IMS Raportit-osion monet käyttökohteet

Kouluttajan näkökulmasta IMSin Raportit-osio jää usein muiden osioiden varjoon. Käyttöönoton yhteydessä organisaatiot keskittyvät lähinnä dokumentaation ja prosessien sisällöntuottoon. Koetaan, että erilaisten lomakkeiden ja niiden vaiheistuksen rakentaminen tehdään sitten toisessa aallossa, kun käyttökokemusta on kertynyt koko organisaatiolle.

Niinpä käyttöönoton yhteydessä yleensä luodaan vain esimerkiksi auditointiin, reklamaatiokäsittelyyn tai työturvallisuushavaintoon liittyvä raporttipohja ja tätä tukeva mittaristo kuin malliksi mahdollisuuksista.

Kysymys, jonka asiakkaat minulle useasti esittävät on: ”Mitä kaikkea muuta Raportit-osion lomakkeilla ja vaiheistuksilla voidaan tehdä?” Hyvä asiakasta eteenpäin vievä vastaus riippuu organisaation toimialasta, toimintaympäristöstä ja arjen tarpeista.

Asiakkaiden käyttökohteet IMS Raportit-osiolle

Asiakkaat ovat olleet hyvinkin innovatiivisia lomakkeiden luojia vuosien aikana ja tehneet hyvin erilaisia lomakkeita juuri omiin tarpeisiinsa, pohjana muun muassa:

• Projektihallinta (mm. kehitysprojekti, uuden tuotteen tai ominaisuuden luonti)
• Perehdytyslomake
• Osaamiskartoitus (mm. henkilöstötesti ohjeistuksen ymmärryksestä)
• Riskitunnistus ja -arviointi (lopputulos Riskit-osioon)
• Lean-kehitys ja -seuranta (mm. Kanban ja 5S-seuranta)
• Juurisyyanalyysi ja jatkuva parantaminen (mm. 8D)
• Operatiivisen toiminnan raportointi (mm. asennustyö ja raaka-ainekulutusraportti)
• ICT-palvelutilaus
• Konerikko ja -huoltoseuranta
• Asennustilaus
• Tyytyväisyyskyselyt (mm. sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät)

Hyvä on myös muistaa, että IMS:iin tehdyt raporttipohjat voidaan oman henkilöstön lisäksi julkaista myös ulkopuolisille sidosryhmille käyttöön (FORMY-palvelu). Tällöin on mahdollista toteuttaa omalla ilmeellä olevia verkkosivuja, joista tiedot välittyvät automaattisesti teidän omalle IMS raporttipohjallenne – ilman erillistä sisäänkirjautumista!

IMS Mobile on raportoinnin mobiiliaplikaatio, mikä avaa uusia mahdollisuuksia varsinkin ”kenttähenkilöstön” käyttöön, kun IMS lomakkeet kulkevat aina taskussa mukana. Esimerkiksi poikkeamat saadaan raportoitua heti niiden ilmaannuttua eikä vasta kun päästään näyttöpäätteen ääreen.

>> Lue lisää IMS Mobile -mobiiliraportoinnin sovelluksesta.

Uuden raporttipohjan luonnin 5 vaihetta

Lopuksi muistinvirkistykseksi: Raportit-osion käyttö on suoraviivaista. Näin teet IMS-ohjelmistoon uuden raporttipohjan:

1. Tunnista tiedot (paperilla)
2. Luo raporttipohja
3. Määrittele käyttöoikeudet
4. Koekäytä
5. Tee mittaristo

Tarpeen kartoitukseen, vaiheistuksen suunnitteluun ja olennaisten tietojen tunnistamiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa ennen kuin aloittaa lomakkeen rakentamisen IMS Raportit-osiossa. Kun lomake on luotu, kannattaa varata riittävästi aikaa koekäytölle, jotta tyypilliset tarpeet saa kattavasti testattua. Lopuksi on mittariston tiedonviennin ja kuvaajien määrittelyn aika.

Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista.

👉 Tutustu Tietopankkiin tästä: TIETOPANKKI