä prosessiin liittyviä asioita.

Alla esimerkkejä prosessien kuvaamistavoista.

Prosessikuvaus– tuulahdus menneisyyttä vai sittenkin luovuuden mahdollistaja?

Prosesseja pidetään tunkkaisena tuulahduksena menneisyydestä, jolloin ihmiset sijoitettiin standardoiduksi palaseksi standardoituun prosessiin linjaston ääressä ja ainut mitä häneltä odotettiin, oli toimimista prosessin mukaan.

Tänä päivänä prosessikuvauksilla helpotetaan arkea, tunnistetaan prosessien uhkia ja mahdollisuuksia, kehitetään toimintaa ja vastataan sidosryhmien vaatimuksiin.

Prosessikuvaus ja prosessiarkkitehtuuri – niistä on tehty laadunhallinnan kivijalka

Miksi selkeä prosessiarkkitehtuuri ja laadukkaasti toteutetut prosessikuvaukset ovat tärkeitä organisaation laadukkaalle toiminnalle? Ei ole sattumaa, että ISO 9000 -standardi, EFQM Excellence -malli, Common Assessment Framework, JHS179 -suositus ja TOGAF-malli viittaavat kaikki enemmän tai vähemmän prosesseihin tärkeänä osana toiminnan suunnittelua ja dokumentointia.

Tulokulmat toki ovat hieman erilaisia:

ISO 9000 -standardin yksi laadunhallinnan periaatteista on ”Prosessimainen toiminta”.
EFQM Excellence -mallin yksi erinomaisuuden tunnuspiirteistä on ”Ketteryys (prosessien) johtamisessa”.
Common Assessment Framework yksi erinomaisen suorituskyvyn tunnusmerkeistä on ”Tosiasioihin perustuva prosessijohtaminen”.
JHS 179-suositus kehottaa kuvaamaan toiminta-arkkitehtuurin osana prosessikartan, prosessien välisen vuorovaikutuksen sekä prosessit itsessään.
TOGAF-mallin arkkitehtuurin kehitysmallin yksi osa-alueista on ”Business Architecture”.

Miten Arter voi auttaa yritystäsi prosessityössä?

Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne standardien vaatimusten mukaisesti. Rakennat kanssamme esimerkiksi ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän.
Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia aiheeseen liittyen.
Tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, toimintajärjestelmän rakentamiseen,
kehittämiseen ja ylläpitoon. Tutustu IMS-ohjelmistoon tarkemmin tästä.

Tutustu palveluihimme tästä

Tutustu koulutuksiimme tästä