Onnistunut prosessityö – Näin saavutat tuloksia

Prosessien kuvaamista on organisaatiossa tehty jo vuosikymmeniä, mutta miksi kuitenkin usein kuulee prosessityön olevan hyödytöntä ja kuvausten lojuvan bittihyllyillä pölyttymässä?

Kävin läpi Avaimet onnistuneeseen prosessityöhön -webinaarissa oman kokemukseni pohjalta:

• • • prosessityön yleisimmät haasteet,
    • millaisia huomioita olen tehnyt työskennellessäni lähes sadan organisaation prosessien parissa ja
    • minkä avulla on saatu aikaan tuloksia prosessityössä.

  Prosessityön tavoitteet ja tarkoitus

  Prosessien piirtämisen tarkoitus on yleisesti dokumentoida ja visualisoida toimintaa. Prosessien kuvaamista voidaan kuitenkin hyödyntää eri tarkoituksiin ja ratkaista hyvin erilaisia haasteita.

  Prosessien kuvaamiselle kannattaa asettaa selkeät tavoitteet ja miettiä, mihin asioihin sillä pyritään saamaan ratkaisua. Jos tarkoitus on vain kuvata prosessit sertifikaattia varten, ei voida olettaa, että kuvaamisen jälkeen prosessit tulevat onnistuneesti osaksi arkea ja niitä aktiivisesti kehitetään.

  Prosessityöllä tulee olla selkeät tavoitteet: mitä sillä pyritään ratkaisemaan?

  

   

  Prosessien kuvaamisen aloittaminen

  Tärkeää on myös määritellä

  • • • • • • • ketkä prosesseja tulevat katsomaan ja
              • ketkä tulevat kuvaamaan prosesseja.

  Mitä laajempaan käyttöön kuvaukset organisaatiossa tulevat, sitä enemmän prosessien kouluttaminen vie aikaa. Organisaatiossa tuleekin miettiä, miten paljon erilaisia kuvioita prosessien kuvaamiseen käyttää, miten paljon eri vaihtoehtoja prosesseista kuvaa jne. Yksinkertaisestakin prosessista saa luotua monimutkaiselta näyttävän kaavion.

   

  Prosessien kuvaustaso

  Prosessien kuvaamiselle ei ole olemassa oikeaa kuvaustasoa, vaan kuvausten taso riippuu aina siitä mistä on hyötyä.  Yleisiä periaatteita prosessien kuvaamisessa on, että kuvataan prosessissa toimivien roolien välistä työtehtävien virtaa.

  Prosessikuvausten tarkoituksena ei ole visualisoida jokaista pientä asiaa, mitä työtehtävät sisältävät. Mitä tarkempi kuvaus, sen enemmän työtä sen kuvaaminen ja ylläpito vaatii. Kuvausten tarkentamisesta tulee siis aina olla hyötyä sen kohderyhmälle. Lähde liikkeelle ylhäältä ja tarkenna tarvittaessa, on hyvä ohje ”oikean” prosessien kuvaustason löytämiseen.

  

  Prosessien dokumentointi

  Prosessien dokumentoinnissa ja niitä kuvatessa on tärkeää osallistaa prosessissa työskenteleviä, ja kuvata nimenomaan yhteinen näkemys toiminnasta. Parhaat käytännöt työtehtäviin ovat usein jo olemassa, ja ihmisten osallistaminen mahdollistaa sen, että ne myös saadaan dokumentoitua.

  Dokumentoinnissa tulee myös huomioida, että kuvausten saatavuus työntekijöille tulee mahdollistaa ja tehdä mahdollisimman helpoksi. Prosessien lukemista on vaikeampi pakottaa, mutta tärkeää on kuitenkin antaa niiden katseluun mahdollisuus.

  

  Prosessien johtaminen

  On tärkeää, että prosessikuvaukset ovat jossain tilanteessa esillä ja, että niitä myös käydään läpi. Tähän tarkoitukseen on tärkeää saada esimiehet mukaan ja varmistaa, että he käyvät kuvauksia läpi aika ajoin prosessissa työskentelevien kanssa.

  Prosessien läpikäymiseen ei välttämättä tarvitse luoda uusia palaverikäytäntöjä, joissa niitä käydään läpi aktiivisesti, vaan tarkoituksena on, että olemassa olevia käytäntöjä voidaan hyödyntää prosessien esittelyyn ja läpikäyntiin. Prosessissa työskentelevillä on kuitenkin tieto, miten prosessi toteutetaan ja mitkä ovat parhaita käytäntöjä, joten on tärkeää luoda tilanteita, joissa he voivat kuvauksiin vaikuttaa ja sanoa oman mielipiteensä. Siten myös prosessia saadaan kehitettyä.

  Tulee myös olla selvää, kuka vastaa prosessien muokkaamisesta ja kuka prosessin hyväksyy. Tärkeää on, että kehitysehdotukset huomioidaan ja mahdolliset muokkaukset saadaan nopeasti julkaistua. Esimiesten tehtävänä on myös usein varmistaa, että uusien toimintamallien mukaan toimitaan ja huolehtia siitä, että poikkeavat toimintatavat huomioidaan. Tärkeää on myös huomioida, miten työssä on onnistuttu ja miten toiminta on kehittynyt. Mitä paremmin kuvaus vastaa toimintaa ja sen nykytilaa, sitä enemmän kuvauksia myös hyödynnetään.

  Yhteenveto: avaimet onnistuneeseen prosessityöhön

  • • • • • • • Selkeytä prosessityön tavoite ja tarkoitus
                Prosessityötä aloittaessa ja tehdessä tulee aina olla selkeät tavoitteet.
              • Osallista ja kouluta
              • Aloita prosessin kuvaaminen yksinkertaisesti, ja tarkenna tarvittaessa
              • Vastuuta, tue ja varmista prosessityön jalkautuminen
                Prosessien tuominen osaksi organisaatiota on usein pitkä tie, joten on tärkeää nähdä, onko asetettuja tavoitteita saatu ratkaistua.
              • Tuo tulokset esille
                Onnistumiset on tärkeää saada selkeästi näkyville. Kun onnistumiset saadaan näkyville, prosessien tuleminen osaksi organisaation jatkuvaa kehittymistä on todennäköisempää.

  

  👉 Kehitä asiantuntijuuttasi ja tutustu Arterin prosessikoulutuksiin tästä! 

  Lue lisää:

  👉Prosessien pitkäjänteinen kehittäminen kuvauksia hyödyntämällä| blogi
  👉Prosessien kehittäminen laadunhallinnan tukena | blogi
  👉 Prosessien pikaopas | ladattava opas